Steuerliche Behandlung und IRPF

Was die steuerliche Behandlung bewirkt

Ob du auf einer Rechnung Umsatzsteuer berechnest, hängt davon ab, wo du und dein Kunde sitzt und ob der Kunde ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen ist. Die Steuerliche Behandlung jeder Rechnung hält diese Entscheidung fest. Sie setzt den Steuersatz der Positionen, füllt den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis auf der Rechnung vor und bestimmt, wo die Rechnung in deinen Steuerberichten erscheint.

Invoice 14 schlägt die übliche Behandlung vor, kann aber nicht jedes Detail deines Geschäfts kennen (Waren oder Dienstleistungen, Sonderregelungen, Steuerbefreiungen). Im Zweifel frag deinen gestor (Steuerberater) oder deine Steuerberaterin.

Die vier Behandlungen

• •Inland: Du berechnest deine normale Umsatzsteuer. Positionen starten mit deinem Standardsatz, und es wird kein zusätzlicher Hinweis gedruckt. Das ist auch die richtige Wahl für Privatpersonen in anderen EU-Ländern (ohne USt-IdNr.): Die meisten Dienstleistungen an sie werden dort besteuert, wo du sitzt.
• •Innergemeinschaftlich (Reverse Charge): ein Geschäftskunde in einem anderen EU-Land mit gültiger USt-IdNr. Du berechnest 0 %, und der Kunde führt die Umsatzsteuer in seinem eigenen Land ab (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers). Die Rechnung muss seine USt-IdNr. und einen Reverse-Charge-Hinweis (Artikel 196 der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie) enthalten. In Spanien gehören diese Umsätze außerdem in das Modelo 349.
• •Export (außerhalb der EU): Du sitzt in der EU, der Kunde außerhalb (Vereinigtes Königreich, USA…). Dienstleistungen werden in der Regel im Land des Kunden besteuert. Du berechnest also 0 %, und der Hinweis verweist auf Artikel 44 der Mehrwertsteuerrichtlinie (auf Spanisch Artikel 69 LIVA).
• •Nicht steuerbar: für Unternehmen außerhalb der EU, etwa einen britischen sole trader, der einem Kunden im Ausland eine Rechnung stellt. Du berechnest 0 %, und der Hinweis besagt, dass der Umsatz nicht unter deine Umsatzsteuer fällt.

Wenn du eine Behandlung wählst, wird jede Position auf den passenden Satz gesetzt (0 % für die drei grenzüberschreitenden, dein Standardsatz für Inland), und der Steuerhinweis wird durch den Standardwortlaut ersetzt, sofern du ihn nicht schon selbst bearbeitet hast. Den Satz jeder Position kannst du danach trotzdem noch ändern.

Wie die Behandlung automatisch gewählt wird

Wenn du in einer neuen Rechnung oder einem neuen Angebot einen Kunden wählst, verwendet Invoice 14 dessen eigene Vorgabe, falls du eine festgelegt hast (Kunden). Andernfalls entscheidet es anhand der beiden Länder und der USt-IdNr. des Kunden:

• •Gleiches Land wie du: Inland.
• •Du sitzt in der EU, der Kunde in einem anderen EU-Land und hat eine USt-IdNr.: Innergemeinschaftlich (Reverse Charge).
• •Du sitzt in der EU, der Kunde in einem anderen EU-Land ohne USt-IdNr.: Inland.
• •Du sitzt in der EU, der Kunde außerhalb: Export (außerhalb der EU).
• •Du sitzt außerhalb der EU und der Kunde in einem anderen Land: Nicht steuerbar.

Wenn du in einer neuen Rechnung den Kunden wechselst, wird das neu ermittelt, es sei denn, du hast die Behandlung bereits von Hand gewählt. Ein gespeicherter Entwurf behält die Behandlung, mit der er gespeichert wurde.

Reverse Charge braucht eine USt-IdNr.

