Angebote

So funktionieren Angebote

Ein Angebot ist eine Offerte: was du einem Kunden für eine Arbeit berechnen würdest und bis wann der Preis gilt. Es ist kein steuerlicher Beleg. Es unterliegt also keinen gesetzlichen Nummerierungsregeln, hat keinen VERI*FACTU-Datensatz und keinen QR-Code und kann so oft wie nötig in einen Entwurf zurückversetzt werden.

Jedes Angebot durchläuft dieselben Status, die als Badge in der Liste und auf dem Angebot angezeigt werden:

• •Entwurf: wird noch geschrieben. Nur Entwürfe lassen sich bearbeiten oder löschen.
• •versendet: Du hast es als versendet markiert. Es ist eingefroren, schreibgeschützt und hat ein PDF.
• •abgelaufen: ein versendetes Angebot, dessen Datum unter Gültig bis verstrichen ist. Das ist nur eine Kennzeichnung: Du kannst es trotzdem annehmen oder umwandeln, wenn der Kunde spät zusagt.
• •angenommen oder abgelehnt: die Antwort des Kunden, die du selbst erfasst.
• •umgewandelt: Es wurde in eine Rechnung umgewandelt. Das ist endgültig.

Angebote sind in den Tarifen Plus und Ultimate enthalten. Im Gratis-Tarif ist die Seite „Angebote“ ausgegraut und zeigt einen Upgrade-Hinweis. Klicke auf Tarife ansehen, um die Tarife zu sehen. Wenn du später downgradest, bleiben deine bestehenden Angebote sichtbar, und du kannst weiterhin Entwürfe löschen, aber keine Angebote mehr erstellen, versenden oder umwandeln. Siehe Tarife und Abrechnung.

Angebot erstellen

1. 1Öffne Angebote in der oberen Leiste und klicke auf Neues Angebot.
2. 2Wähle den Kunden unter Kunde. Ist er neu, tippe seinen Namen ein und wähle Kunde hinzufügen, um ihn direkt anzulegen.
3. 3Prüfe das Ausstellungsdatum (das Datum, das auf dem Angebot steht) und setze Gültig bis, also wie lange das Angebot gilt. Lass das Feld leer, wenn das Angebot nicht abläuft.
4. 4Füge deine Positionen hinzu, genau wie bei einer Rechnung: Beschreibung, Menge, Einheit, Preis, Rabatt und Steuersatz. Produkte aus deinem Katalog füllen sich von selbst aus.
5. 5Prüfe Steuerliche Behandlung und IRPF-Einbehalt. Sie sind wie bei einer Rechnung aus dem Kunden und deinen Steuereinstellungen vorausgefüllt und werden beim Umwandeln des Angebots übernommen.
6. 6Klicke auf Entwurf speichern, um es als Entwurf zu behalten, oder auf Als versendet markieren, wenn es fertig ist (siehe unten).

Anders als eine Rechnung bekommt ein Angebot seine Nummer schon beim ersten Speichern, deshalb zeigen auch Entwürfe eine. Wenn du einen Entwurf löschst, wird seine Nummer einfach übersprungen. Angebote haben keine gesetzliche Reihenfolge, die eingehalten werden müsste.

Wenn das Speichern mit „Jede Position braucht eine Beschreibung und eine positive Menge“ fehlschlägt, ist eine der Positionen leer oder hat eine Menge von null: Fülle sie aus oder entferne sie mit dem Kreuz am Ende der Zeile.

Angebot an deinen Kunden senden

Als versendet markieren friert das Angebot genau so ein, wie es ist: die Positionen, Summen, deine Unternehmensdaten und dein Rechnungsdesign zu diesem Zeitpunkt. Es wird schreibgeschützt und erhält ein PDF. Per E-Mail verschickt wird dabei nichts: Angebote werden nicht aus Invoice 14 versendet.

1. 1Öffne den Entwurf, klicke auf Als versendet markieren und bestätige.
2. 2Klicke im versendeten Angebot auf PDF herunterladen.
3. 3Schick das PDF so an deinen Kunden, wie du es sonst auch tust: per E-Mail, WhatsApp oder über einen geteilten Ordner.

Das PDF ist in der Rechnungssprache des Kunden verfasst (beim Kunden festgelegt), zeigt das Gültigkeitsdatum und die Angebotssumme und verwendet dein Logo und deine Farben, wenn du sie unter Rechnungsdesign eingerichtet hast.

Du musst nach dem Markieren als versendet noch etwas ändern? Klicke unten im Angebot auf Zurück zum Entwurf. Die eingefrorene Kopie wird verworfen, das Angebot ist mit derselben Nummer wieder bearbeitbar, und wenn du fertig bist, markierst du es erneut als versendet. Das geht nur, solange das Angebot den Status „versendet“ hat, nicht mehr, wenn es angenommen, abgelehnt oder umgewandelt wurde.

Annahme oder Ablehnung erfassen

Wenn der Kunde antwortet, öffne das Angebot und klicke unter den Positionen auf Annehmen oder Ablehnen. Bis das Angebot umgewandelt ist, kannst du später zwischen beidem wechseln, etwa wenn ein Kunde, der abgelehnt hat, es sich anders überlegt.

Die Antwort zu erfassen ist optional. Es hält deine Liste übersichtlich und die Zahl der offenen Angebote im Dashboard ehrlich, aber sonst hängt nichts davon ab: Du kannst ein versendetes Angebot sofort umwandeln.

Angebot in eine Rechnung umwandeln

1. 1Öffne ein versendetes oder angenommenes Angebot.
2. 2Klicke oben auf In Rechnung umwandeln und bestätige.
3. 3Invoice 14 öffnet einen neuen Rechnungsentwurf, in den Kunde, Positionen, Rabatte, steuerliche Behandlung, Steuerhinweis, IRPF, Leistungszeitraum und Notizen des Angebots übernommen werden. Das Ausstellungsdatum ist heute, ein Fälligkeitsdatum gibt es noch nicht.
4. 4Prüfe alles, füge ein Fälligkeitsdatum hinzu und klicke auf Rechnung ausstellen, wenn alles stimmt. Siehe Rechnung erstellen und ausstellen.

Die Rechnung ist ein ganz normaler Entwurf: Du kannst vor dem Ausstellen alles ändern, und eine Nummer aus deiner Rechnungsserie bekommt sie erst beim Ausstellen. Das Angebot wird als umgewandelt markiert und zeigt die Schaltfläche Rechnung ansehen, die dich zur Rechnung bringt.

Ein Angebot kann nur einmal umgewandelt werden, und ein abgelehntes Angebot gar nicht. Wenn der Kunde ein abgelehntes Angebot doch noch annimmt, klicke zuerst auf Annehmen.

Nummerierung der Angebote ändern

Angebote haben ihre eigene Serie, getrennt von den Rechnungen, und verbrauchen deshalb nie Rechnungsnummern. Standardmäßig ist das Präfix P plus Jahr, was Nummern wie P2026-0001 ergibt.

1. 1Geh zu Einstellungen → Allgemein.
2. 2Ändere unter Angebotsnummerierung das Serienpräfix für Angebote. Die Zeile daneben zeigt, wie das nächste Angebot heißen wird.
3. 3Klicke auf Einstellungen speichern.

Wenn du schon Angebote mit dem alten Präfix nummeriert hast, beginnt das neue Präfix wieder bei 1, und die alten Nummern bleiben auf den Angeboten, die sie tragen.