Fehlerbehebung

„Complete your business profile in Settings before issuing invoices“ (Unternehmensprofil unvollständig)

Eine Rechnung ist nur rechtsgültig, wenn sie dich als Aussteller ausweist. Invoice 14 stellt keine aus, solange dein rechtlicher Name, deine Steuernummer und deine Adresse nicht ausgefüllt sind. Am Ende der Meldung steht, was fehlt, mit internen Feldnamen: legalName (Rechtlicher Name), nif (deine Steuernummer), addressLine1 (Adresszeile 1), postalCode (Postleitzahl) und city (Stadt).

Öffne Einstellungen → Allgemein, fülle die Felder aus und klicke auf Einstellungen speichern. Dein Entwurf ist noch da. Geh also zurück und stelle ihn aus. Siehe Dein Unternehmensprofil.

„Your plan allows 14 invoices per year (or month) and you have used them all“ (Rechnungslimit erreicht)

Du hast in diesem Zeitraum so viele Rechnungen ausgestellt, wie dein Tarif erlaubt: 14 pro Kalenderjahr im Gratis-Tarif, 14 pro Kalendermonat in Plus. Dein Entwurf bleibt erhalten. Mach unter Abo ein Upgrade und stelle ihn sofort aus, oder warte, bis der Zeitraum neu beginnt. Korrekturrechnungen zählen nicht und können immer ausgestellt werden. Siehe Tarife und Abrechnung.

„VERI*FACTU invoices must be issued with today’s date“ (Ausstellungsdatum muss heute sein)

Mit eingeschaltetem VERI*FACTU wird jede Rechnung in dem Moment an die AEAT gesendet, in dem du sie ausstellst. Ihr Ausstellungsdatum muss deshalb nach spanischer Zeit heute sein. Das passiert meist bei einem Entwurf, den du an einem früheren Tag begonnen hast. Öffne den Entwurf, setze das Ausstellungsdatum auf heute, speichere und stelle ihn erneut aus. Unter VERI*FACTU kannst du eine Rechnung nicht rückdatieren. Wurde die Arbeit früher erbracht, beschreibe den Zeitraum stattdessen im Feld für den Leistungszeitraum. Siehe VERI*FACTU-Datensätze und der QR-Code.

„Reverse charge requires the customer’s VAT number“ (Reverse Charge braucht die USt-IdNr.)

Das innergemeinschaftliche Reverse Charge gilt nur, wenn du einem umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen in einem anderen EU-Land eine Rechnung stellst, und die Rechnung muss dessen USt-IdNr. zeigen. Öffne den Kunden unter Kunden, trag seine USt-IdNr. (innergemeinschaftlich) ein und speichere. Stelle die Rechnung dann erneut aus. Erhältst du stattdessen „… does not look like a valid VAT number for …“ (sieht nicht nach einer gültigen USt-IdNr. aus), entspricht die Nummer nicht dem Format ihres Landes. Prüfe das Länderkürzel (zum Beispiel DE oder FR), die Länge und mögliche Tippfehler.

Ist der Kunde eine Privatperson oder hat er keine USt-IdNr., gilt Reverse Charge nicht. Ändere die Steuerliche Behandlung auf der Rechnung, meist auf Inland. Siehe Steuerliche Behandlung und IRPF und Kunden.

„A corrective invoice must change something — its total cannot be zero“ (Korrekturrechnung mit Summe null)

Eine Korrekturrechnung enthält nur die Differenz zum Original. Ergeben ihre Positionen zusammen null, gibt es nichts zu berichtigen. Füge eine negative Position hinzu, um einen Betrag gutzuschreiben, oder eine positive für eine zusätzliche Berechnung. Wenn du nur eine Angabe korrigieren musst, die keinen Betrag ändert, etwa einen Tippfehler in einer Adresse, klär mit deinem gestor (Steuerberater), ob du überhaupt eine Korrekturrechnung brauchst. Siehe Korrekturrechnungen und Stornieren.

