Rechnung erstellen und ausstellen

Neue Rechnung beginnen

Eine Rechnung beginnt als Entwurf. Einen Entwurf kannst du so oft speichern und ändern, wie du willst. Zur rechtsgültigen Rechnung mit Nummer wird er erst, wenn du ihn ausstellst.

1. 1Öffne Rechnungen in der oberen Leiste.
2. 2Klicke auf Neue Rechnung.
3. 3Tippe unter Kunde einen Namen oder eine USt-IdNr. ein und wähle den Kunden. Neuer Kunde? Wähle unten in der Liste Kunde hinzufügen (Kunden).

Mit der Wahl des Kunden werden steuerliche Behandlung, gesetzlicher Steuerhinweis und IRPF-Einbehalt aus deinen Steuereinstellungen und den Vorgaben des Kunden ausgefüllt. Steuerliche Behandlung und IRPF erklärt die einzelnen Optionen.

Daten und weitere Angaben

• •Ausstellungsdatum: standardmäßig heute. Wenn VERI*FACTU eingeschaltet ist, muss es das heutige Datum (spanische Zeit) bleiben, weil der Datensatz in dem Moment an die AEAT geht, in dem du ausstellst.
• •Fälligkeitsdatum: optional. Setz es, wenn du Zahlungsbedingungen vereinbart hast. Eine ausgestellte Rechnung, die bis dahin nicht vollständig bezahlt ist, gilt im Dashboard und im Forderungsbericht als überfällig.
• •Leistungszeitraum (Freitext): optionaler Freitext dazu, wann die Arbeit erbracht wurde, etwa „Oktober 2026“ oder „Q3“. Er wird unter den Daten gedruckt.
• •IRPF-Einbehalt, Steuerliche Behandlung und Steuerhinweis (auf der Rechnung gedruckt): für den Kunden vorausgefüllt. Ändere sie hier, wenn diese Rechnung davon abweicht.

Positionen hinzufügen

Jede Zeile unter Positionen ist eine Position auf der Rechnung.

• •Beschreibung: frei eintippen oder auf das Feld klicken und aus deinen Produkten wählen. Ein gewähltes Produkt füllt Beschreibung, Einheit, Preis, Steuersatz und den vereinbarten Rabatt des Kunden aus.
• •Menge und Einheit: Dezimalzahlen sind kein Problem (1,5 Tage).
• •Preis €: der Stückpreis vor Steuern. Für Dezimalstellen kannst du Komma oder Punkt verwenden, aber kein Tausendertrennzeichen. Gib 1200 oder 1200,50 ein, denn 1.200 wird als 1,2 gelesen.
• •Rabatt: Wähle % für einen Prozentsatz oder das Währungssymbol für einen festen Betrag pro Einheit.
• •Steuersatz: wird pro Position festgelegt, sodass eine Rechnung mehrere Sätze kombinieren kann (zum Beispiel 21 % und 10 %).
• •Netto: die Summe der Position nach Rabatt, vor Steuern.

Klicke auf + Position hinzufügen für eine weitere Zeile oder auf ✕ am Ende einer Zeile, um sie zu entfernen. Der Summenbereich aktualisiert sich beim Tippen: Bemessungsgrundlage, die Umsatzsteuer je Satz, ein etwaiger IRPF-Einbehalt (abgezogen) und Zu zahlen. Alles unter Notizen (auf der Rechnung gedruckt) wird unter den Summen gedruckt, praktisch für eine Projektreferenz oder Zahlungsbedingungen.

Entwurf speichern oder Rechnung ausstellen

Entwurf speichern sichert deine Arbeit, ohne sie zu nummerieren. Entwürfe erscheinen in der Liste als (Entwurf). Öffne einen, um weiterzumachen, oder klicke auf Entwurf löschen, um ihn zu verwerfen. Entwürfe sind kostenlos: Sie zählen nicht zum Rechnungskontingent deines Tarifs.

Rechnung ausstellen fragt nach einer Bestätigung, speichert dann den Entwurf und macht daraus eine echte Rechnung:

• •Sie erhält die nächste Nummer deiner Serie (zum Beispiel 2026-0022). Nummern sind fortlaufend, werden nie übersprungen und nie wiederverwendet. Das Serienpräfix legst du unter Einstellungen → Allgemein fest (Dein Unternehmensprofil).
• •Deine Unternehmensdaten, die Kundendaten, die Positionen und die Summen werden genau so eingefroren, wie sie ausgestellt wurden. Spätere Änderungen am Kunden oder an deinem Profil ändern daran nichts.
• •Das PDF kann jetzt heruntergeladen und per E-Mail versendet werden (Rechnungs-PDFs, Rechnung per E-Mail senden), und du kannst Zahlungen dazu erfassen (Zahlungen und Erstattungen).
• •Wenn VERI*FACTU eingeschaltet ist, wird der Rechnungsdatensatz sofort an die AEAT gesendet (VERI*FACTU-Datensätze und der QR-Code).

