Kunden

Kunden anlegen

Jede Rechnung und jedes Angebot ist an einen Kunden gerichtet. Leg also zuerst die Personen und Unternehmen an, denen du Rechnungen stellst. Ihre Angaben werden beim Ausstellen in jede Rechnung übernommen.

1. 1Öffne Kunden in der oberen Leiste.
2. 2Klicke auf Neuer Kunde. Das Formular öffnet sich über der Liste.
3. 3Gib den Name * ein, das einzige Pflichtfeld, und wähle als Erstes das Land, denn die Bezeichnung der Steuernummer und die Steuerregeln richten sich danach.
4. 4Trag die Steuernummer ein (die Bezeichnung ändert sich mit dem Land, für Spanien zum Beispiel NIF), bei Geschäftskunden in einem anderen EU-Land die USt-IdNr. (innergemeinschaftlich), außerdem die E-Mail und die Adresse.
5. 5Wähle die Rechnungssprache: die Sprache, in der PDFs, E-Mails und die gesetzlichen Steuerhinweise für diesen Kunden erscheinen.
6. 6Klicke auf Speichern.

Wenn die USt-IdNr. nicht dem üblichen Muster des Landes entspricht, zeigt das Formular Das sieht nicht nach einer gültigen USt-IdNr. für dieses Land aus. Speichern kannst du trotzdem, aber eine innergemeinschaftliche Reverse-Charge-Rechnung an diesen Kunden lässt sich erst ausstellen, wenn die Nummer stimmt. Du kannst sie mit oder ohne Länderkürzel eingeben (DE123456789 oder 123456789).

Die Rechnungssprache ist unabhängig von der Sprache, in der du die App nutzt. Du kannst auf Deutsch arbeiten und einem spanischen Kunden trotzdem Rechnungen auf Spanisch schicken.

USt-IdNr. über VIES prüfen

VIES ist das Register der Europäischen Kommission für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Eine über VIES geprüfte Nummer ist dein Nachweis, dass der Kunde ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen ist. Erst das erlaubt dir, ihm im innergemeinschaftlichen Reverse-Charge-Verfahren ohne Umsatzsteuer eine Rechnung zu stellen.

1. 1Speichere den Kunden mit seiner USt-IdNr. und einem EU-Land.
2. 2Klicke beim Kunden erneut auf Bearbeiten.
3. 3Klicke unter der USt-IdNr. auf Über VIES prüfen.

• •Gültig: VIES bestätigt die Nummer und zeigt meist den registrierten Namen. Der Kunde wird mit dem heutigen Datum als VIES-geprüft markiert, und Rechnungen an ihn zeigen den Hinweis, dass die Nummer noch nicht über VIES geprüft wurde, nicht mehr.
• •Laut VIES ist diese USt-IdNr. nicht gültig: Die Nummer ist nicht für den innergemeinschaftlichen Handel registriert. Kläre das mit deinem Kunden. Ist er nicht umsatzsteuerlich registriert, stell ihm stattdessen eine Rechnung mit inländischer Umsatzsteuer.
• •Could not reach VIES oder VIES could not check this number right now (VIES ist nicht erreichbar bzw. kann die Nummer gerade nicht prüfen): Der EU-Dienst oder das Register des Mitgliedstaats ist ausgefallen. Über die Nummer sagt das nichts aus. Versuch es später noch einmal.

Die Schaltfläche erscheint nur bei Kunden in einem EU-Land und prüft nur die gespeicherte Nummer. Wenn du die Nummer bearbeitest, zeigt das Formular Speichere den Kunden zuerst und prüfe die Nummer danach. Wird eine gespeicherte Nummer geändert, verfällt auch ihre alte Prüfung. Britische, Schweizer und andere Nicht-EU-Nummern lassen sich nicht über VIES prüfen.

Rechnungsvorgaben eines Kunden festlegen

Unter Rechnungsvorgaben legst du im Voraus fest, wie die Rechnungen an diesen Kunden besteuert werden. Was du hier einstellst, wird vorausgefüllt, wenn du den Kunden in einer neuen Rechnung oder einem neuen Angebot wählst. Auf dem Dokument kannst du es trotzdem noch ändern.

• •Steuerliche Behandlung: Lass Automatisch eingestellt, damit sie aus Land und USt-IdNr. des Kunden ermittelt wird, oder leg für diesen Kunden eine feste Behandlung fest. Siehe Steuerliche Behandlung und IRPF.
• •Steuerhinweis (auf der Rechnung gedruckt): Lass das Feld leer für den Standardwortlaut der Behandlung oder schreib deinen eigenen Text. Dein Text wird nur verwendet, solange die Rechnung die Behandlung behält, für die er geschrieben wurde.
• •IRPF-Einbehalt: Automatisch wendet IRPF nur an, wenn du und der Kunde in Spanien seid und IRPF in deinen Steuereinstellungen eingeschaltet ist. Anwenden behält immer ein, und zwar mit dem hier eingetragenen IRPF % (leer bedeutet deinen Standardsatz). Nicht anwenden behält nie ein, praktisch für Privatpersonen.

Vorgaben füllen nur neue Dokumente aus. Bereits gespeicherte Entwürfe behalten ihre eigenen Einstellungen.

Einem Kunden einen vereinbarten Rabatt geben

Wenn du mit einem Kunden einen Sonderpreis vereinbart hast, trag ihn unter Produktrabatte ein. Dann musst du nicht bei jeder Rechnung daran denken.

1. 1Klicke auf + Rabatt hinzufügen (dafür brauchst du mindestens ein Produkt in deinem Katalog).
2. 2Wähle das Produkt, entscheide dich für Prozent % oder einen festen Betrag pro Einheit und gib den Wert ein.
3. 3Klicke auf Speichern.

Jedes Produkt kann pro Kunde einen Rabatt haben. Wenn du dieses Produkt in einer Rechnungsposition für diesen Kunden wählst, wird der Rabatt in die Spalte Rabatt der Position eingetragen, wo du ihn noch ändern kannst.

Kunden beim Schreiben einer Rechnung anlegen

Du musst die Rechnung dafür nicht verlassen. Tippe im Feld Kunde den neuen Namen ein und wähle unten in der Liste Kunde hinzufügen. Ein kurzes Formular fragt nach Name, Steuernummer, Land und Rechnungssprache, genug, um eine Rechnung zu stellen, und wählt den neuen Kunden beim Speichern aus.

E-Mail, Adresse und USt-IdNr. ergänzt du später unter Kunden. Tu das vor dem Ausstellen: Eine ausgestellte Rechnung behält die Kundendaten, mit denen sie ausgestellt wurde.

Kunden bearbeiten oder archivieren

Klicke in einer beliebigen Zeile auf Bearbeiten, um einen Kunden zu ändern. Änderungen gelten für Entwürfe und alles, was du ab jetzt ausstellst. Bereits ausgestellte Rechnungen behalten, wie gesetzlich vorgeschrieben, den aufgedruckten Namen, die Steuernummer und die Adresse.

Kunden lassen sich nicht löschen, weil ausgestellte Rechnungen auf sie verweisen. Klicke stattdessen auf Archivieren: Der Kunde wird in der Liste ausgegraut und beim Erstellen von Rechnungen und Angeboten nicht mehr angeboten. Mit Wiederherstellen holst du ihn zurück.