„VERI*FACTU is enabled but the NIF is not activated“ und andere Fehler bei der VERI*FACTU-Einrichtung

Diese Meldungen bedeuten, dass die VERI*FACTU-Einrichtung unter Einstellungen → VERI*FACTU nicht abgeschlossen ist oder nicht mehr gültig ist. Ein Inhaber muss das dort beheben (siehe VERI*FACTU einrichten):

• •„…the NIF is not activated — finish the setup in Settings“ (die NIF ist nicht aktiviert): Schließe die Einrichtungsschritte ab.
• •„VERI*FACTU production needs a signed representation“ (für die Produktion ist eine unterschriebene Vollmacht nötig): Unterschreibe die Vollmacht für die AEAT, bevor du in der Produktion ausstellst.
• •„The VERI*FACTU representation at AEAT has expired“ (die Vollmacht ist abgelaufen) oder „…was rejected or revoked“ (wurde abgelehnt oder widerrufen): Unterschreibe die Vollmacht erneut.
• •„VERI*FACTU requires a paid plan“ (VERI*FACTU erfordert einen Bezahltarif): Dein Tarif enthält VERI*FACTU nicht mehr. Mach unter Abo ein Upgrade. Wolltest du es eigentlich nicht mehr nutzen, schreib an hello@invoice14.com, und wir helfen dir beim Ausschalten.

VERI*FACTU lehnt die Rechnung selbst ab

Manche Rechnungen können nicht so, wie sie sind, an die AEAT gesendet werden. Invoice 14 prüft das, bevor eine Nummer verbraucht wird, es geht also nichts verloren. Korrigiere die Rechnung und stelle sie erneut aus:

• •„VERI*FACTU needs the customer’s tax identifier“ (die Steuernummer des Kunden fehlt): Trag die NIF des Kunden ein, bei ausländischen Kunden seine USt-IdNr.
• •„…does not yet support 0% lines on domestic invoices“ (Positionen zu 0 % auf Inlandsrechnungen werden noch nicht unterstützt): Verwende für Inlandskunden einen steuerpflichtigen Satz.
• •„Reverse-charge and export invoices must carry 0% VAT on every line“ (Reverse-Charge- und Ausfuhrrechnungen brauchen 0 % auf jeder Position): Setze jede Position auf 0 %.
• •„VERI*FACTU does not apply to invoices outside the scope of Spanish VAT“ (gilt nicht für Rechnungen außerhalb der spanischen Umsatzsteuer): Nicht steuerbare Rechnungen können nicht ausgestellt werden, solange VERI*FACTU eingeschaltet ist.
• •„…at most 12 different VAT rates on one invoice“ (höchstens 12 verschiedene Steuersätze pro Rechnung): Teile die Rechnung in zwei auf.
• •„The invoice number exceeds AEAT’s 60-character limit“ (die Rechnungsnummer überschreitet das AEAT-Limit von 60 Zeichen): Kürze das Serienpräfix im Unternehmensprofil.
• •„…must be in EUR“ (muss in EUR sein), „…Spanish issuers only“ (nur für spanische Rechnungssteller) oder „…not yet supported for issuers outside the VAT regime“ (für nicht umsatzsteuerlich registrierte Rechnungssteller noch nicht unterstützt): Prüfe Land, Währung und Umsatzsteuerregistrierung unter Steuereinstellungen.

