Clients

Ajouter un client

Chaque facture et chaque devis sont adressés à un client : commencez donc par ajouter les personnes et les entreprises que vous facturez. Leurs informations sont recopiées sur chaque facture au moment de l’émission.

1. 1Ouvrez Clients dans la barre supérieure.
2. 2Cliquez sur Nouveau client. Le formulaire s’ouvre au-dessus de la liste.
3. 3Saisissez le Nom * (le seul champ obligatoire) et choisissez d’abord le Pays, car le libellé de l’identifiant fiscal et les règles fiscales en dépendent.
4. 4Renseignez l’identifiant fiscal (son libellé change selon le pays, par exemple NIF pour l’Espagne), le N° TVA intracommunautaire pour les clients professionnels d’un autre pays de l’UE, l’E-mail et l’adresse.
5. 5Choisissez la Langue de la facture : la langue de ses PDF, de ses e-mails et des mentions fiscales légales.
6. 6Cliquez sur Enregistrer.

Si le numéro de TVA ne correspond pas au format habituel du pays, le formulaire affiche Cela ne ressemble pas à un numéro de TVA valide pour ce pays. Vous pouvez quand même enregistrer, mais une facture en autoliquidation intracommunautaire destinée à ce client ne pourra pas être émise tant que le numéro n’aura pas le bon format. Saisissez-le avec ou sans le préfixe du pays (DE123456789 ou 123456789).

La Langue de la facture ne dépend pas de la langue dans laquelle vous utilisez l’application. Vous pouvez travailler en français et envoyer à un client espagnol des factures en espagnol.

Vérifier un numéro de TVA via VIES

VIES est le registre des numéros de TVA de la Commission européenne. Un numéro validé par VIES prouve que le client est une entreprise assujettie à la TVA, et c’est ce qui vous permet de le facturer en autoliquidation intracommunautaire, sans TVA.

1. 1Enregistrez le client avec son numéro de TVA et un pays de l’UE.
2. 2Cliquez de nouveau sur Modifier sur ce client.
3. 3Cliquez sur Vérifier via VIES sous le numéro de TVA.

• •Valide : VIES confirme le numéro et affiche généralement le nom enregistré. Le client porte la mention Validé via VIES avec la date du jour, et ses factures n’affichent plus l’avertissement indiquant que le numéro n’a pas été validé via VIES.
• •Selon VIES, ce numéro de TVA n'est pas valide : le numéro n’est pas enregistré pour les échanges intracommunautaires. Vérifiez-le avec votre client ; s’il n’est pas assujetti à la TVA, facturez-le plutôt avec la TVA nationale.
• •Could not reach VIES ou VIES could not check this number right now (VIES est injoignable ou ne peut pas vérifier ce numéro pour le moment) : le service européen ou le registre de l’État membre est indisponible. Cela ne dit rien sur le numéro : réessayez plus tard.

Le bouton n’apparaît que pour les clients situés dans un pays de l’UE, et ne vérifie que le numéro enregistré. Si vous modifiez le numéro, le formulaire indique Enregistrez d'abord le client, puis vérifiez le numéro. Modifier un numéro enregistré efface aussi son ancienne validation. Les numéros britanniques, suisses et des autres pays hors UE ne peuvent pas être vérifiés via VIES.

Définir les valeurs par défaut des factures d’un client

Sous Valeurs par défaut des factures, vous pouvez décider à l’avance de la façon dont les factures de ce client sont taxées. Ces réglages sont repris dès que vous choisissez le client sur une nouvelle facture ou un nouveau devis, et vous pouvez toujours les modifier sur le document.

• •Traitement fiscal : laissez Automatique pour le déduire du pays et du numéro de TVA du client, ou imposez un traitement pour ce client. Voir Traitements fiscaux et IRPF.
• •Mention fiscale (imprimée sur la facture) : laissez vide pour utiliser la mention standard du traitement, ou saisissez votre propre texte. Votre texte n’est utilisé que tant que la facture conserve le traitement pour lequel il a été rédigé.
• •Retenue IRPF : Automatique applique l’IRPF uniquement lorsque vous et le client êtes tous deux en Espagne et que l’IRPF est activé dans vos paramètres fiscaux ; Appliquer pratique toujours la retenue, au IRPF % saisi ici (vide = votre taux par défaut) ; Ne pas appliquer ne la pratique jamais, ce qui est utile pour les particuliers.

Les valeurs par défaut ne remplissent que les nouveaux documents. Les brouillons déjà enregistrés conservent leurs propres choix.

Accorder une remise négociée à un client

Si vous avez convenu d’un prix particulier avec un client, enregistrez-le sous Remises par produit pour ne pas avoir à vous en souvenir à chaque facture.

1. 1Cliquez sur + Ajouter une remise (il vous faut au moins un produit dans votre catalogue).
2. 2Choisissez le produit, sélectionnez Pourcentage % ou un montant fixe déduit par unité, puis saisissez la valeur.
3. 3Cliquez sur Enregistrer.

Chaque produit peut avoir une remise par client. Lorsque vous choisissez ce produit sur une ligne de facture de ce client, la remise est reportée dans la colonne Remise de la ligne, où vous pouvez encore la modifier.

Ajouter un client pendant la rédaction d’une facture

Inutile de quitter la facture. Dans le champ Client, tapez le nouveau nom et choisissez Ajouter un client en bas de la liste. Un formulaire court demande le nom, l’identifiant fiscal, le pays et la langue de la facture (de quoi le facturer) et sélectionne le nouveau client à l’enregistrement.

Ajoutez plus tard l’e-mail, l’adresse et le numéro de TVA sous Clients. Faites-le avant l’émission : une facture émise conserve les informations du client avec lesquelles elle a été émise.

Modifier ou archiver un client

Cliquez sur Modifier sur une ligne pour modifier un client. Les changements s’appliquent aux brouillons et à tout ce que vous émettrez à partir de maintenant ; les factures déjà émises conservent le nom, l’identifiant fiscal et l’adresse qui y sont imprimés, comme l’exige la loi.

Les clients ne peuvent pas être supprimés, car des factures émises y font référence. Cliquez plutôt sur Archiver : le client apparaît grisé dans la liste et n’est plus proposé lorsque vous créez des factures et des devis. Cliquez sur Restaurer pour le faire revenir.