Configurar VERI*FACTU

Qué es VERI*FACTU y cuándo lo necesitas

VERI*FACTU es el sistema de la Agencia Tributaria (AEAT) para los programas de facturación, regulado en el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. En la modalidad VERI*FACTU, el programa remite a la AEAT un registro de cada factura en el momento de emitirla, y la factura lleva un código QR que cualquiera puede escanear para cotejarla con los registros de la AEAT.

Según el Real Decreto-ley 15/2025, será obligatorio el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, autónomos incluidos. Quienes llevan los libros a través del SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) quedan fuera. Las fechas ya se han aplazado otras veces, así que consulta la información vigente de la AEAT o pregunta a tu gestor.

Invoice 14 remite los registros a través de un proveedor autorizado que actúa como colaborador social de la AEAT. Nunca nos subes tu certificado electrónico: en su lugar, firmas una autorización única (una «representación») que permite al proveedor presentar los registros en tu nombre. Está incluido en los planes Plus y Ultimate sin coste adicional.

Desactivado, sandbox y producción

La página de VERI*FACTU en Ajustes muestra arriba el modo actual y tu NIF. Hay tres modos:

• •Desactivado: la opción por defecto. No se envía nada a la AEAT y las facturas no llevan código QR ni leyenda VERI*FACTU.
• •Sandbox (pruebas): los registros van al entorno de pruebas de la AEAT. Las facturas llevan QR, la leyenda y la marca «ENTORNO DE PRUEBAS», y no tienen efectos legales ante la AEAT. Solo para hacer pruebas.
• •Producción: cada factura que emites se remite a la AEAT como registro legal y se imprime con el código QR y la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».

Antes de empezar

VERI*FACTU se aplica a facturas españolas en euros, así que el espacio de trabajo necesita:

• •España como país y tu NIF indicado, ambos en Ajustes → General (Tu perfil de empresa).
• •EUR como moneda y la casilla Alta en IVA marcada, en Ajustes → Impuestos (Ajustes de impuestos).
• •El plan Plus o Ultimate. En el plan Gratis, la página aparece en gris con una invitación a mejorar el plan.
• •Haber iniciado sesión como propietario del espacio de trabajo. Los miembros pueden ver la página, pero no cambiarla.

Si falta algo, la página indica «Antes de activarlo: espacio de trabajo en España, NIF indicado, moneda EUR y alta en IVA.» y los botones siguen en gris hasta que lo corrijas.

VERI*FACTU para sociedades (SL, SA…) está ahora en beta privada; los espacios de trabajo de autónomos ya pueden activarlo. Si tu forma jurídica es una sociedad, la página te lo explica y sigue en gris: escribe a hello@invoice14.com para unirte a la beta.

Paso 1: autoriza el envío

La AEAT exige una representación única para que el proveedor pueda presentar registros con tu NIF. Como persona física autónoma, puedes firmarla en línea, sin certificado.

1. 1Ve a Ajustes → VERI*FACTU.
2. 2En 1. Autoriza el envío, rellena Nombre, Apellidos, Municipio, Calle y Número exactamente como aparecen en tu DNI o NIE y en tu domicilio fiscal. El municipio y la calle vienen rellenados desde tu perfil de empresa; si la calle aún incluye el número o el piso, pasa el número a su propio campo.
3. 3Comprueba el Email para el enlace de firma: el enlace de firma se envía ahí.
4. 4Haz clic en Firmar en línea.
5. 5Abre el correo del socio de firma electrónica del proveedor (o haz clic en Abrir el enlace de firma en la página) y completa la firma.
6. 6Vuelve y haz clic en Comprobar estado. Cuando la etiqueta diga Firmada, ya puedes pasar al paso 2. La página también comprueba el estado por sí sola cada vez que la abres.

Mientras firmas, el estado muestra Firma pendiente, junto con el enlace de firma y un recordatorio de adónde se envió el correo.

El correo de firma lo envía el socio de firma electrónica del proveedor, no Invoice 14. Puede tardar unos minutos y a menudo acaba en spam o en promociones. Cada clic en Firmar en línea inicia un proceso de firma nuevo y con coste, así que no lo solicites otra vez: usa Comprobar estado y, si no llega nada, escribe a hello@invoice14.com.