Die Rechnung lässt sich aus einem anderen Grund nicht speichern oder ausstellen

• •„Jede Position braucht eine Beschreibung und eine positive Menge“: Fülle leere Positionen aus oder entferne sie, und achte darauf, dass jede Menge größer als null ist.
• •„Wähle einen Kunden“ oder „Issue date is required“ (Ausstellungsdatum fehlt): Wähle einen Kunden und ein Ausstellungsdatum.
• •„Cannot issue an invoice with no lines“ (Rechnung ohne Positionen): Füge mindestens eine Position hinzu.
• •„Issued invoices are immutable — create a corrective invoice instead“ (ausgestellte Rechnungen sind unveränderlich, erstelle stattdessen eine Korrekturrechnung): Ausgestellte Rechnungen können nicht bearbeitet werden. Nutze auf der Rechnung Korrekturrechnung. Siehe Korrekturrechnungen und Stornieren.
• •„Only issued, unpaid invoices can be voided“ (nur ausgestellte, unbezahlte Rechnungen können storniert werden): Eine bezahlte Rechnung kann nicht storniert werden. Stell eine Korrekturrechnung aus und erfasse die Erstattung. Siehe Zahlungen und Erstattungen.
• •„AEAT is still processing this invoice — wait a minute and try again“ (die AEAT verarbeitet diese Rechnung noch): Der VERI*FACTU-Datensatz ist noch unterwegs. Versuch es gleich noch einmal.

Mein Kunde hat die Rechnungs-E-Mail nicht bekommen, oder sie ist im Spam gelandet

Solange du keine eigene Domain eingerichtet hast, gehen Rechnungen von der gemeinsam genutzten Versandadresse von Invoice 14 als „Dein Name via Invoice 14“ hinaus, und Antworten gehen an deine Adresse. Manche Mailsysteme, vor allem Outlook und Microsoft 365, misstrauen Rechnungen von einer gemeinsam genutzten Adresse, die den Namen eines anderen Unternehmens tragen, und sortieren sie als Spam aus oder stellen sie unter Quarantäne.

1. 1Öffne die Rechnung und sieh dir die Liste unter Per E-Mail senden an. ✕ kennzeichnet eine fehlgeschlagene Sendung mit dem Grund. Behebe ihn und sende erneut. ✓ bedeutet, dass die Nachricht an unseren E-Mail-Anbieter übergeben wurde, nicht, dass sie im Posteingang angekommen ist. Siehe Rechnung per E-Mail senden.
2. 2Prüfe die E-Mail-Adresse beim Kunden. Rechnungen gehen immer an diese Adresse.
3. 3Bitte den Kunden, im Spam-, Junk- oder Quarantäneordner nachzusehen und die Nachricht als sicher zu markieren.
4. 4Für eine zuverlässige Zustellung sende von deiner eigenen Domain: Einstellungen → E-Mail-Versand → Von deiner eigenen Domain versenden. Du hinterlegst ein paar DNS-Einträge bei deinem Domain-Anbieter, und Rechnungen kommen dann von einer Adresse wie facturas@yourbusiness.com. Siehe E-Mail-Versand.
5. 5Lege eine Antwortadresse fest, die du auch wirklich liest, damit Kunden dir antworten können.

Du kannst das PDF auch jederzeit herunterladen und stattdessen von deiner eigenen E-Mail-Adresse senden (siehe Rechnungs-PDFs).

• •„The customer has no email address — add one first“ (der Kunde hat keine E-Mail-Adresse): Trag sie beim Kunden ein.
• •„Sending limit reached — try again in an hour“ (Versandlimit erreicht): Jeder Arbeitsbereich kann bis zu 20 E-Mails pro Stunde senden.

Die VIES-Prüfung schlägt fehl oder meldet, dass VIES nicht verfügbar ist

VIES ist der Dienst der Europäischen Kommission zur Prüfung von EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Er stützt sich auf die Steuerbehörden der einzelnen Länder, und manche davon sind oft langsam oder offline.

