VERI*FACTU-Datensätze und der QR-Code

Was beim Ausstellen einer Rechnung passiert

Mit eingeschaltetem VERI*FACTU (siehe VERI*FACTU einrichten) bewirkt ein Klick auf Rechnung ausstellen zwei Dinge gleichzeitig: Die Rechnung erhält ihre Nummer und wird endgültig, und Invoice 14 erzeugt ihren Rechnungsdatensatz, den „registro de alta“, und sendet ihn über unseren Anbieter an die AEAT. Jeder Datensatz trägt einen Hash („huella“), der ihn mit deinem vorherigen Datensatz verkettet. Daran erkennt die AEAT, dass nachträglich nichts geändert oder entfernt wurde.

Die Übermittlung verhindert nie das Ausstellen der Rechnung. Wenn der Anbieter oder die AEAT nicht erreichbar ist, wird die Rechnung trotzdem ausgestellt, der Datensatz wartet in einer Warteschlange, und Invoice 14 versucht es immer wieder. In diesem Fall landest du auf der Rechnung mit einem gelben Hinweis, dass sie ausgestellt wurde, der AEAT-Datensatz aber noch nicht gesendet werden konnte. Du musst nichts tun, schau einfach später noch einmal nach.

Den Datensatz auf der Rechnung verfolgen

Öffne eine beliebige Rechnung, die unter VERI*FACTU ausgestellt wurde. Unter dem Kopf findest du die Karte AEAT-Register (VERI*FACTU) mit einer Zeile pro Datensatz:

• •Rechnungsregister: beim Ausstellen der Rechnung gesendet.
• •Stornoregister: gesendet, wenn du die Rechnung storniert hast.
• •Sein Status-Badge, die Zahl der bisherigen Versuche und der Anfang seines Hash (fahr mit der Maus darüber, um den ganzen Wert zu sehen).
• •Hat die AEAT oder der Anbieter einen Fehler zurückgegeben, dessen Code und Meldung in Rot.

Der Status des Rechnungsdatensatzes wird außerdem als Badge neben dem Rechnungsstatus angezeigt, sowohl oben auf der Rechnung als auch in der Rechnungsliste. So erkennst du ein Problem, ohne jede Rechnung öffnen zu müssen.

Was die einzelnen Status bedeuten

• •AEAT: ausstehend: Der Datensatz existiert in Invoice 14, hat den Anbieter aber noch nicht erreicht, meist wegen eines Verbindungsproblems. Er wird automatisch erneut versucht, in wachsenden Abständen von bis zu einer Stunde.
• •AEAT: in Bearbeitung: Der Anbieter hat den Datensatz und leitet ihn an die AEAT weiter. Die Antwort kommt normalerweise innerhalb weniger Minuten.
• •AEAT: angenommen: Die AEAT hat den Datensatz registriert. Mehr ist nicht zu tun.
• •AEAT: angenommen mit Fehlern: Die AEAT hat den Datensatz registriert, aber etwas darin beanstandet. Die Meldung sagt, was. Die Rechnung bleibt gültig. Weist die Meldung auf falsche Daten hin (zum Beispiel die Steuernummer eines Kunden), korrigiere den Kunden und berichtige die Rechnung mit einer Korrekturrechnung. Frag im Zweifel deinen gestor (Steuerberater).
• •AEAT: abgelehnt: Die AEAT hat den Datensatz abgelehnt. Storniere die Rechnung und stell eine korrigierte aus. Die abgelehnte Nummer kann nicht wiederverwendet werden.
• •AEAT: nicht übermittelt: Etwas stimmt nicht, das sich durch automatische Wiederholung nicht von selbst löst, oder zehn Versuche sind fehlgeschlagen. Lies den Fehler, behebe die Ursache, falls sie bei dir liegt, und drücke dann auf Übermittlung wiederholen.

Einen nicht durchgegangenen Datensatz erneut senden

Solange ein Datensatz der Rechnung ausstehend, in Bearbeitung oder nicht übermittelt ist, zeigt die Karte die Schaltfläche Übermittlung wiederholen. Ein Klick darauf versucht es sofort erneut (oder fragt, falls der Anbieter den Datensatz schon hat, die neueste Antwort ab) und aktualisiert den Status. Ein Datensatz wird nie doppelt gesendet: Der Anbieter wird immer zuerst gefragt, ob er ihn schon hat.

Die Schaltfläche brauchst du selten. Datensätze werden auch jedes Mal erneut versucht, wenn du deine Rechnungen öffnest, sowie durch eine regelmäßige Prüfung im Hintergrund. Bleibt ein Datensatz nach einem erneuten Versuch hängen, schreib mit der Rechnungsnummer an hello@invoice14.com.

