VERI*FACTU einrichten

Was VERI*FACTU ist und wann du es brauchst

VERI*FACTU ist das System der spanischen Steuerbehörde (AEAT) für Rechnungssoftware, geregelt im Königlichen Dekret 1007/2023 und in der Verordnung HAC/1177/2024. Im VERI*FACTU-Modus sendet die Software im Moment der Ausstellung einen Datensatz jeder Rechnung an die AEAT, und die Rechnung trägt einen QR-Code, mit dem jeder sie mit den Daten der AEAT abgleichen kann.

Nach dem Königlichen Gesetzesdekret 15/2025 wird es am 1. Januar 2027 für Unternehmen Pflicht, die Körperschaftsteuer zahlen, und am 1. Juli 2027 für alle anderen Betroffenen, einschließlich der autónomos (Selbstständigen). Unternehmen im SII (sofortige Übermittlung von Umsatzsteuerinformationen) sind ausgenommen. Die Termine wurden schon mehrfach verschoben. Prüfe also die aktuellen Hinweise der AEAT oder frag deinen gestor (Steuerberater).

Invoice 14 übermittelt die Datensätze über einen zugelassenen Anbieter, der als colaborador social (zugelassener Kooperationspartner) der AEAT handelt. Du lädst dein elektronisches Zertifikat nie bei uns hoch. Stattdessen unterschreibst du einmalig eine Vollmacht (eine „representación“), die dem Anbieter erlaubt, in deinem Namen zu übermitteln. Das ist ohne Aufpreis in den Tarifen Plus und Ultimate enthalten.

Aus, Sandbox und Produktion

Die VERI*FACTU-Seite in den Einstellungen zeigt oben den aktuellen Modus und deine NIF. Es gibt drei Modi:

• •Aus: der Standard. Nichts wird an die AEAT gesendet, und Rechnungen tragen weder QR-Code noch VERI*FACTU-Vermerk.
• •Sandbox (Test): Datensätze gehen an die Testumgebung der AEAT. Rechnungen erhalten einen QR-Code, den Vermerk und die Kennzeichnung „ENTORNO DE PRUEBAS“ (Testumgebung) und haben bei der AEAT keine rechtliche Wirkung. Nur zum Ausprobieren.
• •Produktion: Jede Rechnung, die du ausstellst, wird als rechtsgültiger Datensatz an die AEAT gesendet und mit dem QR-Code und dem Vermerk „Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT“ (Rechnung im Online-Portal der AEAT überprüfbar) gedruckt.

Bevor du anfängst

VERI*FACTU gilt für spanische Rechnungen in Euro. Der Arbeitsbereich braucht deshalb:

• •Spanien als Land und deine eingetragene NIF, beides unter Einstellungen → Allgemein (Dein Unternehmensprofil).
• •EUR als Währung und ein gesetztes Häkchen bei Für IVA registriert, unter Einstellungen → Steuern (Steuereinstellungen).
• •Den Tarif Plus oder Ultimate. Im Gratis-Tarif ist die Seite ausgegraut und zeigt einen Upgrade-Hinweis.
• •Eine Anmeldung als Inhaber des Arbeitsbereichs. Mitglieder sehen die Seite, können sie aber nicht ändern.

Fehlt etwas, zeigt die Seite „Vor der Aktivierung: spanischer Arbeitsbereich, NIF hinterlegt, Währung EUR und umsatzsteuerlich registriert.“, und die Schaltflächen bleiben ausgegraut, bis du es behoben hast.

VERI*FACTU für Gesellschaften (SL, SA…) befindet sich derzeit in einer geschlossenen Beta. Arbeitsbereiche von Selbstständigen können es schon heute einschalten. Wenn deine Rechtsform eine Gesellschaft ist, erklärt die Seite das und bleibt ausgegraut. Schreib an hello@invoice14.com, um an der Beta teilzunehmen.

Schritt 1: Übermittlung autorisieren

Die AEAT verlangt eine einmalige Vollmacht, damit der Anbieter Datensätze für deine NIF übermitteln darf. Als Selbstständiger kannst du sie online unterschreiben, ganz ohne Zertifikat.

1. 1Geh zu Einstellungen → VERI*FACTU.
2. 2Fülle unter 1. Übermittlung autorisieren die Felder Vorname, Nachname(n), Gemeinde, Straße und Hausnummer genau so aus, wie sie auf deinem DNI oder NIE (spanischer Personalausweis bzw. Ausländer-Identifikationsnummer) und in deiner steuerlichen Anschrift stehen. Gemeinde und Straße sind aus deinem Unternehmensprofil vorausgefüllt. Enthält die Straße noch Hausnummer oder Stockwerk, verschiebe die Nummer in ihr eigenes Feld.
3. 3Prüfe die E-Mail für den Signaturlink: Dorthin wird der Signaturlink geschickt.
4. 4Klicke auf Online unterschreiben.
5. 5Öffne die E-Mail des E-Signatur-Partners des Anbieters (oder klicke auf der Seite auf Signaturlink öffnen) und schließe die Unterschrift ab.
6. 6Komm zurück und klicke auf Status prüfen. Wenn das Badge Unterschrieben zeigt, bist du bereit für Schritt 2. Die Seite prüft den Status außerdem jedes Mal von selbst, wenn du sie öffnest.

Während du unterschreibst, zeigt der Status Unterschrift ausstehend, zusammen mit dem Signaturlink und einem Hinweis, wohin die E-Mail gegangen ist.