• •„Could not reach VIES“, „VIES responded with HTTP …“ oder „VIES could not check this number right now (MS_UNAVAILABLE)“ (VIES ist nicht erreichbar bzw. kann die Nummer gerade nicht prüfen): Der Dienst oder der Teil für dieses Land ist ausgefallen. Über die Nummer sagt das nichts aus. Versuch es später erneut. Eine frühere erfolgreiche Prüfung bleibt beim Kunden gespeichert.
• •„Laut VIES ist diese USt-IdNr. nicht gültig“: Die Nummer ist nicht für den innergemeinschaftlichen Handel registriert. Kläre das mit deinem Kunden. Solange sie nicht gültig ist, ist Reverse Charge nicht sicher.
• •„VIES only covers EU VAT numbers“ (VIES umfasst nur EU-Nummern): Das Land des Kunden liegt außerhalb der EU, zum Beispiel das Vereinigte Königreich oder die USA. Es gibt nichts zu prüfen.
• •„Speichere den Kunden zuerst und prüfe die Nummer danach“: VIES prüft die Nummer, die beim Kunden gespeichert ist. Speichere und klicke dann auf Über VIES prüfen.
• •„Too many VAT checks — wait a minute and try again“ (zu viele Prüfungen, warte eine Minute): Du kannst bis zu 10 Prüfungen pro Minute ausführen.

Eine fehlende VIES-Prüfung hindert dich nicht daran, eine Reverse-Charge-Rechnung auszustellen: Der Rechnungseditor warnt dich nur. Trotzdem ist es gute Praxis, einen Nachweis über die Prüfung aufzubewahren. Siehe Kunden.

Mir fehlen Tabs in den Einstellungen, oder beim Speichern erscheint „Only the workspace owner can do this“

Du bist Mitglied im Arbeitsbereich einer anderen Person, nicht sein Inhaber („Only the workspace owner can do this“ heißt: Nur der Inhaber des Arbeitsbereichs kann das tun). Mitglieder sehen Design, Deine Daten und Gefahrenzone nicht und können die übrigen Einstellungen nicht speichern oder den Tarif ändern. Bitte einen Inhaber, die Änderung vorzunehmen oder dir die Rolle Admin zu geben. Siehe Teammitglieder.

Eine Seite ist ausgegraut, und ich kann nichts anklicken

Dein Tarif enthält diese Funktion nicht: Angebote, Rechnungsdesign und VERI*FACTU brauchen Plus oder Ultimate, Mitglieder brauchen Ultimate. Das Fenster darüber erklärt, welcher Tarif die Funktion freischaltet. Klicke auf Tarife ansehen, um die Tarife zu sehen. Siehe Tarife und Abrechnung.

„Not signed in“, eine leere Anmeldeseite oder eine Seite, die ständig lädt

Die Anmeldesitzung deines Browsers ist veraltet oder nur halb eingerichtet („Not signed in“ heißt: nicht angemeldet). Das kann nach längerer Abwesenheit oder direkt nach der Anmeldung passieren. So behebst du es:

1. 1Zeigt die Fehlerseite Abmelden, klicke darauf. Andernfalls melde dich über deinen Avatar in der oberen Leiste ab.
2. 2Schließe den Tab, öffne invoice14.com erneut und melde dich an.
3. 3Hängt es immer noch? Probier ein privates Fenster. Funktioniert es dort, lösche die Cookies für invoice14.com oder schalte Browser-Erweiterungen aus, die Skripte oder Cookies blockieren.

Landest du auf der Willkommensseite statt auf deinem Dashboard, bist du angemeldet, aber es ist kein Arbeitsbereich ausgewählt. Wenn du in ein Team eingeladen wurdest, nimm die Einladung dort an, statt einen neuen Arbeitsbereich anzulegen. Siehe Erste Schritte.

Wo erfasse ich Ausgaben oder Eingangsrechnungen?

Invoice 14 ist für die Rechnungen gedacht, die du verschickst. Ausgaben, Eingangsrechnungen und die abziehbare Vorsteuer erfasst es nicht. Deine Steuerberichte decken die Umsatzseite ab: Ausgangs-Umsatzsteuer, einbehaltenes IRPF und Umsatz. Die Einkaufsseite füllt dein gestor oder deine Steuerberatung aus. Siehe Berichte im Überblick.