Zahlungen und Erstattungen

Zahlung erfassen

Invoice 14 ist nicht mit deiner Bank verbunden. Du sagst ihm also selbst, wann Geld eingeht. So bleiben die offenen und überfälligen Beträge im Dashboard, der Forderungsbericht und der Bericht zu den Zahlungseingängen korrekt.

1. 1Öffne die ausgestellte Rechnung unter Rechnungen.
2. 2Prüfe in der Karte Zahlung erfassen den Betrag €. Er ist mit dem noch offenen Betrag vorausgefüllt.
3. 3Setze das Datum, an dem das Geld eingegangen ist (standardmäßig heute), und die Zahlungsart: Überweisung, Bar, Karte oder Sonstige.
4. 4Füge optional eine Referenz hinzu, etwa den Verwendungszweck der Überweisung, damit du später leichter abgleichen kannst.
5. 5Klicke auf Zahlung erfassen.

Zahlungen kannst du nur auf ausgestellten Rechnungen erfassen, nicht auf Entwürfen oder stornierten Rechnungen. Der Betrag ist das, was du tatsächlich erhalten hast: Bei einer Rechnung mit IRPF-Einbehalt ist das der Betrag unter Zu zahlen, nicht die Rechnungssumme. Gib Beträge ohne Tausendertrennzeichen ein: 1200.50 oder 1200,50, nicht 1.200,50.

Teilzahlungen

Wenn der Kunde in Raten zahlt, erfasse jede Rate mit ihrem eigenen Datum, sobald sie eingeht. Die Rechnungssummen zeigen dann Bezahlt und Offen, jede Zahlung wird unten in der Karte aufgelistet, und die nächste Zahlung ist mit dem Restbetrag vorausgefüllt.

Die Rechnung wechselt auf bezahlt, sobald die Zahlungen den fälligen Betrag erreichen, und die Karte zeigt dann Vollständig bezahlt. Bis dahin bleibt sie ausgestellt, und sobald ihr Fälligkeitsdatum verstrichen ist, gilt sie im Dashboard und im Bericht zur Fälligkeitsstruktur der Forderungen (Umsatz- und Forderungsberichte) als überfällig.

Eine erfasste Zahlung kann weder bearbeitet noch gelöscht werden, und Invoice 14 hindert dich nicht daran, mehr zu erfassen, als geschuldet ist. Prüfe Betrag und Datum also genau, bevor du klickst.

Erstattung auf einer Korrekturrechnung erfassen

Wenn du einem Kunden mit einer Korrekturrechnung etwas gutschreibst (Korrekturrechnungen und Stornieren), ist deren Summe negativ: Du schuldest dem Kunden Geld. Die Karte auf dieser Rechnung heißt dann Erstattung erfassen und zeigt diesen Hinweis: Diese Korrekturrechnung ist eine Gutschrift an den Kunden. Erfasse die Erstattung als negativen Betrag.

1. 1Öffne die Korrekturrechnung.
2. 2Gib den zurückgezahlten Betrag als negative Zahl ein, zum Beispiel -424.00. Er ist mit der vollen Gutschrift vorausgefüllt.
3. 3Setze Datum, Zahlungsart und Referenz und klicke dann auf Erstattung erfassen.

Ein positiver Betrag auf einer Gutschrift (oder ein negativer auf einer normalen Rechnung) wird abgelehnt. Sobald die Erstattungen der Gutschrift entsprechen, wird auch die Korrekturrechnung als bezahlt markiert.

Die ursprüngliche Rechnung und ihre Korrekturrechnung haben jeweils einen eigenen Saldo. Wenn der Kunde noch nicht gezahlt hatte und einfach die korrigierte Summe zahlt, kannst du das zum Beispiel so ausgleichen: Erfasse eine Zahlung über den vollen ursprünglichen Betrag und eine Erstattung über die Gutschrift, jeweils mit einer Referenz, die die Verrechnung vermerkt. Frag deine Steuerberatung, wie sie es erfasst haben möchte.