Facturas rectificativas y anulación

¿Factura rectificativa o anulación?

Una vez emitida una factura, la normativa española (y la de la mayoría de países de la UE) dice que nunca debe editarse ni eliminarse: se conserva en tus registros tal como se emitió. Invoice 14 lo garantiza. Si algo está mal, tienes dos opciones:

• •Factura rectificativa: la factura se envió y es real, pero el importe debe cambiar: un precio o una cantidad eran incorrectos, pactaste un descuento después, te devolvieron algo o el cliente no va a pagar. Emites un segundo documento que rectifica el primero.
• •Anular: la factura nunca debió existir; es un duplicado, o se emitió por error y el cliente no la ha recibido. Se cancela, pero su número sigue usado.

Si tienes dudas, usa una factura rectificativa. Cuando el cliente ya tiene la factura, anularla le deja con un documento que ya no existe en tu contabilidad. Tu gestor puede decirte qué corresponde en tu caso.

Crea una factura rectificativa

1. 1Abre la factura emitida (o pagada) que necesitas rectificar.
2. 2Haz clic en Factura rectificativa y confirma. Se abre un borrador de rectificativa con el título Factura rectificativa (borrador).
3. 3Elige el Motivo (código AEAT) (consulta más abajo).
4. 4Ajusta las líneas. Empiezan como un abono total: cada línea original con el precio en negativo.
5. 5Revisa los totales y haz clic en Emitir factura.

La rectificación es «por diferencias»: las líneas indican lo que cambia respecto a la original, no cómo debería haber sido la factura. Por ejemplo:

• •Anular la factura entera: deja todas las líneas en negativo tal como están.
• •Abono parcial: facturaste 10 horas pero debías haber facturado 8. Quita las demás líneas y pon la línea en negativo con una cantidad de 2.
• •Precio distinto: deja la línea en negativo (−450,00) y añade una línea nueva con el precio correcto (+400,00), de modo que la factura rectificativa sume −50,00.
• •Cargo adicional: elimina las líneas en negativo y añade una línea positiva con lo que olvidaste facturar.

El cliente y el tratamiento fiscal son los de la factura original y no se pueden cambiar, y los precios negativos solo se admiten en facturas rectificativas. Una factura rectificativa no puede sumar cero: tiene que cambiar algo. Si solo eran incorrectos datos que no afectan al importe, como la dirección del cliente, actualiza el cliente, abona la factura entera y emite una nueva correcta.

Códigos de motivo

El motivo se imprime en la factura rectificativa y, con VERI*FACTU, se comunica a la AEAT. Los códigos proceden de la Ley del IVA:

• •R1: Cambio de precio, cantidad o descuento, devolución o error fundado en derecho (art. 80.Uno–Dos). La opción habitual.
• •R2: Concurso de acreedores del cliente (art. 80.Tres).
• •R3: Crédito incobrable (art. 80.Cuatro).
• •R4: Otra rectificación.

Qué ocurre al emitirla

• •Recibe el siguiente número de una serie de rectificativas separada: tu prefijo de facturas precedido de una R, como R2026-0001.
• •El PDF lleva el título «Factura rectificativa» e indica el número y la fecha de la factura que rectifica, el método (por diferencias) y el motivo.
• •Las dos facturas quedan enlazadas: Rectifica en la rectificativa y Rectificada por en la original. La lista la marca como rectificativa.
• •No cuenta para el cupo de facturas de tu plan.
• •En tus informes fiscales, se compensa en el periodo de su fecha.

Un abono deja la factura rectificativa con saldo negativo. Si devuelves el dinero, regístralo como devolución en la factura rectificativa (Cobros y devoluciones). Puedes emitir más de una factura rectificativa sobre la misma original.

Anula una factura

1. 1Abre la factura emitida.
2. 2Haz clic en Anular y confirma.

Anular solo aparece en facturas emitidas sin ningún cobro registrado. En cuanto se registra un cobro, la factura solo se puede rectificar, no anular.

• •La factura queda marcada como anulada. Su número nunca se reutiliza, así que tu numeración no tiene saltos.
• •Sigue en tu libro de facturas, pero no suma nada en tus totales ni en tus informes fiscales.
• •Las tarjetas de correo y de cobro desaparecen; aún puedes descargar el PDF.
• •Sigue contando para el cupo de facturas de tu plan, porque su número se usó.

La anulación no se puede deshacer. Si al final necesitas la factura, emite una nueva.

Con VERI*FACTU activado, al anular también se envía un registro de anulación a la AEAT, que aparece en la tarjeta del registro AEAT de la factura. Si ves AEAT is still processing this invoice (la AEAT todavía está procesando esta factura), espera un minuto a que se acepte el registro original y vuelve a intentarlo. Consulta Registros VERI*FACTU y el código QR.