Configurare VERI*FACTU

Cos’è VERI*FACTU e quando ti serve

VERI*FACTU è il sistema dell’agenzia delle entrate spagnola (AEAT) per i software di fatturazione, definito dal Real Decreto 1007/2023 e dall’Orden HAC/1177/2024. In modalità VERI*FACTU, il software invia all’AEAT un registro di ogni fattura nel momento in cui viene emessa, e la fattura riporta un codice QR che chiunque può scansionare per confrontarla con i registri dell’AEAT.

Con il Real Decreto-ley 15/2025 diventa obbligatorio dal 1° gennaio 2027 per le società soggette all’imposta sulle società (Impuesto sobre Sociedades) e dal 1° luglio 2027 per tutti gli altri soggetti interessati, autónomos compresi. Le attività che aderiscono al SII (Suministro Inmediato de Información, l’invio immediato dei dati IVA) ne sono escluse. Le date sono già cambiate in passato, quindi controlla le indicazioni aggiornate dell’AEAT o chiedi al tuo gestor.

Invoice 14 invia i registri tramite un fornitore autorizzato che opera come collaboratore sociale (colaborador social) dell’AEAT. Non ci carichi mai il tuo certificato elettronico: firmi invece una volta sola un’autorizzazione (una «rappresentanza») che permette al fornitore di inviare per tuo conto. È inclusa nei piani Plus e Ultimate senza costi aggiuntivi.

Disattivato, sandbox e produzione

La pagina VERI*FACTU nelle Impostazioni mostra in alto la modalità attuale e il tuo NIF. Ci sono tre modalità:

• •Disattivato: il valore predefinito. Non viene inviato nulla all’AEAT, e le fatture non riportano né codice QR né dicitura VERI*FACTU.
• •Sandbox (test): i registri vanno all’ambiente di prova dell’AEAT. Le fatture ricevono un QR, la dicitura e il contrassegno «ENTORNO DE PRUEBAS» (ambiente di prova), e non hanno alcun valore legale presso l’AEAT. Serve solo per fare prove.
• •Produzione: ogni fattura che emetti viene inviata all’AEAT come registro legale e stampata con il codice QR e la dicitura «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».

Prima di iniziare

VERI*FACTU si applica alle fatture spagnole in euro, quindi lo spazio di lavoro deve avere:

• •La Spagna come paese e il tuo NIF compilato, entrambi in Impostazioni → Generale (Il profilo della tua attività).
• •L’EUR come valuta e registrato ai fini IVA spuntato, in Impostazioni → Imposte (Impostazioni fiscali).
• •Il piano Plus o Ultimate. Nel piano Gratis la pagina è in grigio con un invito all’upgrade.
• •L’accesso come proprietario dello spazio di lavoro. I membri possono vedere la pagina ma non modificarla.

Se manca qualcosa, la pagina mostra «Prima di attivarlo: spazio di lavoro in Spagna, NIF impostato, valuta EUR e partita IVA attiva.» e i pulsanti restano in grigio finché non risolvi.

VERI*FACTU per le società (SL, SA…) è al momento in beta privata; gli spazi di lavoro dei lavoratori autonomi possono attivarlo già oggi. Se la tua forma giuridica è una società, la pagina te lo spiega e resta in grigio: scrivi a hello@invoice14.com per entrare nella beta.

Passo 1: autorizza l’invio

L’AEAT richiede una rappresentanza, da firmare una sola volta, perché il fornitore possa inviare registri per il tuo NIF. Come lavoratore autonomo puoi firmarla online, senza certificato.

1. 1Vai in Impostazioni → VERI*FACTU.
2. 2In 1. Autorizza l’invio, compila Nome, Cognome/i, Comune, Via e Numero civico esattamente come compaiono sul tuo DNI o NIE e nel tuo domicilio fiscale. Comune e via sono precompilati dal profilo della tua attività; se la via contiene ancora il numero civico o il piano, sposta il numero nel campo apposito.
3. 3Controlla Email per il link di firma: il link di firma viene inviato lì.
4. 4Fai clic su Firma online.
5. 5Apri l’email del partner di firma elettronica del fornitore (oppure fai clic su Apri il link di firma nella pagina) e completa la firma.
6. 6Torna indietro e fai clic su Controlla lo stato. Quando il badge indica Firmata, sei pronto per il passo 2. La pagina controlla lo stato anche da sola ogni volta che la apri.

Mentre firmi, lo stato mostra Firma in attesa, insieme al link di firma e a un promemoria dell’indirizzo a cui è stata inviata l’email.