Auf Umsatzsteuer zu verzichten ist nur erlaubt, wenn der Kunde wirklich ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen ist. Deshalb warnt dich der Editor:

• •Reverse Charge erfordert die USt-IdNr. des Kunden (beim Kunden hinterlegen): Die Rechnung kann erst ausgestellt werden, wenn du die Nummer beim Kunden hinterlegst oder eine andere Behandlung wählst.
• •Die USt-IdNr. des Kunden wurde noch nicht über VIES geprüft: Ausstellen kannst du trotzdem, aber es lohnt sich, beim Kunden vorher Über VIES prüfen auszuführen. Eine VIES-Bestätigung ist dein Nachweis, falls das Finanzamt jemals nachfragt.

Auch eine USt-IdNr., die nicht dem Format des Landes entspricht, verhindert das Ausstellen der Rechnung.

Wann sich die Behandlung nicht ändern lässt

• •Du bist nicht umsatzsteuerlich registriert: Wenn Für IVA / VAT registriert unter Einstellungen → Steuern ausgeschaltet ist (Steuereinstellungen), ist jede Rechnung eine Inlandsrechnung ohne Umsatzsteuer, die Auswahl ist ausgegraut, und die Steuerspalte verschwindet aus deinen PDFs.
• •Korrekturrechnungen: Sie behalten immer die Behandlung der Rechnung, die sie berichtigen (Korrekturrechnungen und Stornieren).
• •Ausgestellte Rechnungen: Wie alles andere auf ihnen ist auch die Behandlung nach dem Ausstellen eingefroren.

Mit eingeschaltetem VERI*FACTU gibt es ein paar zusätzliche Einschränkungen: Grenzüberschreitende Rechnungen müssen auf jeder Position 0 % haben, Nicht steuerbar kann nicht verwendet werden, und eine Inlandsposition darf nicht 0 % haben. Siehe VERI*FACTU einrichten.

Der Steuerhinweis

Der Steuerhinweis (auf der Rechnung gedruckt) wird unter den Summen gedruckt. Invoice 14 trägt den Standardwortlaut der Behandlung in der Rechnungssprache des Kunden ein, zum Beispiel „Inversión del sujeto pasivo…“ für eine spanischsprachige Reverse-Charge-Rechnung. Bearbeite ihn, wenn deine Steuerberatung einen anderen Wortlaut bevorzugt, oder speichere deinen eigenen Text als Vorgabe beim Kunden.

IRPF-Einbehalt (Spanien)

In Spanien wird bei autónomos mit freiberuflicher Tätigkeit, die einem spanischen Unternehmen oder einem anderen autónomo eine Rechnung stellen, in der Regel Einkommensteuer (IRPF) einbehalten: Der Kunde zahlt dir den Rechnungsbetrag abzüglich des Einbehalts und führt diesen Teil in deinem Namen an Hacienda (das spanische Finanzamt) ab. Du rechnest ihn dann in deinen eigenen Erklärungen an. Der übliche Satz ist 15 %, in deinen ersten Tätigkeitsjahren 7 %. Prüfe deinen Satz mit deinem gestor. Privatpersonen behalten nichts ein, Kunden im Ausland ebenfalls nicht.

Invoice 14 regelt das auf drei Ebenen:

• •Deine Vorgabe: Setze unter Einstellungen → Steuern das Häkchen bei Standardmäßig anwenden und leg den Standard-IRPF % fest (Steuereinstellungen). IRPF wird dann automatisch für Kunden in Spanien aktiviert, wenn du in Spanien sitzt.
• •Pro Kunde: Wähle unter den Rechnungsvorgaben des Kunden Anwenden (bei Bedarf mit eigenem Satz) oder Nicht anwenden, zum Beispiel für einen Privatkunden in Spanien (Kunden).
• •Pro Rechnung: Das Kästchen IRPF-Einbehalt und IRPF % auf der Rechnung selbst haben immer Vorrang. Setze oder entferne das Häkchen für Einzelfälle.

Der Einbehalt wird auf die Bemessungsgrundlage berechnet und nach der Umsatzsteuer abgezogen: Zu zahlen = Grundlage + Umsatzsteuer − IRPF. Das PDF zeigt sowohl die Rechnungssumme als auch den zu zahlenden Betrag, und der IRPF-Bericht listet auf, was jeder Kunde einbehalten hat (Spanische Steuerberichte).