Registros VERI*FACTU y el código QR

Qué ocurre al emitir una factura

Con VERI*FACTU activado (consulta Configurar VERI*FACTU), al hacer clic en Emitir factura ocurren dos cosas a la vez: la factura recibe su número y queda definitiva, e Invoice 14 crea su registro de facturación (el «registro de alta») y lo envía a la AEAT a través de nuestro proveedor. Cada registro lleva una huella que lo encadena con tu registro anterior; así la AEAT puede comprobar que después no se ha cambiado ni eliminado nada.

El envío nunca impide emitir la factura. Si no se puede conectar con el proveedor o con la AEAT, la factura se emite igualmente, el registro espera en una cola e Invoice 14 sigue reintentándolo. En ese caso llegas a la factura con un aviso amarillo que indica que se ha emitido pero que el registro para la AEAT aún no se ha podido enviar. No tienes que hacer nada: vuelve a mirarlo más tarde.

Sigue el registro desde la factura

Abre cualquier factura emitida con VERI*FACTU. Debajo de la cabecera encontrarás la tarjeta Registro AEAT (VERI*FACTU), con una línea por registro:

• •Registro de alta: se envía al emitir la factura.
• •Registro de anulación: se envía si anulas la factura.
• •Su etiqueta de estado, el número de intentos hasta ahora y el principio de su Huella (pasa el ratón por encima para ver el valor completo).
• •Si la AEAT o el proveedor devolvieron un error, su código y su mensaje en rojo.

El estado del registro de facturación también aparece como etiqueta junto al estado de la factura, tanto arriba en la factura como en la lista de facturas, para que detectes un problema sin abrir cada factura.

Qué significa cada estado

• •AEAT: pendiente: el registro existe en Invoice 14, pero aún no ha llegado al proveedor, normalmente por un problema de conexión. Se reintenta automáticamente, a intervalos crecientes de hasta una hora.
• •AEAT: en proceso: el proveedor tiene el registro y se lo está pasando a la AEAT. La respuesta suele llegar en pocos minutos.
• •AEAT: aceptado: la AEAT ha incorporado el registro. No hay nada más que hacer.
• •AEAT: aceptado con errores: la AEAT ha incorporado el registro, pero ha señalado algo en él; el mensaje indica qué. La factura es válida. Si el mensaje apunta a datos incorrectos (por ejemplo, el NIF de un cliente), corrige el cliente y rectifica la factura con una factura rectificativa; consúltalo con tu gestor si no lo tienes claro.
• •AEAT: rechazado: la AEAT ha rechazado el registro. Anula la factura y emite una corregida; el número rechazado no se puede reutilizar.
• •AEAT: no enviado: hay un problema que no se resolverá reintentando por sí solo, o han fallado diez intentos. Lee el error, corrige la causa si está de tu lado y pulsa Reintentar envío.

Reintenta un registro que no se ha enviado

Mientras algún registro de la factura esté pendiente, en proceso o sin enviar, la tarjeta muestra un botón Reintentar envío. Al hacer clic se vuelve a intentar en el acto (o, si el proveedor ya tiene el registro, se le pide la última respuesta) y se actualiza el estado. Un registro nunca se envía dos veces: siempre se pregunta antes al proveedor si ya lo tiene.

Casi nunca necesitarás el botón. Los registros también se reintentan cada vez que abres tus facturas y mediante una comprobación periódica en segundo plano. Si un registro sigue atascado después de reintentarlo, escribe a hello@invoice14.com indicando el número de factura.

Por qué la fecha de emisión debe ser la de hoy

Con VERI*FACTU activado, el registro se genera y se envía en el momento de emitir, así que la fecha de la factura tiene que ser el día en que se emite. Invoice 14 lo comprueba con la zona horaria de España. Si la fecha es distinta, aparece: «VERI*FACTU invoices must be issued with today's date (Spain time) — set the issue date to today» (las facturas VERI*FACTU deben emitirse con la fecha de hoy, hora de España; pon la fecha de hoy como fecha de emisión). El editor de facturas te lo recuerda debajo del campo de fecha.

¿Se te olvidó facturar el trabajo del mes pasado? Emite la factura hoy e indica el periodo que cubre en Periodo del servicio (texto libre) (por ejemplo, «Septiembre 2026»). Un borrador conserva la fecha con la que se creó, así que actualiza la fecha de los borradores antiguos antes de emitirlos.

Algunas otras facturas todavía no se pueden enviar como registros VERI*FACTU y se rechazan antes de consumir un número, con un mensaje que explica el motivo. Los casos más habituales:

• •El cliente no tiene NIF ni NIF-IVA: añádelo en el cliente (Clientes).
• •Una factura nacional con una línea al 0 %, que necesitaría un código de exención: usa un tipo con impuesto.
• •Una factura no sujeta: VERI*FACTU solo cubre facturas sujetas al IVA español.
• •Más de 12 tipos de IVA distintos en una factura, o un prefijo de serie tan largo que el número de factura supera los 60 caracteres.

Anular y rectificar con VERI*FACTU

Una factura enviada a la AEAT ya no se puede editar. Al anularla se envía un registro de anulación, que aparece como segunda línea en la tarjeta. Solo puedes anular una factura emitida sin cobros registrados, y no mientras su registro de facturación siga en proceso: si aparece «AEAT is still processing this invoice — wait a minute and try again» (la AEAT todavía está procesando esta factura; espera un minuto y vuelve a intentarlo), haz exactamente eso.

Anula solo una factura que se emitió por error y que nunca llegó al cliente. Si una factura ya entregada era incorrecta, emite en su lugar una factura rectificativa: es un registro nuevo que hace referencia a la original. Consulta Facturas rectificativas y anulación.

El código QR de tu PDF

Cada factura emitida con VERI*FACTU lleva el QR tributario de la AEAT en la esquina superior derecha, impreso al tamaño que exige la ley, con «VERI*FACTU» y, debajo, la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». La leyenda es un texto legal fijo, así que se mantiene en español sea cual sea el idioma de la factura. Las facturas del sandbox llevan además «ENTORNO DE PRUEBAS».

El QR contiene tu NIF, el número de factura, la fecha de emisión y el total de la factura (base más IVA, antes de cualquier retención de IRPF). Tu cliente (o su gestor, o un inspector de Hacienda) puede escanearlo con la cámara del móvil para abrir la página de cotejo de la AEAT y comprobar que la factura coincide con un registro que has remitido. Justo después de emitir una factura, el registro puede seguir en proceso, así que la comprobación puede tardar unos minutos en funcionar.

Las facturas emitidas con VERI*FACTU desactivado no llevan QR ni leyenda. Es intencionado: un QR sin un registro remitido solo lleva a una página de «no encontrado» en la AEAT, y la leyenda solo puede imprimirse cuando el registro se envía de verdad.