Registri VERI*FACTU e codice QR

Cosa succede quando emetti una fattura

Con VERI*FACTU attivo (vedi Configurare VERI*FACTU), fare clic su Emetti fattura fa due cose insieme: la fattura riceve il suo numero e diventa definitiva, e Invoice 14 crea il suo registro di fattura, il «registro de alta», e lo invia all’AEAT tramite il nostro fornitore. Ogni registro contiene un hash («huella») che lo concatena al registro precedente: è così che l’AEAT può verificare che nulla sia stato modificato o eliminato in seguito.

L’invio non impedisce mai l’emissione della fattura. Se il fornitore o l’AEAT non sono raggiungibili, la fattura viene emessa comunque, il registro resta in coda e Invoice 14 continua a ritentare l’invio. In quel caso arrivi sulla fattura con un avviso giallo che indica che è stata emessa ma che il registro AEAT non è ancora stato inviato. Non devi fare nulla: ricontrolla più tardi.

Segui il registro sulla fattura

Apri una qualsiasi fattura emessa con VERI*FACTU. Sotto l’intestazione trovi la scheda Registro AEAT (VERI*FACTU), con una riga per registro:

• •Registro di fattura: inviato quando la fattura è stata emessa.
• •Registro di annullamento: inviato se hai annullato la fattura.
• •Il suo badge di stato, il numero di tentativi finora e l’inizio del suo Hash (passaci sopra con il mouse per vedere il valore completo).
• •Se l’AEAT o il fornitore hanno restituito un errore, il suo codice e il messaggio in rosso.

Lo stato del registro di fattura compare anche come badge accanto allo stato della fattura, sia in cima alla fattura sia nell’elenco delle fatture, così puoi notare un problema senza aprire ogni fattura.

Cosa significa ogni stato

• •AEAT: in attesa: il registro esiste in Invoice 14 ma non ha ancora raggiunto il fornitore, di solito per un problema di connessione. Viene ritentato automaticamente, a intervalli crescenti fino a un’ora.
• •AEAT: in elaborazione: il fornitore ha ricevuto il registro e lo sta trasmettendo all’AEAT. Di norma la risposta arriva in pochi minuti.
• •AEAT: accettato: l’AEAT ha registrato il registro. Non c’è altro da fare.
• •AEAT: accettato con errori: l’AEAT ha registrato il registro ma ha segnalato qualcosa; il messaggio dice cosa. La fattura resta valida. Se il messaggio indica dati sbagliati (per esempio il codice fiscale di un cliente), correggi il cliente e rettifica la fattura con una fattura rettificativa; nel dubbio, chiedi al tuo gestor.
• •AEAT: respinto: l’AEAT ha rifiutato il registro. Annulla la fattura ed emettine una corretta; il numero respinto non si può riutilizzare.
• •AEAT: non inviato: c’è un problema che i tentativi automatici non risolveranno da soli, oppure dieci tentativi sono falliti. Leggi l’errore, correggi la causa se dipende da te, poi premi Riprova l’invio.

Ritenta un registro che non è andato a buon fine

Finché un registro della fattura è in attesa, in elaborazione o non inviato, la scheda mostra un pulsante Riprova l’invio. Facendo clic si riprova subito (oppure, se il fornitore ha già il registro, gli si chiede la risposta più recente) e lo stato si aggiorna. Un registro non viene mai inviato due volte: al fornitore si chiede sempre prima se lo ha già.

Raramente ti servirà il pulsante. I registri vengono ritentati anche ogni volta che apri le tue fatture e da un controllo periodico in background. Se un registro resta bloccato dopo un nuovo tentativo, scrivi a hello@invoice14.com indicando il numero della fattura.

Perché la data di emissione deve essere oggi

Con VERI*FACTU attivo, il registro viene generato e inviato nel momento in cui emetti, quindi la data della fattura deve essere il giorno in cui viene emessa. Invoice 14 lo verifica rispetto al fuso orario spagnolo. Se la data è diversa ricevi: VERI*FACTU invoices must be issued with today's date (Spain time) — set the issue date to today (le fatture VERI*FACTU devono essere emesse con la data di oggi, ora spagnola: imposta come data di emissione oggi). L’editor della fattura te lo ricorda sotto il campo della data.

Hai dimenticato di fatturare il lavoro del mese scorso? Emetti la fattura oggi e indica il periodo che copre in Periodo del servizio (testo libero) (per esempio «Settembre 2026»). Una bozza mantiene la data con cui è stata creata, quindi aggiorna la data delle vecchie bozze prima di emetterle.

Alcune altre fatture non si possono ancora inviare come registri VERI*FACTU e vengono rifiutate prima che si consumi un numero, con un messaggio che spiega il motivo. I casi più comuni:

• •Il cliente non ha NIF né partita IVA: aggiungilo sul cliente (Clienti).
• •Una fattura nazionale con una riga allo 0 %, che richiederebbe un codice di esenzione: usa un’aliquota imponibile.
• •Una fattura fuori campo IVA: VERI*FACTU copre solo le fatture soggette all’IVA spagnola.
• •Più di 12 aliquote IVA diverse in una sola fattura, oppure un prefisso della serie così lungo che il numero della fattura supera i 60 caratteri.

Annullare e rettificare con VERI*FACTU

Una fattura inviata all’AEAT non si può più modificare. Annullarla invia un registro di annullamento, che compare come seconda riga nella scheda. Puoi annullare solo una fattura emessa senza pagamenti registrati, e non mentre il suo registro di fattura è ancora in elaborazione: se ricevi AEAT is still processing this invoice — wait a minute and try again (l’AEAT sta ancora elaborando questa fattura: attendi un minuto e riprova), fai esattamente così.

Annulla solo una fattura emessa per errore che non è mai arrivata al cliente. Per una fattura consegnata che era sbagliata, emetti invece una fattura rettificativa: è un nuovo registro che fa riferimento all’originale. Vedi Fatture rettificative e annullamento.

Il codice QR sul tuo PDF

Ogni fattura emessa con VERI*FACTU ha nell’angolo in alto a destra il codice QR tributario dell’AEAT, stampato nelle dimensioni richieste dalla legge, con sotto «VERI*FACTU» e la dicitura «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». La dicitura è un testo legale fisso, quindi resta in spagnolo qualunque sia la lingua della fattura. Le fatture della sandbox riportano anche «ENTORNO DE PRUEBAS».

Il QR contiene il tuo NIF, il numero della fattura, la data di emissione e il totale della fattura (base più IVA, prima di un’eventuale ritenuta IRPF). Il tuo cliente, il suo gestor o un ispettore fiscale possono scansionarlo con la fotocamera del telefono per aprire la pagina di verifica dell’AEAT e controllare che la fattura corrisponda a un registro che hai inviato. Subito dopo l’emissione il registro potrebbe essere ancora in elaborazione, quindi la verifica può richiedere qualche minuto prima di riuscire.

Le fatture emesse mentre VERI*FACTU era disattivato non hanno né QR né dicitura. È voluto: un QR senza un registro inviato porta solo a una pagina «non trovato» dell’AEAT, e la dicitura può essere stampata solo quando il registro viene davvero inviato.