Clientes

Añade un cliente

Cada factura y cada presupuesto van dirigidos a un cliente, así que primero añade las personas y empresas a las que facturas. Sus datos se copian en cada factura al emitirla.

1. 1Abre Clientes en la barra superior.
2. 2Haz clic en Nuevo cliente. El formulario se abre encima de la lista.
3. 3Escribe el Nombre * (el único campo obligatorio) y elige primero el País, porque la etiqueta de la identificación fiscal y las reglas fiscales dependen de él.
4. 4Rellena la identificación fiscal (la etiqueta cambia según el país, por ejemplo NIF para España), el NIF-IVA (intracomunitario) para clientes empresariales de otro país de la UE, el Email y la dirección.
5. 5Elige el Idioma de la factura: el idioma en el que salen sus PDF, sus correos y las menciones fiscales legales.
6. 6Haz clic en Guardar.

Si el NIF-IVA no sigue el formato habitual del país, el formulario muestra No parece un NIF-IVA válido para este país. Puedes guardar igualmente, pero una factura intracomunitaria con inversión del sujeto pasivo para ese cliente no se podrá emitir hasta que el número tenga un formato correcto. Escríbelo con o sin el prefijo del país (DE123456789 o 123456789).

El Idioma de la factura es independiente del idioma en que usas la aplicación. Puedes trabajar en inglés y seguir enviando a un cliente español sus facturas en español.

Comprueba un NIF-IVA en VIES

VIES es el registro de números de IVA de la Comisión Europea. Un número validado en VIES es tu prueba de que el cliente es una empresa dada de alta en el IVA, y eso es lo que te permite facturarle con inversión del sujeto pasivo intracomunitaria sin repercutir IVA.

1. 1Guarda el cliente con su NIF-IVA y un país de la UE.
2. 2Vuelve a hacer clic en Editar en el cliente.
3. 3Haz clic en Comprobar en VIES, debajo del NIF-IVA.

• •Válido: VIES confirma el número y normalmente muestra el nombre registrado. El cliente queda marcado como Validado en VIES con la fecha de hoy, y sus facturas dejan de mostrar el aviso «El NIF-IVA del cliente aún no está validado en VIES».
• •VIES indica que este NIF-IVA no es válido: el número no está dado de alta para operaciones intracomunitarias. Compruébalo con tu cliente; si no está dado de alta en el IVA, factúrale con IVA nacional.
• •Could not reach VIES («No se ha podido conectar con VIES») o VIES could not check this number right now («VIES no ha podido comprobar este número ahora mismo»): el servicio de la UE o el registro del Estado miembro no está disponible. Esto no dice nada sobre el número; vuelve a intentarlo más tarde.

El botón solo aparece en los clientes de un país de la UE y solo comprueba el número guardado. Si editas el número, el formulario indica Guarda el cliente antes de comprobar el número. Al cambiar un número guardado también se borra su validación anterior. Los números del Reino Unido, Suiza y otros países de fuera de la UE no se pueden comprobar en VIES.

Define los valores por defecto de las facturas de un cliente

En Valores por defecto en facturas puedes decidir de antemano cómo tributan las facturas de este cliente. Lo que configures aquí se rellena al elegir el cliente en una factura o presupuesto nuevo, y aún puedes cambiarlo en el documento.

• •Tratamiento fiscal: déjalo en Automático para que se deduzca del país y el NIF-IVA del cliente, o fija un tratamiento para este cliente. Consulta Tratamientos fiscales e IRPF.
• •Mención fiscal (impresa en la factura): déjala vacía para usar la mención estándar del tratamiento, o escribe la tuya. Tu texto solo se usa mientras la factura mantenga el tratamiento para el que lo escribiste.
• •Retención IRPF: Automático aplica el IRPF solo cuando tú y el cliente estáis en España y el IRPF está activado en tus ajustes de impuestos; Aplicar siempre practica la retención, al IRPF % que indiques aquí (vacío significa tu tipo por defecto); No aplicar nunca la aplica, algo útil para particulares.

Los valores por defecto solo se rellenan en documentos nuevos. Los borradores que ya habías guardado mantienen sus propias opciones.

Aplica un descuento pactado a un cliente

Si has pactado un precio especial con un cliente, regístralo en Descuentos por producto para no tener que acordarte en cada factura.

1. 1Haz clic en + Añadir descuento (necesitas al menos un producto en tu catálogo).
2. 2Elige el producto, selecciona Porcentaje % o un importe fijo de descuento por unidad, e introduce el valor.
3. 3Haz clic en Guardar.

Cada producto puede tener un descuento por cliente. Cuando eliges ese producto en una línea de factura de este cliente, el descuento se rellena en la columna Descuento de la línea, donde todavía puedes cambiarlo.

Añade un cliente mientras escribes una factura

No hace falta salir de la factura. En el campo Cliente, escribe el nombre nuevo y elige Añadir cliente al final de la lista. Un formulario breve te pide el nombre, la identificación fiscal, el país y el idioma de la factura (lo suficiente para facturarle) y selecciona el nuevo cliente al guardar.

Añade más tarde el email, la dirección y el NIF-IVA en Clientes. Hazlo antes de emitir: una factura emitida conserva los datos del cliente con los que se emitió.

Edita o archiva un cliente

Haz clic en Editar en cualquier fila para modificar un cliente. Los cambios se aplican a los borradores y a todo lo que emitas a partir de ahora; las facturas ya emitidas conservan el nombre, la identificación fiscal y la dirección impresos en ellas, como exige la ley.

Los clientes no se pueden eliminar, porque las facturas emitidas hacen referencia a ellos. En su lugar, haz clic en Archivar: el cliente aparece en gris en la lista y ya no se ofrece al crear facturas y presupuestos. Haz clic en Restaurar para recuperarlo.