L’email di firma arriva dal partner di firma elettronica del fornitore, non da Invoice 14. Può impiegare qualche minuto e spesso finisce nello spam o nelle promozioni. Ogni clic su Firma online avvia una nuova procedura di firma a pagamento, quindi non richiederla di nuovo: usa Controlla lo stato e, se non arriva nulla, scrivi a hello@invoice14.com.

Firma invece con un certificato elettronico

Se preferisci, o se il tuo spazio di lavoro è una società, firma la rappresentanza con un certificato elettronico. La firma online è solo per le persone fisiche, quindi il rappresentante legale di una società usa sempre questa strada.

1. 1Compila i dati del firmatario. Per una società, inserisci anche il NIF del rappresentante, cioè il NIF del rappresentante legale che firma; denominazione e indirizzo della società vengono dal profilo della tua attività.
2. 2Fai clic su Scarica il modulo da firmare con certificato. Si apre un PDF precompilato.
3. 3Firma il PDF con il certificato elettronico (quello della società o quello personale del rappresentante) usando il tuo strumento di firma abituale.
4. 4Fai clic su Carica il PDF firmato e scegli il file firmato. Deve essere un PDF di massimo 5 MB.
5. 5Lo stato si aggiorna quando il fornitore ha accettato il modulo firmato; se non succede, fai clic su Controlla lo stato.

Facoltativo: provalo prima nella sandbox

La sandbox ti fa vedere l’intero flusso (registri, stati, QR e dicitura) prima che qualcosa abbia valore. Non richiede la rappresentanza, quindi puoi provarla anche prima del passo 1.

1. 1In Facoltativo: provalo prima nella sandbox, fai clic su Attiva la sandbox.
2. 2Emetti una fattura come al solito e aprila per vedere il suo registro AEAT.
3. 3Quando hai finito, passa in produzione (passo 2): puoi passare in produzione direttamente dalla sandbox.

Le fatture della sandbox sono fatture vere in Invoice 14: prendono i numeri successivi della tua serie e compaiono nei tuoi report. Non inviarle ai clienti. Se hai già iniziato a fatturare sul serio, annulla poi le fatture di prova perché non contino come vendite.

Passo 2: passa in produzione

1. 1Assicurati che il passo 1 mostri Firmata.
2. 2In 2. Passa in produzione, fai clic su Passa in produzione e conferma.
3. 3La pagina ora mostra la modalità produzione con una spunta. Ogni fattura che emetti da adesso viene inviata all’AEAT.

Da questo momento alcune cose funzionano diversamente:

• •Le fatture devono essere emesse con la data di oggi (ora spagnola), perché il registro viene inviato nel momento in cui emetti.
• •Una fattura emessa è un registro legale presso l’AEAT. Non si può modificare: si può solo annullare (il che invia un registro di annullamento) o correggere con una fattura rettificativa. Vedi Fatture rettificative e annullamento.
• •NIF, paese, valuta e registrazione IVA sono bloccati. Per cambiarli dovresti prima disattivare VERI*FACTU.

Come seguire ogni registro, e a cosa serve il codice QR sul PDF, è spiegato in Registri VERI*FACTU e codice QR.

Mantenerlo attivo

La rappresentanza viene verificata ogni giorno presso l’AEAT. Se scade o viene revocata, la pagina mostra un avviso e non puoi emettere fatture finché non firmi di nuovo: il badge indica Scaduta: firma di nuovo o Respinta: ricomincia, e il passo 1 si riapre così puoi ripeterlo.

Se il tuo piano torna a Gratis mentre VERI*FACTU è attivo, non puoi emettere fatture finché non fai l’upgrade o non disattivi VERI*FACTU. Dopo 30 giorni senza un piano a pagamento viene disattivato automaticamente.

Disattiva VERI*FACTU

Fai clic su Disattiva VERI*FACTU in fondo alla scheda e conferma. Le nuove fatture non vengono più comunicate all’AEAT e non riportano il codice QR. Le fatture già emesse restano come sono, con i loro registri.

Se ricevi Some records are still being submitted to AEAT — wait until they settle before disabling (alcuni registri sono ancora in fase di invio all’AEAT, attendi che si concludano prima di disattivare), aspetta qualche minuto che ogni registro abbia ricevuto una risposta dall’AEAT e riprova.

Una volta superata la tua scadenza VERI*FACTU, le tue fatture devono essere prodotte da un software conforme alle norme. Invoice 14 offre solo la modalità VERI*FACTU, quindi disattivarla a quel punto significa che le tue nuove fatture non sarebbero conformi. Parlane con il tuo gestor prima di farlo.