Presupuestos

Cómo funcionan los presupuestos

Un presupuesto es una oferta: lo que cobrarías a un cliente por un trabajo y hasta cuándo se mantiene el precio. No es un documento fiscal, así que no tiene reglas legales de numeración, no lleva registro VERI*FACTU ni código QR y puede volver a borrador tantas veces como necesites.

Todos los presupuestos pasan por los mismos estados, que se muestran como etiqueta en la lista y en el propio presupuesto:

• •borrador: todavía en redacción. Solo los borradores se pueden editar o eliminar.
• •enviado: lo has marcado como enviado. Queda fijado, es de solo lectura y tiene PDF.
• •caducado: un presupuesto enviado cuya fecha de Válido hasta ya ha pasado. Es solo una etiqueta: aún puedes aceptarlo o convertirlo si el cliente dice que sí tarde.
• •aceptado o rechazado: la respuesta del cliente, que registras tú.
• •convertido: se ha convertido en factura. Es definitivo.

Los presupuestos están incluidos en los planes Plus y Ultimate. En el plan Gratis, la página Presupuestos aparece en gris con una invitación a mejorar el plan; haz clic en Ver planes para verlos. Si más adelante bajas de plan, tus presupuestos existentes siguen visibles y aún puedes eliminar borradores, pero no puedes crear, enviar ni convertir presupuestos. Consulta Planes y suscripción.

Crea un presupuesto

1. 1Abre Presupuestos en la barra superior y haz clic en Nuevo presupuesto.
2. 2Elige el cliente en Cliente. Si es nuevo, escribe su nombre y elige Añadir cliente para crearlo en el momento.
3. 3Comprueba la Fecha de emisión (la fecha que se imprime en el presupuesto) e indica Válido hasta: cuánto tiempo se mantiene la oferta. Déjalo vacío si el presupuesto no caduca.
4. 4Añade tus líneas, igual que en una factura: concepto, cantidad, unidad, precio, descuento y tipo de IVA. Los productos de tu catálogo se rellenan solos.
5. 5Revisa el Tratamiento fiscal y la Retención IRPF. Vienen rellenados según el cliente y tus ajustes de impuestos, igual que en una factura, y se mantienen al convertir el presupuesto.
6. 6Haz clic en Guardar borrador para dejarlo como borrador, o en Marcar como enviado cuando esté listo (consulta más abajo).

A diferencia de una factura, un presupuesto recibe su número en cuanto lo guardas por primera vez, así que incluso los borradores lo muestran. Si eliminas un borrador, su número simplemente se salta: los presupuestos no tienen ninguna secuencia legal que respetar.

Si al guardar aparece «Cada línea necesita un concepto y una cantidad positiva», alguna línea está vacía o tiene una cantidad de cero: rellénala o elimínala con la cruz del final de la línea.

Envía un presupuesto a tu cliente

Marcar como enviado fija el presupuesto tal como está: las líneas, los totales, los datos de tu negocio y el diseño de tus facturas en ese momento. Pasa a ser de solo lectura y obtiene un PDF. No envía ningún correo: los presupuestos no se envían desde Invoice 14.

1. 1Abre el borrador, haz clic en Marcar como enviado y confirma.
2. 2En el presupuesto enviado, haz clic en Descargar PDF.
3. 3Envía el PDF a tu cliente como lo hagas normalmente: por correo, por WhatsApp, en una carpeta compartida.

El PDF está en el idioma de la factura del cliente (configurado en el cliente), muestra la fecha de validez y el total del presupuesto, y usa tu logotipo y tus colores si los has configurado en Diseño de las facturas.

¿Tienes que cambiar algo después de marcarlo como enviado? Haz clic en Volver a borrador al final del presupuesto. La copia fijada se descarta, el presupuesto vuelve a ser editable con el mismo número y, cuando termines, lo marcas de nuevo como enviado. Solo es posible mientras el presupuesto siga enviado, no una vez aceptado, rechazado o convertido.

Registra si lo han aceptado o rechazado

Cuando el cliente responda, abre el presupuesto y haz clic en Aceptar o Rechazar debajo de las líneas. Puedes cambiar de uno a otro más tarde (por ejemplo, si un cliente que lo rechazó cambia de opinión) hasta que el presupuesto se convierta.

Registrar la respuesta es opcional. Mantiene ordenada tu lista y fiable la cifra de presupuestos abiertos del panel, pero nada más depende de ello: puedes convertir un presupuesto enviado en cualquier momento.

Convierte un presupuesto en factura

1. 1Abre un presupuesto enviado o aceptado.
2. 2Haz clic en Convertir en factura, arriba, y confirma.
3. 3Invoice 14 abre un borrador de factura nuevo con el cliente, las líneas, los descuentos, el tratamiento fiscal, la mención fiscal, el IRPF, el periodo del servicio y las notas del presupuesto. La fecha de emisión es la de hoy y todavía no tiene fecha de vencimiento.
4. 4Revísalo todo, añade una fecha de vencimiento y haz clic en Emitir factura cuando esté correcto. Consulta Crear y emitir una factura.

La factura es un borrador normal: puedes cambiar cualquier cosa antes de emitirla, y solo recibe un número de tu serie de facturas al emitirla. El presupuesto queda marcado como convertido y muestra un botón Ver factura que te lleva a la factura.

Un presupuesto solo se puede convertir una vez, y un presupuesto rechazado no se puede convertir. Si al final el cliente acepta un presupuesto rechazado, haz clic antes en Aceptar.

Cambia la numeración de los presupuestos

Los presupuestos tienen su propia serie, separada de la de las facturas, así que nunca consumen números de factura. Por defecto, el prefijo es P más el año, con números como P2026-0001.

1. 1Ve a Ajustes → General.
2. 2En Numeración de presupuestos, cambia el Prefijo de la serie de presupuestos. La línea de al lado muestra cómo se llamará el próximo presupuesto.
3. 3Haz clic en Guardar ajustes.

Si ya has numerado presupuestos con el prefijo anterior, el prefijo nuevo vuelve a empezar desde 1 y los números antiguos se mantienen en los presupuestos que los llevan.