PDF de las facturas

Descarga el PDF de una factura

1. 1Abre la factura emitida desde Facturas.
2. 2Haz clic en Descargar PDF, arriba a la derecha. El PDF se abre en una pestaña nueva del navegador.
3. 3Guárdalo o imprímelo desde el visor de PDF de tu navegador.

El archivo lleva el nombre del documento y su número en el idioma del cliente, por ejemplo factura-2026-0021.pdf, invoice-2026-0021.pdf o factura-rectificativa-R2026-0001.pdf. Es el mismo PDF que se adjunta al enviar la factura por correo (Enviar una factura por correo).

Los borradores no tienen PDF: una factura solo se convierte en documento cuando se emite y se numera. Para revisar el diseño antes de emitir, usa la vista previa de Ajustes → Diseño (Diseño de las facturas). Los presupuestos tienen PDF una vez que los marcas como enviados (Presupuestos).

Qué aparece en el PDF

• •Cabecera: tu nombre comercial (o tu logotipo), el título y el número del documento, la fecha de emisión y, si los has indicado, la fecha de vencimiento y el periodo del servicio.
• •Emisor: tu nombre legal, tu NIF y tu NIF-IVA, la dirección, los datos registrales (sociedades), el email y el teléfono, sacados de tu perfil de empresa (Tu perfil de empresa).
• •Cliente: el nombre, la identificación fiscal, el NIF-IVA y la dirección del cliente.
• •Líneas: concepto (con el descuento indicado, si lo hay), cantidad, unidad, precio unitario, tipo de IVA e importe.
• •Totales: la base imponible, el IVA de cada tipo («21 % sobre…»), el total de la factura, la retención de IRPF si la hay y el total a pagar.
• •Mención fiscal: el texto de inversión del sujeto pasivo, exportación u operación no sujeta, cuando la factura lo lleva (Tratamientos fiscales e IRPF).
• •Notas y, a continuación, Forma de pago con los datos bancarios de tu perfil y, al final, tu pie de factura.

Si no estás dado de alta en el IVA, se omiten la columna y las líneas de IVA. En las facturas transfronterizas también se omiten las líneas de IVA al 0 %, porque la mención fiscal explica por qué no se repercute IVA.

Una factura rectificativa lleva el título «Factura rectificativa» e indica además el número y la fecha de la factura que rectifica, el método de rectificación y el código de motivo (Facturas rectificativas y anulación).

El código QR de VERI*FACTU

Si la factura se emitió con VERI*FACTU activado, arriba a la derecha se imprime un código QR con «VERI*FACTU» y, debajo, la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». Tu cliente puede escanearlo para comprobar la factura en la web de la Agencia Tributaria. La leyenda siempre está en español, sea cual sea el idioma de la factura, porque la ley fija su redacción.

Las facturas emitidas en el sandbox de VERI*FACTU también indican «ENTORNO DE PRUEBAS» y no tienen efectos legales. Las facturas emitidas con VERI*FACTU desactivado no llevan QR. Más información en Registros VERI*FACTU y el código QR.

Idioma y diseño

Todas las etiquetas del PDF (títulos, unidades, «Total a pagar») están en el Idioma de la factura del cliente (inglés, español, alemán, italiano o francés), sea cual sea el idioma en que usas la aplicación. Configúralo en el cliente antes de emitir (Clientes). Tus propios textos, como los conceptos de las líneas y las notas, se imprimen tal como los escribiste.

En los planes Plus y Ultimate puedes añadir tu logotipo y elegir los colores y la tipografía en Ajustes → Diseño (Diseño de las facturas). En el plan Gratis, las facturas usan el aspecto estándar de Invoice 14.

Por qué el PDF de una factura emitida nunca cambia

Al emitir una factura, todo lo que contiene queda fijado: tus datos, los del cliente, las líneas, los totales, el idioma y el diseño. El PDF se genera a partir de esa copia fija, así que obtienes exactamente el mismo documento cada vez que lo descargas: el que recibió tu cliente y el que vería la Agencia Tributaria.

Si más adelante cambias tu dirección, tus datos bancarios, tu logotipo o los datos del cliente, solo afectará a las facturas que emitas a partir de entonces. Si una factura emitida es incorrecta, rectifícala con una factura rectificativa (Facturas rectificativas y anulación).