Rechnungs-PDFs

Rechnungs-PDF herunterladen

1. 1Öffne die ausgestellte Rechnung unter Rechnungen.
2. 2Klicke oben rechts auf PDF herunterladen. Das PDF öffnet sich in einem neuen Browser-Tab.
3. 3Speichere oder drucke es aus dem PDF-Viewer deines Browsers.

Die Datei ist nach dem Dokument und seiner Nummer in der Sprache des Kunden benannt, zum Beispiel factura-2026-0021.pdf, invoice-2026-0021.pdf oder factura-rectificativa-R2026-0001.pdf. Dasselbe PDF wird angehängt, wenn du die Rechnung per E-Mail sendest (Rechnung per E-Mail senden).

Entwürfe haben kein PDF: Eine Rechnung wird erst zum Dokument, wenn sie ausgestellt und nummeriert ist. Um das Layout vor dem Ausstellen zu prüfen, sieh dir dein Design unter Einstellungen → Design in der Vorschau an (Rechnungsdesign). Angebote bekommen ein PDF, sobald du sie als versendet markierst (Angebote).

Was auf dem PDF steht

• •Kopf: dein Firmenname (oder dein Logo), Dokumenttitel und -nummer, das Ausstellungsdatum sowie Fälligkeitsdatum und Leistungszeitraum, falls du sie angegeben hast.
• •Von: dein rechtlicher Name, Steuernummer und USt-IdNr., Adresse, Handelsregistereintrag (bei Gesellschaften), E-Mail und Telefon, aus deinem Unternehmensprofil (Dein Unternehmensprofil).
• •Rechnung an: Name, Steuernummer, USt-IdNr. und Adresse des Kunden.
• •Positionen: Beschreibung (mit Hinweis auf einen etwaigen Rabatt), Menge, Einheit, Stückpreis, Steuersatz und Betrag.
• •Summen: die Bemessungsgrundlage, die Umsatzsteuer je Satz („21 % auf …“), die Rechnungssumme, ein etwaiger IRPF-Einbehalt und der zu zahlende Betrag.
• •Steuerhinweis: der Wortlaut für Reverse Charge, Ausfuhr oder nicht steuerbare Umsätze, wenn die Rechnung einen hat (Steuerliche Behandlung und IRPF).
• •Anmerkungen, dann Zahlungsinformationen mit der Bankverbindung aus deinem Profil und ganz unten deine Rechnungsfußzeile.

Wenn du nicht umsatzsteuerlich registriert bist, fallen die Steuerspalte und die Steuerzeilen weg. Bei grenzüberschreitenden Rechnungen entfallen auch die Steuerzeilen mit 0 %, da der Steuerhinweis erklärt, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Eine Korrekturrechnung trägt den Titel „Korrekturrechnung“ und nennt außerdem Nummer und Datum der berichtigten Rechnung, die Korrekturmethode und den Korrekturgrund (Korrekturrechnungen und Stornieren).

Der VERI*FACTU-QR-Code

Wenn die Rechnung mit eingeschaltetem VERI*FACTU ausgestellt wurde, steht oben rechts ein QR-Code mit „VERI*FACTU“ und darunter dem Vermerk „Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT“ (Rechnung im Online-Portal der AEAT überprüfbar). Dein Kunde kann ihn scannen, um die Rechnung auf der Website der spanischen Steuerbehörde zu prüfen. Der Vermerk ist unabhängig von der Rechnungssprache immer auf Spanisch, weil das Gesetz den Wortlaut vorschreibt.

Rechnungen, die in der VERI*FACTU-Sandbox ausgestellt wurden, tragen zusätzlich den Vermerk „ENTORNO DE PRUEBAS“ (Testumgebung) und haben keine rechtliche Wirkung. Rechnungen, die bei ausgeschaltetem VERI*FACTU ausgestellt wurden, haben keinen QR-Code. Mehr dazu unter VERI*FACTU-Datensätze und der QR-Code.

Sprache und Design

Alle Beschriftungen auf dem PDF, also Überschriften, Einheiten und „Zu zahlen“, erscheinen in der Rechnungssprache des Kunden (Englisch, Spanisch, Deutsch, Italienisch oder Französisch), egal in welcher Sprache du die App nutzt. Leg sie vor dem Ausstellen beim Kunden fest (Kunden). Dein eigener Text, etwa Positionsbeschreibungen und Notizen, wird so gedruckt, wie du ihn eingegeben hast.

In den Tarifen Plus und Ultimate kannst du unter Einstellungen → Design dein Logo hinzufügen und Farben und Schrift wählen (Rechnungsdesign). Im Gratis-Tarif nutzen Rechnungen das Standarddesign von Invoice 14.

Warum sich ein ausgestelltes PDF nie ändert

Wenn du eine Rechnung ausstellst, wird alles darauf eingefroren: deine Angaben, die des Kunden, die Positionen, die Summen, die Sprache und das Design. Das PDF wird aus dieser eingefrorenen Kopie erzeugt. Du bekommst also bei jedem Herunterladen genau dasselbe Dokument: das, das dein Kunde erhalten hat, und das, das die Steuerbehörde sehen würde.

Wenn du später deine Adresse, deine Bankverbindung, dein Logo oder die Angaben des Kunden änderst, betrifft das nur Rechnungen, die du ab dann ausstellst. Wenn eine ausgestellte Rechnung selbst falsch ist, berichtige sie mit einer Korrekturrechnung (Korrekturrechnungen und Stornieren).