Invio email

Come vengono inviate le email delle fatture

Quando fai clic su Invia per email su una fattura emessa, Invoice 14 invia per te il PDF al cliente (vedi Inviare una fattura per email). Queste impostazioni decidono da chi sembra arrivare l’email e dove finisce la risposta del cliente. Le trovi in Impostazioni → Invio email.

Le tue email possono partire in due modi:

• •Dall’indirizzo condiviso di Invoice 14 (il predefinito). L’email parte da un indirizzo di Invoice 14 e mostra il tuo nome seguito da «via Invoice 14». Una riga in fondo indica che è stata inviata per tuo conto e dove vanno le risposte. Non c’è nulla da configurare.
• •Dal tuo dominio, per esempio facturas@yourbusiness.com. L’email parte da te, senza «via». Ti servono un dominio e l’accesso alle sue impostazioni DNS.

Imposta nome del mittente e indirizzo di risposta

1. 1Vai in Impostazioni → Invio email.
2. 2In Nome del mittente, inserisci il nome con cui ti conoscono i clienti. Lascialo vuoto per usare il tuo nome commerciale (o la ragione sociale, se non hai un nome commerciale).
3. 3In Indirizzo di risposta, inserisci la casella in cui devono arrivare le risposte. Lascialo vuoto per usare l’email aziendale del tuo profilo.
4. 4Fai clic su Salva impostazioni.

Sotto i campi, una riga mostra esattamente come vengono inviate le tue email in questo momento, per esempio «Estudio Martín via Invoice 14» dall’indirizzo condiviso, oppure il tuo indirizzo dopo che il dominio è stato verificato.

Solo il proprietario dello spazio di lavoro può modificare queste impostazioni. Gli altri membri possono comunque inviare fatture per email; le email usano le impostazioni del proprietario.

Perché conviene inviare dal tuo dominio

I server di posta decidono se fidarsi di un’email controllando che il dominio di invio l’abbia autorizzata. Lo fanno due record DNS: SPF elenca i server autorizzati a inviare per un dominio, e DKIM aggiunge una firma che dimostra che il messaggio arriva davvero da quel dominio e non è stato alterato. L’indirizzo condiviso di Invoice 14 supera questi controlli, ma è condiviso da molte attività, e una fattura che arriva da un indirizzo diverso dal nome dell’attività è proprio l’aspetto tipico di una truffa sulle fatture.

Outlook e Microsoft 365 in particolare a volte mettono in quarantena le fatture inviate da un indirizzo condiviso, che così non arrivano mai nella casella del cliente. Quando invii dal tuo dominio verificato, SPF e DKIM vengono superati per il tuo dominio, il mittente corrisponde all’attività indicata in fattura e la reputazione costruita dalle tue email è solo tua. È il modo più affidabile per far arrivare le tue fatture.

Invia dal tuo dominio

Ti servono un dominio di tua proprietà (la parte dopo la @ della tua email aziendale) e l’accesso al servizio in cui è gestito il suo DNS: di solito la società da cui hai acquistato il dominio, oppure chi ospita il tuo sito web o la tua posta. Solo il proprietario dello spazio di lavoro vede questa parte della pagina.

1. 1In Invia dal tuo dominio, digita il tuo dominio in Dominio: solo il dominio, come yourbusiness.com, senza «www» né «https://».
2. 2Fai clic su Configura dominio. Compare una tabella di record DNS, con Tipo, Nome e Valore di ciascuno.
3. 3In un’altra scheda, apri le impostazioni DNS del tuo provider di dominio e aggiungi ogni record esattamente come mostrato. Di solito si tratta di un record TXT per DKIM e di un record MX e un record TXT per SPF su un sottodominio di invio, così non interferiscono con la posta che ricevi già.
4. 4Torna in Invoice 14 e fai clic su Controlla la verifica. La colonna Stato mostra quali record sono stati trovati.
5. 5Quando il dominio risulta verificato, imposta l’Indirizzo del mittente, cioè la parte prima della @, per esempio facturas o fatture, e fai clic su Salva impostazioni.

Le modifiche DNS possono richiedere da pochi minuti a un giorno per diventare visibili. Se lo stato indica ancora che è in attesa del DNS, aspetta un po’ e ricontrolla. Puoi controllare fino a 20 volte all’ora.

Da quel momento ogni email con una fattura parte da quell’indirizzo, con il tuo nome del mittente. Se hai impostato anche un indirizzo di risposta, le risposte arrivano lì; altrimenti tornano all’indirizzo di invio, quindi assicurati che qualcuno lo legga (o chiedi al tuo provider di posta di inoltrarlo).

• •Enter a bare domain like example.com (inserisci solo il dominio, come example.com): togli www., https:// o qualsiasi percorso, e gli spazi.
• •A sender domain is already configured — remove it first (un dominio di invio è già configurato, rimuovilo prima): fai clic su Rimuovi dominio prima di configurarne un altro.
• •Only letters, digits, ".", "_" and "-" (solo lettere, cifre, «.», «_» e «-»): l’indirizzo del mittente non può contenere spazi, accenti o una @.
• •Stato «verifica non riuscita — controlla i record DNS e riprova»: uno dei record non corrisponde. Confronta ogni valore carattere per carattere; alcuni provider DNS aggiungono automaticamente il tuo dominio alla fine del nome, quindi un nome come send.yourbusiness.com potrebbe dover essere inserito solo come send.

Per tornare all’indirizzo condiviso, fai clic su Rimuovi dominio. Le tue email tornano subito all’indirizzo condiviso; poi puoi eliminare i record DNS presso il tuo provider.

Se le email finiscono ancora nello spam

• •Chiedi al cliente di cercare nella cartella spam o quarantena e di segnare l’email come attendibile: così il suo sistema di posta impara a fidarsi di te.
• •Compila tutti i dati della tua attività nel profilo della tua attività. Il piè di pagina dell’email ripete ragione sociale, codice fiscale e indirizzo, e questo fa sembrare il messaggio ciò che è.
• •Scrivi un breve messaggio personale invece di inviare il testo predefinito senza modifiche.
• •Se invii dall’indirizzo condiviso, configura il tuo dominio come descritto sopra.

Altri consigli in Risoluzione dei problemi.