E-Mail-Versand

Wie deine Rechnungs-E-Mails versendet werden

Wenn du bei einer ausgestellten Rechnung auf Per E-Mail senden klickst, schickt Invoice 14 das PDF für dich per E-Mail an den Kunden (siehe Rechnung per E-Mail senden). Diese Einstellungen bestimmen, von wem die E-Mail zu kommen scheint und wohin die Antwort deines Kunden geht. Du findest sie unter Einstellungen → E-Mail-Versand.

Deine E-Mails können auf zwei Wegen hinausgehen:

• •Von der gemeinsam genutzten Adresse von Invoice 14 (Standard). Die E-Mail kommt von einer Invoice-14-Adresse und zeigt deinen Namen, gefolgt von „via Invoice 14“. Eine Zeile unten besagt, dass sie in deinem Namen versendet wurde und wohin Antworten gehen. Nichts einzurichten.
• •Von deiner eigenen Domain, zum Beispiel facturas@yourbusiness.com. Die E-Mail kommt von dir, ohne „via“. Dafür brauchst du eine Domain und Zugriff auf ihre DNS-Einstellungen.

Absendernamen und Antwortadresse festlegen

1. 1Geh zu Einstellungen → E-Mail-Versand.
2. 2Gib unter Absendername den Namen ein, unter dem deine Kunden dich kennen. Lässt du das Feld leer, wird dein Firmenname verwendet (oder dein rechtlicher Name, wenn du keinen Firmennamen hast).
3. 3Gib unter Antwortadresse das Postfach ein, in dem Antworten landen sollen. Lässt du das Feld leer, wird die geschäftliche E-Mail-Adresse aus deinem Profil verwendet.
4. 4Klicke auf Einstellungen speichern.

Unter den Feldern zeigt eine Zeile genau, wie deine E-Mails derzeit versendet werden, zum Beispiel „Estudio Martín via Invoice 14“ von der gemeinsam genutzten Adresse oder deine eigene Adresse, sobald deine Domain verifiziert ist.

Nur der Inhaber des Arbeitsbereichs kann diese Einstellungen ändern. Andere Mitglieder können trotzdem Rechnungen per E-Mail versenden. Die E-Mails verwenden dann die Einstellungen des Inhabers.

Warum der Versand von der eigenen Domain hilft

Mailserver entscheiden, ob sie einer E-Mail vertrauen, indem sie prüfen, ob die sendende Domain sie autorisiert hat. Dafür sorgen zwei DNS-Einträge: SPF listet die Server auf, die für eine Domain senden dürfen, und DKIM fügt eine Signatur hinzu, die belegt, dass die Nachricht wirklich von dieser Domain stammt und nicht verändert wurde. Die gemeinsam genutzte Adresse von Invoice 14 besteht diese Prüfungen. Sie wird aber von vielen Unternehmen geteilt, und eine Rechnung von einer Adresse, die nicht zum Firmennamen passt, sieht genau so aus wie Rechnungsbetrug.

Vor allem Outlook und Microsoft 365 stellen Rechnungen von einer gemeinsam genutzten Adresse manchmal unter Quarantäne, sodass sie nie im Posteingang deines Kunden ankommen. Wenn du von deiner eigenen verifizierten Domain sendest, bestehen SPF und DKIM für deine Domain, der Absender passt zum Unternehmen auf der Rechnung, und die Reputation, die deine E-Mails aufbauen, gehört allein dir. Das ist der zuverlässigste Weg, damit deine Rechnungen ankommen.

Von deiner eigenen Domain senden

Du brauchst eine eigene Domain (der Teil nach dem @ in deiner geschäftlichen E-Mail-Adresse) und einen Zugang dort, wo ihr DNS verwaltet wird. Das ist meist der Anbieter, bei dem du die Domain gekauft hast, oder dein Website- oder E-Mail-Hoster. Nur der Inhaber des Arbeitsbereichs sieht diesen Teil der Seite.

1. 1Gib unter Von deiner eigenen Domain versenden im Feld Domain deine Domain ein, nur die Domain wie yourbusiness.com, ohne „www“ oder „https://“.
2. 2Klicke auf Domain einrichten. Es erscheint eine Tabelle mit DNS-Einträgen, jeweils mit Typ, Name und Wert.
3. 3Öffne in einem anderen Tab die DNS-Einstellungen deines Domain-Anbieters und füge jeden Eintrag genau so hinzu, wie er angezeigt wird. Typischerweise sind das ein TXT-Eintrag für DKIM sowie ein MX- und ein TXT-Eintrag für SPF auf einer Versand-Subdomain, damit sie die E-Mails, die du bereits empfängst, nicht stören.
4. 4Klicke zurück in Invoice 14 auf Verifizierung prüfen. Die Spalte Status zeigt, welche Einträge gefunden wurden.
5. 5Sobald die Domain als verifiziert angezeigt wird, lege die Absenderadresse fest, den Teil vor dem @, zum Beispiel facturas oder rechnungen, und klicke auf Einstellungen speichern.

Es kann zwischen ein paar Minuten und einem Tag dauern, bis DNS-Änderungen sichtbar sind. Wenn der Status noch anzeigt, dass auf DNS gewartet wird, warte eine Weile und prüfe erneut. Du kannst bis zu 20-mal pro Stunde prüfen.

Ab dann kommt jede Rechnungs-E-Mail von dieser Adresse, mit deinem Absendernamen. Wenn du auch eine Antwortadresse festgelegt hast, gehen Antworten dorthin. Andernfalls kommen sie an die Versandadresse zurück. Sorge also dafür, dass jemand sie liest (oder bitte deinen E-Mail-Hoster, sie weiterzuleiten).

• •„Enter a bare domain like example.com“ (Gib nur die Domain ein, wie example.com): Entferne www., https://, einen Pfad und Leerzeichen.
• •„A sender domain is already configured — remove it first“ (Es ist bereits eine Absenderdomain eingerichtet, entferne sie zuerst): Klicke auf Domain entfernen, bevor du eine andere einrichtest.
• •„Only letters, digits, ".", "_" and "-"“ (Nur Buchstaben, Ziffern, „.“, „_“ und „-“): Die Absenderadresse darf keine Leerzeichen, Akzente oder @ enthalten.
• •Status „Verifizierung fehlgeschlagen“: Einer der Einträge stimmt nicht. Vergleiche jeden Wert Zeichen für Zeichen. Manche DNS-Anbieter hängen deine Domain automatisch an den Namen an, sodass ein Name wie send.yourbusiness.com eventuell nur als send eingegeben werden muss.

Um zur gemeinsam genutzten Adresse zurückzukehren, klicke auf Domain entfernen. Deine E-Mails wechseln sofort zurück. Danach kannst du die DNS-Einträge bei deinem Anbieter löschen.

Wenn E-Mails trotzdem im Spam landen

• •Bitte den Kunden, im Spam- oder Quarantäneordner nachzusehen und die E-Mail als sicher zu markieren. So lernt sein Mailsystem, dir zu vertrauen.
• •Trag deine vollständigen Unternehmensdaten im Unternehmensprofil ein. Die Fußzeile der E-Mail wiederholt deinen rechtlichen Namen, deine Steuernummer und deine Adresse, und so sieht die Nachricht nach dem aus, was sie ist.
• •Schreib eine kurze persönliche Nachricht, statt den Standardtext unverändert zu senden.
• •Wenn du von der gemeinsam genutzten Adresse sendest, richte wie oben beschrieben deine eigene Domain ein.

Weitere Tipps findest du unter Fehlerbehebung.