Dein Unternehmensprofil

Unternehmensprofil öffnen

Dein Unternehmensprofil ist der Bereich Allgemein in den Einstellungen. Klicke auf das Zahnrad in der oberen Leiste, um ihn zu öffnen. Er besteht aus fünf Karten: Sprache, deine Unternehmensdaten, Rechnungsnummerierung, Angebotsnummerierung sowie Zahlungshinweise & Fußzeile. Du füllst sie einmal aus, und Invoice 14 druckt die Angaben auf jede Rechnung und jedes Angebot.

Ändere, was nötig ist, und klicke dann unten auf der Seite auf Einstellungen speichern. Jeder Bereich der Einstellungen wird für sich gespeichert. Speichere also, bevor du zu einem anderen Bereich wechselst.

Nur der Inhaber des Arbeitsbereichs kann Einstellungen speichern. Mitglieder können die Seite öffnen, bekommen beim Speichern aber eine Fehlermeldung, und deine Bankverbindung sehen sie nicht. Siehe Teammitglieder.

Unternehmensdaten eintragen

Die Karte Dein Unternehmen (Rechnungssteller) enthält die Angaben, die dich als Aussteller der Rechnung ausweisen. In Spanien und den meisten anderen Ländern ist eine Rechnung nur gültig, wenn sie diese Angaben enthält.

• •Rechtlicher Name: dein vollständiger Name, wenn du selbstständig bist, oder der eingetragene Name der Gesellschaft. Pflichtfeld.
• •Firmenname (als Überschrift angezeigt): der Name, unter dem deine Kunden dich kennen. Er steht als Überschrift auf deinen Rechnungen. Lässt du ihn leer, wird der rechtliche Name verwendet.
• •Steuernummer: in Spanien deine NIF (spanische Steuernummer). Die Bezeichnung des Felds richtet sich nach deinem Land (im Vereinigten Königreich zum Beispiel VAT No.). Pflichtfeld.
• •Adresszeile 1, Postleitzahl und Stadt: Pflichtfelder. Adresszeile 2 und Provinz sind optional.
• •Land: legt die Steuerbezeichnungen (IVA, VAT, TVA…), die Bezeichnung der Steuernummer, die Satzvorgaben und die zuerst angezeigten Berichte fest. Pro Arbeitsbereich kannst du nur ein Land wählen.
• •E-Mail und Telefon: optionale Kontaktdaten. Deine geschäftliche E-Mail-Adresse ist außerdem die Standard-Antwortadresse für Rechnungs-E-Mails (siehe E-Mail-Versand).

Solange rechtlicher Name, Steuernummer, Adresszeile 1, Postleitzahl und Stadt nicht alle ausgefüllt sind, zeigt das Dashboard Vervollständige dein Unternehmensprofil, und Invoice 14 stellt keine Rechnungen aus. Entwürfe kannst du trotzdem speichern.

Rechtsform wählen

Wähle unter Rechtsform entweder Natürliche Person (Selbstständig / Freiberufler) oder Gesellschaft (SL, SA, GmbH…). In Spanien leitet Invoice 14 die Rechtsform beim Tippen aus deiner NIF ab: Eine NIF, die mit einer Ziffer oder mit K, L, M, X, Y oder Z beginnt, gehört zu einer Person, eine mit einem Buchstaben wie B (SL) oder A (SA) zu einer Gesellschaft. Sobald du die Rechtsform selbst wählst, hört das automatische Erkennen auf.

• •Wenn du Gesellschaft (SL, SA, GmbH…) wählst, erscheint ein zusätzliches Feld, Handelsregistereintrag. Spanische Gesellschaften müssen ihre Angaben zum Registro Mercantil (Handelsregister) auf jede Rechnung drucken, zum Beispiel „Inscrita en el Registro Mercantil de Madrid, Tomo 1234, Folio 56, Hoja M-78901“.
• •Ein Wechsel der Rechtsform setzt auch deine IRPF-Vorgabe zurück: an für eine Person, aus für eine Gesellschaft. Bei Gesellschaften wird auf Rechnungen normalerweise kein IRPF einbehalten. Du kannst das unter Steuereinstellungen wieder ändern.