Die Signatur-E-Mail kommt vom E-Signatur-Partner des Anbieters, nicht von Invoice 14. Sie kann ein paar Minuten brauchen und landet oft im Spam- oder Werbeordner. Jeder Klick auf Online unterschreiben startet einen neuen, kostenpflichtigen Signaturvorgang. Fordere sie also bitte nicht erneut an, sondern nutze Status prüfen, und wenn nichts ankommt, schreib an hello@invoice14.com.

Stattdessen mit elektronischem Zertifikat unterschreiben

Wenn du möchtest, oder wenn dein Arbeitsbereich eine Gesellschaft ist, unterschreibst du die Vollmacht mit einem elektronischen Zertifikat. Die Online-Unterschrift gibt es nur für natürliche Personen, der gesetzliche Vertreter einer Gesellschaft geht also immer diesen Weg.

1. 1Fülle die Angaben der unterzeichnenden Person aus. Bei einer Gesellschaft gibst du außerdem die NIF des Vertreters ein, also die NIF des unterzeichnenden gesetzlichen Vertreters. Name und Adresse der Gesellschaft selbst stammen aus deinem Unternehmensprofil.
2. 2Klicke auf Formular zum Signieren mit Zertifikat herunterladen. Ein vorausgefülltes PDF öffnet sich.
3. 3Unterschreibe das PDF mit dem elektronischen Zertifikat (dem der Gesellschaft oder dem eigenen des Vertreters) in deinem üblichen Signaturprogramm.
4. 4Klicke auf Signiertes PDF hochladen und wähle die unterschriebene Datei. Sie muss ein PDF mit höchstens 5 MB sein.
5. 5Der Status aktualisiert sich, sobald der Anbieter das unterschriebene Formular angenommen hat. Klicke auf Status prüfen, falls das nicht passiert.

Optional: zuerst in der Sandbox ausprobieren

In der Sandbox siehst du den ganzen Ablauf, also Datensätze, Status, QR-Code und Vermerk, bevor irgendetwas zählt. Sie braucht keine Vollmacht, du kannst sie also schon vor Schritt 1 ausprobieren.

1. 1Klicke unter Optional: zuerst in der Sandbox ausprobieren auf Sandbox aktivieren.
2. 2Stell wie gewohnt eine Rechnung aus und öffne sie, um ihren AEAT-Datensatz zu sehen.
3. 3Wenn du fertig bist, geh live (Schritt 2). Du kannst direkt aus der Sandbox auf Produktion umstellen.

Sandbox-Rechnungen sind in Invoice 14 echte Rechnungen: Sie erhalten die nächsten Nummern deiner Serie und erscheinen in deinen Berichten. Schick sie nicht an Kunden. Wenn du bereits echte Rechnungen stellst, storniere die Testrechnungen danach, damit sie nicht als Umsatz zählen.

Schritt 2: live gehen

1. 1Vergewissere dich, dass Schritt 1 Unterschrieben zeigt.
2. 2Klicke unter 2. Live gehen auf Auf Produktion umstellen und bestätige.
3. 3Die Seite zeigt jetzt den Produktionsmodus mit einem Häkchen. Jede Rechnung, die du ab jetzt ausstellst, wird an die AEAT gesendet.

Ab diesem Zeitpunkt funktionieren einige Dinge anders:

• •Rechnungen müssen mit dem heutigen Datum (spanische Zeit) ausgestellt werden, weil der Datensatz im Moment der Ausstellung gesendet wird.
• •Eine ausgestellte Rechnung ist ein rechtsgültiger Datensatz bei der AEAT. Sie kann nicht bearbeitet werden, sondern nur storniert (was einen Stornodatensatz sendet) oder mit einer Korrekturrechnung berichtigt werden. Siehe Korrekturrechnungen und Stornieren.
• •Deine NIF, dein Land, deine Währung und deine Umsatzsteuerregistrierung sind gesperrt. Um sie zu ändern, müsstest du VERI*FACTU zuerst deaktivieren.

Wie du jeden Datensatz verfolgst und was der QR-Code auf dem PDF bewirkt, erklärt VERI*FACTU-Datensätze und der QR-Code.

Am Laufen halten

Die Vollmacht wird jeden Tag bei der AEAT geprüft. Läuft sie ab oder wird sie widerrufen, zeigt die Seite eine Warnung, und Rechnungen können erst wieder ausgestellt werden, wenn du erneut unterschreibst: Das Badge zeigt Abgelaufen – erneut unterschreiben oder Abgelehnt – erneut starten, und Schritt 1 öffnet sich wieder, damit du ihn wiederholen kannst.

Fällt dein Tarif auf Gratis zurück, während VERI*FACTU eingeschaltet ist, können Rechnungen erst wieder ausgestellt werden, wenn du upgradest oder VERI*FACTU deaktivierst. Nach 30 Tagen ohne Bezahltarif wird es automatisch ausgeschaltet.

VERI*FACTU ausschalten

Klicke unten in der Karte auf VERI*FACTU deaktivieren und bestätige. Neue Rechnungen werden nicht mehr an die AEAT gemeldet und tragen keinen QR-Code. Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert, mit ihren Datensätzen.

Wenn du „Some records are still being submitted to AEAT — wait until they settle before disabling“ siehst (einige Datensätze werden noch an die AEAT übermittelt), warte ein paar Minuten, bis jeder Datensatz eine Antwort der AEAT hat, und versuch es erneut.

Sobald deine VERI*FACTU-Frist verstrichen ist, müssen deine Rechnungen aus Software stammen, die die Vorschriften erfüllt. Invoice 14 bietet nur den VERI*FACTU-Modus an. Wenn du ihn dann ausschaltest, wären deine neuen Rechnungen also nicht konform. Sprich vorher mit deinem gestor.