Envío de correo

Cómo se envían los correos con tus facturas

Cuando haces clic en Enviar por email en una factura emitida, Invoice 14 envía el PDF al cliente por ti (consulta Enviar una factura por correo). Estos ajustes deciden de quién parece venir el correo y adónde llega la respuesta de tu cliente. Los encontrarás en Ajustes → Envío de correo.

Tus correos pueden salir de dos formas:

• •Desde la dirección compartida de Invoice 14 (la opción por defecto). El correo sale de una dirección de Invoice 14 y se muestra con tu nombre seguido de «via Invoice 14». Una línea al final indica que se ha enviado en tu nombre y adónde van las respuestas. No hay nada que configurar.
• •Desde tu propio dominio, por ejemplo facturas@tunegocio.com. El correo sale de ti, sin «via». Necesitas un dominio y acceso a su configuración DNS.

Define el nombre del remitente y la dirección de respuesta

1. 1Ve a Ajustes → Envío de correo.
2. 2En Nombre del remitente, escribe el nombre por el que te conocen tus clientes. Déjalo vacío para usar tu nombre comercial (o tu nombre legal si no tienes nombre comercial).
3. 3En Dirección de respuesta, escribe el buzón al que deben llegar las respuestas. Déjalo vacío para usar el email de negocio de tu perfil.
4. 4Haz clic en Guardar ajustes.

Debajo de los campos, una línea muestra exactamente cómo se envían ahora tus correos, por ejemplo «Estudio Martín via Invoice 14» desde la dirección compartida, o tu propia dirección cuando tu dominio esté verificado.

Solo el propietario del espacio de trabajo puede cambiar estos ajustes. Los demás miembros pueden seguir enviando facturas por correo; los correos usan los ajustes del propietario.

Por qué ayuda enviar desde tu propio dominio

Los servidores de correo deciden si se fían de un mensaje comprobando que el dominio remitente lo ha autorizado. Lo hacen dos registros DNS: SPF enumera los servidores autorizados a enviar en nombre de un dominio, y DKIM añade una firma que demuestra que el mensaje viene realmente de ese dominio y no se ha alterado. La dirección compartida de Invoice 14 supera estas comprobaciones, pero la comparten muchos negocios, y una factura desde una dirección que no coincide con el nombre del negocio es exactamente el aspecto que tiene un fraude con facturas.

Outlook y Microsoft 365, en particular, a veces ponen en cuarentena las facturas enviadas desde una dirección compartida, de modo que nunca llegan a la bandeja de entrada de tu cliente. Cuando envías desde tu propio dominio verificado, SPF y DKIM se superan para tu dominio, el remitente coincide con el negocio de la factura y la reputación que acumulan tus correos es solo tuya. Es la forma más fiable de asegurarte de que tus facturas llegan.

Envía desde tu propio dominio

Necesitas un dominio propio (lo que va después de la @ en el email de tu negocio) y acceso al lugar donde se gestiona su DNS: normalmente la empresa a la que compraste el dominio, o tu proveedor de web o de correo. Solo el propietario del espacio de trabajo ve esta parte de la página.

1. 1En Enviar desde tu propio dominio, escribe tu dominio en Dominio: solo el dominio, como tunegocio.com, sin «www» ni «https://».
2. 2Haz clic en Configurar dominio. Aparece una tabla de registros DNS con el Tipo, el Nombre y el Valor de cada uno.
3. 3En otra pestaña, abre la configuración DNS de tu proveedor de dominio y añade cada registro exactamente como se muestra. Normalmente son un registro TXT para DKIM y un registro MX y otro TXT para SPF en un subdominio de envío, para que no interfieran con el correo que ya recibes.
4. 4De vuelta en Invoice 14, haz clic en Comprobar verificación. La columna Estado muestra qué registros se han encontrado.
5. 5Cuando el dominio aparezca como verificado, indica la Dirección del remitente (la parte antes de la @, por ejemplo facturas o invoices) y haz clic en Guardar ajustes.

Los cambios de DNS pueden tardar desde unos minutos hasta un día en ser visibles. Si el estado sigue indicando que espera el DNS, aguarda un rato y vuelve a comprobarlo. Puedes comprobarlo hasta 20 veces por hora.

A partir de entonces, todos los correos con facturas salen desde esa dirección, con tu nombre de remitente. Si también has indicado una dirección de respuesta, las respuestas llegan allí; si no, vuelven a la dirección de envío, así que asegúrate de que alguien la lea (o pide a tu proveedor de correo que la reenvíe).

• •«Enter a bare domain like example.com» (escribe solo el dominio, como example.com): quita cualquier www., https:// o ruta, y los espacios.
• •«A sender domain is already configured — remove it first» (ya hay un dominio de envío configurado; elimínalo primero): haz clic en Eliminar dominio antes de configurar otro.
• •«Only letters, digits, ".", "_" and "-"» (solo letras, números, «.», «_» y «-»): la dirección del remitente no puede contener espacios, tildes ni una @.
• •Estado «la verificación falló»: alguno de los registros no coincide. Compara cada valor carácter a carácter; algunos proveedores de DNS añaden automáticamente tu dominio al final del nombre, así que un nombre como send.tunegocio.com quizá deba introducirse solo como send.

Para volver a la dirección compartida, haz clic en Eliminar dominio. Tus correos vuelven a ella al instante; después puedes borrar los registros DNS en tu proveedor.

Si los correos siguen llegando a spam

• •Pide al cliente que mire en su carpeta de spam o de cuarentena y marque el correo como seguro: así su sistema de correo aprende a fiarse de ti.
• •Rellena todos los datos de tu negocio en tu perfil de empresa. El pie del correo repite tu nombre legal, tu NIF y tu dirección, lo que hace que el mensaje parezca lo que es.
• •Escribe un mensaje breve y personal en lugar de enviar el texto predeterminado sin cambios.
• •Si envías desde la dirección compartida, configura tu propio dominio como se explica arriba.

Encontrarás más consejos en Solución de problemas.