Rechnung per E-Mail senden

Rechnung per E-Mail an deinen Kunden senden

Sobald eine Rechnung ausgestellt ist, kannst du sie direkt aus Invoice 14 mit dem PDF im Anhang per E-Mail versenden. Entwürfe lassen sich nicht senden. Stell die Rechnung zuerst aus (Rechnung erstellen und ausstellen).

1. 1Öffne die Rechnung unter Rechnungen.
2. 2Scrolle zur Karte Per E-Mail senden.
3. 3Prüfe die Adresse unter An. Das ist immer die E-Mail-Adresse des Kunden und kann hier nicht eingetippt werden.
4. 4Pass Betreff und Nachricht an, wenn du möchtest.
5. 5Klicke auf Rechnung senden.

Betreff und Nachricht sind in der Rechnungssprache des Kunden vorausgefüllt, mit Rechnungsnummer, fälligem Betrag und deinem Firmennamen. Ein deutscher Kunde bekommt also zu seinem deutschen PDF auch eine deutsche E-Mail. Korrekturrechnungen erhalten einen Betreff, der sie als Korrekturrechnung ausweist.

Unter deiner Nachricht fügt Invoice 14 eine kurze Fußzeile mit deinem rechtlichen Namen, deiner Steuernummer und deiner Adresse ein, genau wie auf dem PDF. Du kannst sie nicht entfernen: Sie zeigt dem Mailfilter deines Kunden, dass die E-Mail wirklich von deinem Unternehmen stammt.

An eine andere Adresse senden

Um an jemand anderen zu senden, ändere die E-Mail des Kunden unter Kunden (Kunden) und kehre dann zur Rechnung zurück. Die Adresse wird beim Senden ausgelesen, das funktioniert also auch für bereits ausgestellte Rechnungen. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, bleibt Rechnung senden ausgegraut.

Du willst an mehrere Personen senden oder jemanden in CC setzen? Schick die Rechnung an den Hauptkontakt und bitte ihn, sie weiterzuleiten, oder lade das PDF herunter und hänge es an deine eigene E-Mail an (Rechnungs-PDFs).

Sehen, was gesendet wurde

Jede Sendung steht unten in der Karte mit Adresse und Uhrzeit: ✓ bedeutet, dass die E-Mail zur Zustellung übergeben wurde, ✕ bedeutet, dass sie fehlgeschlagen ist, mit dem Grund in Klammern. Du kannst dieselbe Rechnung jederzeit erneut senden, etwa als Zahlungserinnerung, und jede Sendung bekommt eine eigene Zeile.

✓ bedeutet, dass die E-Mail Invoice 14 verlassen hat, nicht, dass sie im Posteingang angekommen ist. Wenn ein Kunde sagt, dass nichts angekommen ist, bitte ihn, zuerst im Spam- oder Quarantäneordner nachzusehen.

Von welcher Adresse gesendet wird

Solange du keine eigene Domain eingerichtet hast, gehen Rechnungen von der gemeinsam genutzten Versandadresse von Invoice 14 hinaus, mit deinem Unternehmen als Absendername. Antworten gehen an deine Antwortadresse. In diesem Fall zeigt die Karte: Wird von einer gemeinsam genutzten Adresse versendet. Outlook und Microsoft 365 können die E-Mail unter Quarantäne stellen — versende für eine zuverlässige Zustellung von deiner eigenen Domain.

Am ehesten verpassen Kunden mit Outlook oder Microsoft 365 Rechnungen von einer gemeinsam genutzten Adresse. Der zuverlässigste Weg ist, von deiner eigenen Domain zu senden. Du kannst auch Absendernamen und Antwortadresse ändern: siehe E-Mail-Versand.

Wenn sich eine E-Mail nicht senden lässt

• •The customer has no email address — add one first (Der Kunde hat keine E-Mail-Adresse): Trag sie beim Kunden ein.
• •Sending limit reached — try again in an hour (Versandlimit erreicht, versuch es in einer Stunde erneut): Jeder Arbeitsbereich kann bis zu 20 E-Mails pro Stunde senden.
• •Email failed to send (E-Mail konnte nicht gesendet werden): Der E-Mail-Anbieter hat sie abgelehnt. Der Grund wird angezeigt und auch in der Versandliste festgehalten. Prüfe die Adresse auf Tippfehler.
• •E-Mail ist nicht konfiguriert — setze RESEND_API_KEY und INVOICE_FROM_EMAIL in .env.: Der E-Mail-Versand ist auf diesem Server nicht eingerichtet. Auf invoice14.com sollte das nicht vorkommen. Schreib an hello@invoice14.com.

Angebote lassen sich noch nicht aus Invoice 14 per E-Mail senden. Lade das PDF des Angebots herunter und hänge es an deine eigene E-Mail an (Angebote).