Warum das Ausstellungsdatum heute sein muss

Mit eingeschaltetem VERI*FACTU wird der Datensatz im Moment der Ausstellung erzeugt und gesendet. Das Datum auf der Rechnung muss also der Tag der Ausstellung sein. Invoice 14 prüft das anhand der spanischen Zeitzone. Weicht das Datum ab, erhältst du: „VERI*FACTU invoices must be issued with today’s date (Spain time) — set the issue date to today“ (VERI*FACTU-Rechnungen müssen mit dem heutigen Datum ausgestellt werden, setze das Ausstellungsdatum auf heute). Der Rechnungseditor weist dich unter dem Datumsfeld darauf hin.

Du hast vergessen, die Arbeit vom letzten Monat abzurechnen? Stell die Rechnung heute aus und beschreibe den abgedeckten Zeitraum unter Leistungszeitraum (Freitext) (zum Beispiel „September 2026“). Ein Entwurf behält das Datum, mit dem er erstellt wurde. Aktualisiere also das Datum alter Entwürfe, bevor du sie ausstellst.

Einige andere Rechnungen können noch nicht als VERI*FACTU-Datensätze gesendet werden. Sie werden abgelehnt, bevor eine Nummer verbraucht wird, mit einer Meldung, die den Grund nennt. Die häufigsten:

• •Der Kunde hat keine NIF oder USt-IdNr.: Trag sie beim Kunden ein (Kunden).
• •Eine Inlandsrechnung mit einer Position zu 0 %, die einen Befreiungscode bräuchte: Verwende einen steuerpflichtigen Satz.
• •Eine nicht steuerbare Rechnung: VERI*FACTU umfasst nur Rechnungen unter spanischer Umsatzsteuer.
• •Mehr als 12 verschiedene Steuersätze auf einer Rechnung oder ein so langes Serienpräfix, dass die Rechnungsnummer mehr als 60 Zeichen hat.

Stornieren und Berichtigen unter VERI*FACTU

Eine an die AEAT gesendete Rechnung kann nicht mehr bearbeitet werden. Beim Stornieren wird ein Stornodatensatz gesendet, der als zweite Zeile auf der Karte erscheint. Stornieren kannst du nur eine ausgestellte Rechnung ohne erfasste Zahlungen, und nicht, solange ihr Rechnungsdatensatz noch verarbeitet wird. Wenn du „AEAT is still processing this invoice — wait a minute and try again“ siehst (die AEAT verarbeitet diese Rechnung noch, warte eine Minute und versuch es erneut), tu genau das.

Storniere nur eine Rechnung, die versehentlich ausgestellt wurde und den Kunden nie erreicht hat. Für eine zugestellte, fehlerhafte Rechnung stellst du stattdessen eine Korrekturrechnung aus: Sie ist ein neuer Datensatz, der auf das Original verweist. Siehe Korrekturrechnungen und Stornieren.

Der QR-Code auf deinem PDF

Jede unter VERI*FACTU ausgestellte Rechnung trägt oben rechts den steuerlichen QR-Code der AEAT in der gesetzlich vorgeschriebenen Größe, darunter „VERI*FACTU“ und den Vermerk „Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT“ (Rechnung im Online-Portal der AEAT überprüfbar). Der Vermerk ist ein fester Gesetzestext und bleibt deshalb auf Spanisch, egal in welcher Sprache die Rechnung ist. Sandbox-Rechnungen tragen zusätzlich „ENTORNO DE PRUEBAS“.

Der QR-Code enthält deine NIF, die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und die Rechnungssumme (Bemessungsgrundlage plus Umsatzsteuer, vor einem etwaigen IRPF-Einbehalt). Dein Kunde, sein gestor oder ein Steuerprüfer kann ihn mit der Handykamera scannen, um die Prüfseite der AEAT zu öffnen und zu kontrollieren, ob die Rechnung einem von dir übermittelten Datensatz entspricht. Direkt nach dem Ausstellen wird der Datensatz eventuell noch verarbeitet, die Prüfung kann also ein paar Minuten brauchen, bis sie gelingt.

Rechnungen, die bei ausgeschaltetem VERI*FACTU ausgestellt wurden, haben weder QR-Code noch Vermerk. Das ist Absicht: Ein QR-Code ohne übermittelten Datensatz führt bei der AEAT nur auf eine Seite „nicht gefunden“, und der Vermerk darf nur gedruckt werden, wenn der Datensatz tatsächlich gesendet wird.