USt-IdNr. hinzufügen

USt-IdNr. (innergemeinschaftlich) ist die Nummer, mit der Geschäftskunden in der EU dich über VIES prüfen. In Spanien ist das ES gefolgt von deiner NIF, und du hast sie nur, wenn du im ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios, dem Register für innergemeinschaftliche Unternehmer) eingetragen bist. Lass das Feld leer, wenn du nur innerhalb Spaniens Rechnungen stellst.

Wenn die Nummer nicht dem üblichen Format deines Landes entspricht, siehst du unter dem Feld Das sieht nicht nach einer gültigen USt-IdNr. für dieses Land aus. Das ist nur ein Hinweis, speichern kannst du trotzdem. Prüfe, ob das Länderkürzel fehlt oder ob sich ein Tippfehler eingeschlichen hat.

Rechnungsnummerierung einrichten

Spanische Rechnungen müssen lückenlos fortlaufend nummeriert sein. Invoice 14 übernimmt das für dich: Eine Rechnung erhält ihre Nummer erst beim Ausstellen, und Nummern werden nie wiederverwendet, auch nicht, wenn eine Rechnung storniert wird. Entwürfe haben keine Nummer.

Unter Rechnungsnummerierung ist das Serienpräfix der Teil vor dem Bindestrich. Mit dem Präfix 2026 werden Rechnungen als 2026-0001, 2026-0002 und so weiter nummeriert. Der Text neben dem Feld zeigt, welche Nummer du als Nächstes bekommst. Ein Präfix darf bis zu 20 Zeichen lang sein: Buchstaben, Ziffern, Punkte, Bindestriche und Unterstriche.

• •Ein geändertes Präfix startet eine neue Serie ab 1. Wenn du schon Rechnungen ausgestellt hast, wird die alte Serie abgeschlossen, und das neue Präfix beginnt wieder bei 0001. Vor dem Speichern zeigt die Vorschau neben dem Feld noch den aktuellen Zähler. Deine erste Rechnung in der neuen Serie ist aber tatsächlich die 0001.
• •Ein neues Jahr beginnen: Das Präfix ändert sich am 1. Januar nicht von selbst. Wenn du eine Serie pro Jahr möchtest, ändere 2026 in 2027, bevor du deine erste Rechnung im neuen Jahr ausstellst.
• •Kehre nicht zu einem bereits verwendeten Präfix zurück. Jedes Präfix kann nur für eine einzige Serie verwendet werden.
• •Korrekturrechnungen haben ihre eigene Serie: R plus dein Präfix, zum Beispiel R2026-0001. Siehe Korrekturrechnungen und Stornieren.

Angebotsnummerierung funktioniert für Angebote genauso, mit dem Serienpräfix für Angebote (standardmäßig P2026). Angebote sind keine steuerlichen Belege, ihre Nummerierung dient also nur deiner eigenen Übersicht. Siehe Angebote.

Zahlungshinweise und Fußzeile hinzufügen

• •Bankverbindung (auf jeder Rechnung gedruckt): wie deine Kunden dich bezahlen sollen, zum Beispiel „Transferencia bancaria“ (Überweisung) und deine IBAN. Das steht auf jeder Rechnung.
• •Rechnungsfußzeile: beliebiger Text, der unten auf jeder Rechnung stehen soll, etwa Zahlungsbedingungen oder ein Dankeschön.

Ausgestellte Rechnungen behalten die Angaben, mit denen sie ausgestellt wurden. Wenn du später deine Adresse oder dein Bankkonto änderst, zeigen nur die Rechnungen, die du ab dann ausstellst, die neuen Angaben.

Wenn VERI*FACTU eingeschaltet ist

Deine Rechnungsdatensätze sind bei der AEAT unter deiner NIF registriert. Solange VERI*FACTU eingeschaltet ist, kannst du hier weder deine Steuernummer noch dein Land ändern. Beim Speichern einer solchen Änderung erscheint der Fehler „Disable VERI*FACTU before changing…“ (Schalte VERI*FACTU vor der Änderung aus). Um die Änderung vorzunehmen, schalte VERI*FACTU zuerst aus. Siehe VERI*FACTU einrichten.