Eine ausgestellte Rechnung kann weder bearbeitet noch gelöscht werden. Die spanischen (und die meisten EU-)Rechnungsvorschriften verlangen, dass ausgestellte Rechnungen genau so bleiben, wie sie verschickt wurden. Um eine zu berichtigen, stellst du eine Korrekturrechnung aus, oder du stornierst sie, wenn sie versehentlich ausgestellt wurde: siehe Korrekturrechnungen und Stornieren.

Die Nummern folgen der Reihenfolge, in der du ausstellst. Die spanischen Vorschriften erwarten, dass Nummern und Daten in derselben Reihenfolge verlaufen. Stell also keine Rechnung mit einem früheren Datum aus als eine, die du bereits ausgestellt hast.

Wenn sich die Rechnung nicht speichern oder ausstellen lässt

Solange das Ausstellen nicht erfolgreich war, wird nichts nummeriert. Du kannst das Problem also beheben und es noch einmal versuchen. Die Meldung über den Schaltflächen sagt dir, was nicht stimmt:

• •Jede Position braucht eine Beschreibung und eine positive Menge: Eine Position hat eine leere Beschreibung oder eine Menge von null oder weniger. Fülle sie aus oder entferne die Zeile.
• •Wähle einen Kunden: Wähle zuerst einen Kunden.
• •Complete your business profile in Settings before issuing invoices (Vervollständige dein Unternehmensprofil in den Einstellungen, bevor du Rechnungen ausstellst): Eine Rechnung muss deinen rechtlichen Namen, deine Steuernummer und deine vollständige Adresse zeigen. Ergänze die fehlenden Felder unter Einstellungen (Dein Unternehmensprofil).
• •Cannot issue an invoice with no lines (Eine Rechnung ohne Positionen kann nicht ausgestellt werden): Füge mindestens eine Position hinzu.
• •Reverse charge requires the customer’s VAT number (Reverse Charge erfordert die USt-IdNr. des Kunden) oder does not look like a valid VAT number (sieht nicht nach einer gültigen USt-IdNr. aus): Ergänze oder korrigiere die USt-IdNr. beim Kunden oder ändere die steuerliche Behandlung (Steuerliche Behandlung und IRPF).
• •Your plan allows … invoices per year/month and you have used them all (Dein Tarif erlaubt … Rechnungen pro Jahr/Monat, und du hast alle verbraucht): Mach ein Upgrade unter „Abo“ (Tarife und Abrechnung). Stornierte Rechnungen zählen mit, weil ihre Nummer verbraucht ist, Korrekturrechnungen nicht.
• •VERI*FACTU invoices must be issued with today’s date (VERI*FACTU-Rechnungen müssen mit dem heutigen Datum ausgestellt werden) und andere VERI*FACTU-Meldungen: siehe VERI*FACTU einrichten und Fehlerbehebung.

Was die Status bedeuten

• •Entwurf: noch nicht ausgestellt, keine Nummer, frei bearbeitbar.
• •ausgestellt: ausgestellt und noch nicht vollständig bezahlt.
• •bezahlt: Die erfassten Zahlungen decken den fälligen Betrag.
• •storniert: nach dem Ausstellen storniert. Die Nummer bleibt verbraucht.
• •Korrektur: eine Korrekturrechnung, die eine frühere Rechnung berichtigt.
• •AEAT: …: der Stand des VERI*FACTU-Datensatzes der Rechnung, zum Beispiel angenommen oder ausstehend (VERI*FACTU-Datensätze und der QR-Code).

Die Liste hat kein eigenes Badge für „überfällig“: Eine überfällige Rechnung wird weiterhin als ausgestellt angezeigt. Überfällige Rechnungen findest du im Dashboard oder im Bericht zur Fälligkeitsstruktur der Forderungen (Umsatz- und Forderungsberichte). Die Spalte Offen in der Liste ist der Betrag, den der Kunde zahlen muss (nach einem etwaigen IRPF-Einbehalt), nicht der noch offene Betrag.