Preventivi

Come funzionano i preventivi

Un preventivo è un’offerta: quanto chiederesti a un cliente per un lavoro, e fino a quando vale il prezzo. Non è un documento fiscale, quindi non ha regole legali di numerazione, non ha registro VERI*FACTU né codice QR, e può tornare in bozza tutte le volte che serve.

Ogni preventivo passa per gli stessi stati, mostrati come badge nell’elenco e sul preventivo:

• •bozza: ancora in fase di scrittura. Solo le bozze si possono modificare o eliminare.
• •inviato: l’hai segnato come inviato. È congelato, in sola lettura e ha un PDF.
• •scaduto: un preventivo inviato la cui data Valido fino al è passata. È solo un’etichetta: puoi comunque accettarlo o convertirlo se il cliente dice di sì in ritardo.
• •accettato o rifiutato: la risposta del cliente, che registri tu.
• •convertito: è stato trasformato in fattura. È definitivo.

I preventivi sono inclusi nei piani Plus e Ultimate. Nel piano Gratis la pagina Preventivi è in grigio con un invito all’upgrade; fai clic su Vedi i piani per vedere i piani. Se in seguito passi a un piano inferiore, i preventivi esistenti restano visibili e puoi ancora eliminare le bozze, ma non puoi creare, inviare o convertire preventivi. Vedi Piani e abbonamento.

Crea un preventivo

1. 1Apri Preventivi nella barra in alto e fai clic su Nuovo preventivo.
2. 2Scegli il cliente in Cliente. Se è nuovo, digita il suo nome e scegli Aggiungi cliente per crearlo al volo.
3. 3Controlla la Data di emissione (la data stampata sul preventivo) e imposta Valido fino al: per quanto tempo vale l’offerta. Lascialo vuoto se il preventivo non scade.
4. 4Aggiungi le righe esattamente come in una fattura: descrizione, quantità, unità, prezzo, sconto e aliquota IVA. I prodotti del catalogo si compilano da soli.
5. 5Controlla Trattamento fiscale e Ritenuta IRPF. Sono precompilati in base al cliente e alle tue impostazioni fiscali, come in una fattura, e vengono mantenuti quando converti il preventivo.
6. 6Fai clic su Salva bozza per tenerlo come bozza, oppure su Segna come inviato quando è pronto (vedi sotto).

A differenza di una fattura, un preventivo riceve il suo numero al primo salvataggio, quindi anche le bozze ne hanno uno. Se elimini una bozza, il suo numero viene semplicemente saltato: i preventivi non hanno una sequenza legale da rispettare.

Se il salvataggio non riesce con «Ogni riga richiede una descrizione e una quantità positiva», una delle righe è vuota o ha quantità zero: compilala o eliminala con la crocetta alla fine della riga.

Invia un preventivo al cliente

Segna come inviato congela il preventivo esattamente com’è: righe, totali, dati della tua attività e design della fattura in quel momento. Diventa di sola lettura e riceve un PDF. Non invia nessuna email: i preventivi non vengono inviati da Invoice 14.

1. 1Apri la bozza e fai clic su Segna come inviato, poi conferma.
2. 2Sul preventivo inviato, fai clic su Scarica PDF.
3. 3Invia il PDF al cliente come fai di solito: email, WhatsApp, una cartella condivisa.

Il PDF è scritto nella lingua della fattura del cliente (impostata sul cliente), mostra la data di validità e il totale del preventivo, e usa il tuo logo e i tuoi colori se li hai configurati in Design della fattura.

Devi cambiare qualcosa dopo averlo segnato come inviato? Fai clic su Riporta in bozza in fondo al preventivo. La copia congelata viene scartata, il preventivo torna modificabile con lo stesso numero e, quando hai finito, lo segni di nuovo come inviato. È possibile solo finché il preventivo è nello stato inviato, non dopo che è stato accettato, rifiutato o convertito.

Registra se è stato accettato o rifiutato

Quando il cliente risponde, apri il preventivo e fai clic su Accetta o Rifiuta sotto le righe. Puoi passare dall’uno all’altro in seguito, per esempio se un cliente che aveva rifiutato cambia idea, finché il preventivo non viene convertito.

Registrare la risposta è facoltativo. Mantiene ordinato l’elenco e corretta la cifra dei preventivi aperti nella dashboard, ma nient’altro dipende da questo: puoi convertire subito un preventivo inviato.

Trasforma un preventivo in fattura

1. 1Apri un preventivo inviato o accettato.
2. 2Fai clic su Converti in fattura in alto e conferma.
3. 3Invoice 14 apre una nuova bozza di fattura con cliente, righe, sconti, trattamento fiscale, dicitura fiscale, IRPF, periodo del servizio e note copiati dal preventivo. La data di emissione è oggi e non c’è ancora una data di scadenza.
4. 4Controlla tutto, aggiungi una data di scadenza e fai clic su Emetti fattura quando è tutto a posto. Vedi Creare ed emettere una fattura.

La fattura è una bozza normale: puoi cambiare qualsiasi cosa prima di emetterla, e riceve un numero della tua serie di fatture solo quando la emetti. Il preventivo viene segnato come convertito e mostra un pulsante Vedi fattura che ti porta alla fattura.

Un preventivo si può convertire una sola volta, e un preventivo rifiutato non si può convertire. Se alla fine il cliente accetta un preventivo rifiutato, fai prima clic su Accetta.

Cambia la numerazione dei preventivi

I preventivi hanno una serie propria, separata da quella delle fatture, quindi non consumano mai numeri di fattura. Per impostazione predefinita il prefisso è P più l’anno, con numeri come P2026-0001.

1. 1Vai in Impostazioni → Generale.
2. 2In Numerazione dei preventivi, cambia il Prefisso della serie di preventivi. La riga accanto mostra come si chiamerà il prossimo preventivo.
3. 3Fai clic su Salva impostazioni.

Se hai già numerato preventivi con il vecchio prefisso, il nuovo prefisso riparte da 1 e i vecchi numeri restano sui preventivi che li riportano.