Crear y emitir una factura

Empieza una factura nueva

Una factura empieza siendo un borrador. Puedes guardar y modificar un borrador tantas veces como quieras; solo se convierte en una factura legal, con número, cuando la emites.

1. 1Abre Facturas en la barra superior.
2. 2Haz clic en Nueva factura.
3. 3En Cliente, empieza a escribir un nombre o un NIF-IVA y elige el cliente. ¿Cliente nuevo? Elige Añadir cliente al final de la lista (Clientes).

Al elegir el cliente se rellenan el tratamiento fiscal, la mención fiscal legal y la retención de IRPF a partir de tus ajustes de impuestos y de los valores por defecto del cliente. En Tratamientos fiscales e IRPF se explica cada uno.

Fechas y otros datos

• •Fecha de emisión: hoy, por defecto. Si VERI*FACTU está activado, tiene que ser la fecha de hoy (hora de España), porque el registro se envía a la AEAT en el momento de emitir.
• •Fecha de vencimiento: opcional. Indícala si has pactado unas condiciones de pago: una factura emitida que no esté pagada del todo en esa fecha cuenta como vencida en el panel y en el informe de cobros pendientes.
• •Periodo del servicio (texto libre): texto libre opcional para indicar cuándo se hizo el trabajo, como «Octubre 2026» o «3T». Se imprime debajo de las fechas.
• •Retención IRPF, Tratamiento fiscal y Mención fiscal (impresa en la factura): vienen rellenados según el cliente; cámbialos aquí si esta factura es distinta.

Añade líneas

Cada fila de Líneas es una línea de la factura.

• •Concepto: escribe lo que quieras, o haz clic en la casilla para elegir entre tus productos; al elegir uno se rellenan el concepto, la unidad, el precio, el tipo de IVA y el descuento pactado con el cliente.
• •Cant. y Unidad: se admiten decimales (1,5 días).
• •Precio €: el precio unitario sin impuestos. Usa coma o punto para los decimales, pero sin separador de miles: escribe 1200 o 1200,50, porque 1.200 se interpreta como 1,2.
• •Descuento: elige % para un porcentaje, o el símbolo de la moneda para un importe fijo de descuento por unidad.
• •Tipo de IVA: se define por línea, así que una misma factura puede combinar tipos (por ejemplo, 21 % y 10 %).
• •Importe: el total de la línea con el descuento aplicado y sin impuestos.

Haz clic en + Añadir línea para añadir otra fila, o en la ✕ del final de una fila para quitarla. El panel de totales se actualiza mientras escribes: Base imponible, el IVA de cada tipo, la retención de IRPF si la hay (que se resta) y el Total a pagar. Lo que escribas en Notas (impresas en la factura) se imprime debajo de los totales: muy útil para una referencia de proyecto o las condiciones de pago.

Guarda un borrador o emite la factura

Guardar borrador conserva tu trabajo sin numerarlo. Los borradores aparecen como (borrador) en la lista; abre uno para seguir, o haz clic en Eliminar borrador para descartarlo. Los borradores son gratis: no cuentan para el cupo de facturas de tu plan.

Emitir factura te pide confirmación y, después, guarda el borrador y lo convierte en una factura real:

• •Recibe el siguiente número de tu serie (por ejemplo, 2026-0022). Los números son correlativos, nunca se saltan ni se reutilizan; el prefijo de la serie se define en Ajustes → General (Tu perfil de empresa).
• •Los datos de tu negocio, los del cliente, las líneas y los totales quedan fijados exactamente como se emitieron. Editar después el cliente o tu perfil no los cambia.
• •Ya puedes descargar el PDF y enviarlo por correo (PDF de las facturas, Enviar una factura por correo), y registrar cobros sobre la factura (Cobros y devoluciones).
• •Si VERI*FACTU está activado, el registro de facturación se envía a la AEAT en ese mismo momento (Registros VERI*FACTU y el código QR).

Una factura emitida no se puede editar ni eliminar: la normativa de facturación española (y la de la mayoría de países de la UE) exige que las facturas emitidas se conserven tal como se enviaron. Para corregir una, emite una factura rectificativa, o anúlala si se emitió por error: consulta Facturas rectificativas y anulación.

Los números siguen el orden en que emites. La normativa española espera que números y fechas vayan en el mismo orden, así que evita emitir una factura con fecha anterior a otra que ya hayas emitido.

Si la factura no se guarda o no se emite

No se asigna ningún número hasta que la emisión se completa, así que puedes corregir el problema y volver a intentarlo. El mensaje que aparece encima de los botones te dice qué falla:

• •Cada línea necesita un concepto y una cantidad positiva: una línea tiene el concepto vacío o una cantidad de cero o menos. Rellénala o elimina la fila.
• •Selecciona un cliente: elige primero un cliente.
• •Complete your business profile in Settings before issuing invoices (completa tu perfil de empresa en Ajustes antes de emitir facturas): una factura debe mostrar tu nombre legal, tu NIF y tu dirección completa. Añade los campos que faltan en Ajustes (Tu perfil de empresa).
• •Cannot issue an invoice with no lines (no se puede emitir una factura sin líneas): añade al menos una línea.
• •Reverse charge requires the customer’s VAT number (la inversión del sujeto pasivo requiere el NIF-IVA del cliente) o does not look like a valid VAT number (no parece un NIF-IVA válido): añade o corrige el NIF-IVA en el cliente, o cambia el tratamiento fiscal (Tratamientos fiscales e IRPF).
• •Your plan allows … invoices per year/month and you have used them all (tu plan permite … facturas al año/mes y ya las has usado todas): mejora tu plan en Suscripción (Planes y suscripción). Las facturas anuladas cuentan, porque su número se usó; las rectificativas no.
• •VERI*FACTU invoices must be issued with today’s date (las facturas VERI*FACTU deben emitirse con la fecha de hoy) y otros mensajes de VERI*FACTU: consulta Configurar VERI*FACTU y Solución de problemas.

Qué significa cada estado

• •borrador: aún no emitida, sin número, se puede editar libremente.
• •emitida: emitida y todavía no pagada del todo.
• •pagada: los cobros registrados cubren el importe a pagar.
• •anulada: cancelada después de emitirla; el número sigue usado.
• •rectificativa: una factura rectificativa que corrige otra anterior.
• •AEAT: …: el estado del registro VERI*FACTU de la factura, como aceptado o pendiente (Registros VERI*FACTU y el código QR).

La lista no tiene una etiqueta aparte para las vencidas: una factura vencida sigue apareciendo como emitida. Encuentra las facturas vencidas en el panel o en el informe de antigüedad de saldos (Informes de ventas y cobros). La columna Pendiente de la lista es el importe que el cliente tiene que pagar (una vez aplicada la retención de IRPF), no lo que queda pendiente de cobro.