O firma con un certificado electrónico

Si lo prefieres, o si tu espacio de trabajo es una sociedad, firma la representación con un certificado electrónico. La firma en línea es solo para personas físicas, así que el representante legal de una sociedad siempre usa esta vía.

1. 1Rellena los datos del firmante. En el caso de una sociedad, indica también el NIF del representante: el NIF del representante legal que firma; el nombre y la dirección de la propia sociedad se toman de tu perfil de empresa.
2. 2Haz clic en Descargar el formulario para firmar con certificado. Se abre un PDF prerrellenado.
3. 3Firma el PDF con el certificado electrónico (el de la sociedad o el del propio representante) con tu herramienta de firma habitual.
4. 4Haz clic en Subir el PDF firmado y elige el archivo firmado. Debe ser un PDF de 5 MB como máximo.
5. 5El estado se actualiza cuando el proveedor acepta el formulario firmado; haz clic en Comprobar estado si no lo hace.

Opcional: pruébalo antes en el sandbox

El sandbox te permite ver todo el proceso (registros, estados, QR y leyenda) antes de que nada cuente. No necesita la representación, así que puedes probarlo antes del paso 1.

1. 1En Opcional: pruébalo antes en el sandbox, haz clic en Activar sandbox.
2. 2Emite una factura como siempre y ábrela para ver su registro AEAT.
3. 3Cuando termines, pasa a producción (paso 2): puedes cambiar a producción directamente desde el sandbox.

Las facturas del sandbox son facturas reales en Invoice 14: consumen los siguientes números de tu serie y aparecen en tus informes. No se las envíes a tus clientes. Si ya has empezado a facturar de verdad, anula después las facturas de prueba para que no cuenten como ventas.

Paso 2: pasa a producción

1. 1Asegúrate de que el paso 1 muestra Firmada.
2. 2En 2. Pasa a producción, haz clic en Pasar a producción y confirma.
3. 3La página muestra ahora el modo producción con una marca de verificación. Cada factura que emitas a partir de ahora se remite a la AEAT.

A partir de ese momento, algunas cosas funcionan de otra manera:

• •Las facturas deben emitirse con la fecha de hoy (hora de España), porque el registro se envía en el momento de emitir.
• •Una factura emitida es un registro legal en la AEAT. No se puede editar: solo anular (lo que envía un registro de anulación) o rectificar con una factura rectificativa. Consulta Facturas rectificativas y anulación.
• •Tu NIF, país, moneda y alta en IVA quedan bloqueados. Para cambiarlos tendrías que desactivar antes VERI*FACTU.

Cómo seguir cada registro y para qué sirve el código QR del PDF se explica en Registros VERI*FACTU y el código QR.

Mantenlo en marcha

La representación se comprueba con la AEAT cada día. Si caduca o se revoca, la página muestra un aviso y no se pueden emitir facturas hasta que vuelvas a firmar: la etiqueta indica Caducada: fírmala de nuevo o Rechazada: vuelve a empezar, y el paso 1 vuelve a abrirse para que lo repitas.

Si tu plan baja a Gratis con VERI*FACTU activado, no se pueden emitir facturas hasta que mejores el plan o desactives VERI*FACTU. Tras 30 días sin un plan de pago, se desactiva automáticamente.

Desactiva VERI*FACTU

Haz clic en Desactivar VERI*FACTU al final de la tarjeta y confirma. Las facturas nuevas dejan de comunicarse a la AEAT y no llevan código QR. Las facturas que ya emitiste se quedan como están, con sus registros.

Si aparece «Some records are still being submitted to AEAT — wait until they settle before disabling» (algunos registros aún se están enviando a la AEAT; espera a que terminen antes de desactivarlo), espera unos minutos a que todos los registros tengan respuesta de la AEAT y vuelve a intentarlo.

Una vez pasada tu fecha límite de VERI*FACTU, tus facturas deben salir de un programa que cumpla la normativa. Invoice 14 solo ofrece la modalidad VERI*FACTU, así que desactivarlo entonces significaría que tus facturas nuevas no cumplirían. Consúltalo con tu gestor antes de hacerlo.