Creare ed emettere una fattura

Inizia una nuova fattura

Una fattura nasce come bozza. Puoi salvare e modificare una bozza tutte le volte che vuoi; diventa una fattura a tutti gli effetti, con un numero, solo quando la emetti.

1. 1Apri Fatture nella barra in alto.
2. 2Fai clic su Nuova fattura.
3. 3In Cliente, inizia a digitare un nome o una partita IVA e scegli il cliente. È un nuovo cliente? Scegli Aggiungi cliente in fondo all’elenco (Clienti).

Scegliendo il cliente si compilano il trattamento fiscale, la dicitura fiscale obbligatoria e la ritenuta IRPF, in base alle tue impostazioni fiscali e ai valori predefiniti del cliente. Trattamenti fiscali e IRPF li spiega uno per uno.

Date e altri dettagli

• •Data di emissione: oggi per impostazione predefinita. Se VERI*FACTU è attivo, deve restare la data di oggi (ora spagnola), perché il registro viene inviato all’AEAT nel momento in cui emetti.
• •Data di scadenza: facoltativa. Impostala se hai concordato dei termini di pagamento: una fattura emessa che a quella data non è stata pagata per intero risulta scaduta nella dashboard e nel report dei crediti.
• •Periodo del servizio (testo libero): testo libero facoltativo che indica quando è stato svolto il lavoro, per esempio «Ottobre 2026» o «T3». Viene stampato sotto le date.
• •Ritenuta IRPF, Trattamento fiscale e Dicitura fiscale (stampata sulla fattura): già compilati per il cliente; cambiali qui se questa fattura è diversa.

Aggiungi le righe

Ogni riga in Righe corrisponde a una riga della fattura.

• •Descrizione: scrivi liberamente, oppure fai clic sulla casella per scegliere tra i tuoi prodotti: sceglierne uno compila descrizione, unità, prezzo, aliquota IVA e lo sconto concordato con il cliente.
• •Qtà e Unità: i decimali vanno bene (1,5 giorni).
• •Prezzo €: il prezzo unitario al netto delle imposte. Per i decimali usa la virgola o il punto, ma senza separatore delle migliaia: scrivi 1200 o 1200,50, perché 1.200 viene letto come 1,2.
• •Sconto: scegli % per una percentuale, oppure il simbolo della valuta per un importo fisso di sconto su ogni unità.
• •Aliquota IVA: si imposta per riga, quindi una fattura può combinare più aliquote (per esempio 21 % e 10 %).
• •Imponibile: il totale della riga dopo lo sconto, al netto delle imposte.

Fai clic su + Aggiungi riga per aggiungere un’altra riga, oppure su ✕ alla fine di una riga per eliminarla. Il riquadro dei totali si aggiorna mentre scrivi: Base imponibile, l’IVA per ogni aliquota, l’eventuale ritenuta IRPF (sottratta) e Totale da pagare. Il testo inserito in Note (stampate sulla fattura) viene stampato sotto i totali: comodo per un riferimento di progetto o le condizioni di pagamento.

Salva una bozza o emetti la fattura

Salva bozza conserva il tuo lavoro senza numerarlo. Le bozze appaiono come (bozza) nell’elenco; aprine una per continuare, oppure fai clic su Elimina bozza per scartarla. Le bozze sono gratuite: non contano nel limite di fatture del tuo piano.

Emetti fattura ti chiede conferma, poi salva la bozza e la trasforma in una fattura vera e propria:

• •Riceve il numero successivo della tua serie (per esempio 2026-0022). I numeri sono consecutivi, non vengono mai saltati né riutilizzati; il prefisso della serie si imposta in Impostazioni → Generale (Il profilo della tua attività).
• •I dati della tua attività, quelli del cliente, le righe e i totali vengono congelati esattamente come al momento dell’emissione. Modificare in seguito il cliente o il tuo profilo non cambia la fattura.
• •Ora puoi scaricare il PDF e inviarlo per email (PDF delle fatture, Inviare una fattura per email), e registrare i pagamenti ricevuti (Pagamenti e rimborsi).
• •Se VERI*FACTU è attivo, il registro della fattura viene inviato subito all’AEAT (Registri VERI*FACTU e codice QR).

Una fattura emessa non si può modificare né eliminare: le norme di fatturazione spagnole (e quelle della maggior parte dei paesi UE) richiedono che le fatture emesse restino esattamente come sono state inviate. Per correggerne una, emetti una fattura rettificativa, oppure annullala se è stata emessa per errore: vedi Fatture rettificative e annullamento.

I numeri seguono l’ordine in cui emetti. Le norme spagnole prevedono che numeri e date procedano nello stesso ordine, quindi evita di emettere una fattura con una data anteriore a quella di una fattura già emessa.

Se la fattura non si salva o non si emette

Nessun numero viene assegnato finché l’emissione non riesce, quindi puoi correggere il problema e riprovare. Il messaggio sopra i pulsanti ti dice cosa non va:

• •Ogni riga richiede una descrizione e una quantità positiva: una riga ha la descrizione vuota, oppure una quantità pari a zero o inferiore. Compilala o elimina la riga.
• •Seleziona un cliente: scegli prima un cliente.
• •Complete your business profile in Settings before issuing invoices (completa il profilo della tua attività nelle Impostazioni prima di emettere fatture): una fattura deve riportare la tua ragione sociale, il codice fiscale e l’indirizzo completo. Aggiungi i campi mancanti in Impostazioni (Il profilo della tua attività).
• •Cannot issue an invoice with no lines (impossibile emettere una fattura senza righe): aggiungi almeno una riga.
• •Reverse charge requires the customer’s VAT number (l’inversione contabile richiede la partita IVA del cliente) o does not look like a valid VAT number (non sembra una partita IVA valida): aggiungi o correggi la partita IVA sul cliente, oppure cambia il trattamento fiscale (Trattamenti fiscali e IRPF).
• •Your plan allows … invoices per year/month and you have used them all (il tuo piano consente … fatture all’anno/al mese e le hai usate tutte): fai l’upgrade nell’abbonamento (Piani e abbonamento). Le fatture annullate contano, perché il loro numero è stato usato; le fatture rettificative no.
• •VERI*FACTU invoices must be issued with today’s date (le fatture VERI*FACTU devono essere emesse con la data di oggi) e gli altri messaggi VERI*FACTU: vedi Configurare VERI*FACTU e Risoluzione dei problemi.

Cosa significano gli stati

• •bozza: non ancora emessa, senza numero, liberamente modificabile.
• •emessa: emessa e non ancora pagata per intero.
• •pagata: i pagamenti registrati coprono l’importo dovuto.
• •annullata: cancellata dopo l’emissione; il numero resta usato.
• •rettificativa: una fattura rettificativa che modifica una fattura precedente.
• •AEAT: …: lo stato del registro VERI*FACTU della fattura, per esempio accettato o in attesa (Registri VERI*FACTU e codice QR).

L’elenco non ha un badge separato per le fatture scadute: una fattura scaduta appare comunque come emessa. Trovi le fatture scadute nella La dashboard o nello scadenzario crediti (Report di vendite e crediti). La colonna Da incassare dell’elenco è l’importo che il cliente deve pagare (dopo l’eventuale ritenuta IRPF), non quanto resta da pagare al netto dei pagamenti già ricevuti.