Devis

Comment fonctionnent les devis

Un devis est une offre : ce que vous factureriez à un client pour un travail donné, et jusqu’à quand ce prix tient. Ce n’est pas un document fiscal : il n’obéit à aucune règle légale de numérotation, ne génère ni registre VERI*FACTU ni code QR, et peut repasser en brouillon aussi souvent que nécessaire.

Chaque devis passe par les mêmes statuts, affichés sous forme de badge dans la liste et sur le devis :

• •brouillon : en cours de rédaction. Seuls les brouillons peuvent être modifiés ou supprimés.
• •envoyé : vous l’avez marqué comme envoyé. Il est figé, en lecture seule, et dispose d’un PDF.
• •expiré : un devis envoyé dont la date Valable jusqu'au est dépassée. Ce n’est qu’une étiquette : vous pouvez toujours l’accepter ou le convertir si le client dit oui en retard.
• •accepté ou refusé : la réponse du client, que vous enregistrez vous-même.
• •converti : il a été transformé en facture. C’est définitif.

Les devis sont inclus dans les plans Plus et Ultimate. Sur le plan Gratuit, la page Devis est grisée et accompagnée d’une invitation à changer de plan ; cliquez sur Voir les plans pour découvrir les plans. Si vous repassez plus tard à un plan inférieur, vos devis existants restent visibles et vous pouvez toujours supprimer les brouillons, mais vous ne pouvez plus créer, envoyer ni convertir de devis. Voir Plans et abonnement.

Créer un devis

1. 1Ouvrez Devis dans la barre supérieure et cliquez sur Nouveau devis.
2. 2Choisissez le client dans Client. S’il est nouveau, tapez son nom et choisissez Ajouter un client pour le créer sur-le-champ.
3. 3Vérifiez la Date d'émission (la date imprimée sur le devis) et renseignez Valable jusqu'au, c’est-à-dire la durée de validité de l’offre. Laissez ce champ vide si le devis n’expire pas.
4. 4Ajoutez vos lignes exactement comme sur une facture : désignation, quantité, unité, prix, remise et taux de TVA. Les produits de votre catalogue se remplissent tout seuls.
5. 5Vérifiez le Traitement fiscal et la Retenue IRPF. Ils sont préremplis d’après le client et vos paramètres fiscaux, comme sur une facture, et sont repris lorsque vous convertissez le devis.
6. 6Cliquez sur Enregistrer le brouillon pour le garder en brouillon, ou sur Marquer comme envoyé lorsqu’il est prêt à partir (voir ci-dessous).

Contrairement à une facture, un devis reçoit son numéro dès son premier enregistrement : même les brouillons en ont un. Si vous supprimez un brouillon, son numéro est simplement sauté, car les devis n’ont aucune séquence légale à respecter.

Si l’enregistrement échoue avec le message Chaque ligne nécessite une désignation et une quantité positive, l’une des lignes est vide ou a une quantité nulle : complétez-la ou supprimez-la avec la croix au bout de la ligne.

Envoyer un devis à votre client

Marquer comme envoyé fige le devis tel qu’il est : les lignes, les totaux, les informations de votre entreprise et le design de vos factures à ce moment-là. Il passe en lecture seule et reçoit un PDF. Aucun e-mail n’est envoyé : les devis ne partent pas depuis Invoice 14.

1. 1Ouvrez le brouillon et cliquez sur Marquer comme envoyé, puis confirmez.
2. 2Sur le devis envoyé, cliquez sur Télécharger le PDF.
3. 3Envoyez le PDF à votre client comme vous le faites habituellement : e-mail, WhatsApp, dossier partagé.

Le PDF est rédigé dans la langue de facture du client (définie sur sa fiche), affiche la date de validité et le total du devis, et reprend votre logo et vos couleurs si vous les avez configurés dans Design des factures.

Vous devez modifier quelque chose après l’avoir marqué comme envoyé ? Cliquez sur Repasser en brouillon en bas du devis. La copie figée est supprimée, le devis redevient modifiable avec le même numéro, et vous le marquez à nouveau comme envoyé une fois terminé. Ce n’est possible que tant que le devis est au statut envoyé, et plus une fois qu’il est accepté, refusé ou converti.

Indiquer s’il a été accepté ou refusé

Lorsque le client répond, ouvrez le devis et cliquez sur Accepter ou Refuser sous les lignes. Vous pouvez passer de l’un à l’autre plus tard (par exemple si un client qui avait refusé change d’avis) tant que le devis n’est pas converti.

Enregistrer la réponse est facultatif. Cela garde votre liste en ordre et le montant des devis ouverts du tableau de bord fidèle à la réalité, mais rien d’autre n’en dépend : vous pouvez convertir un devis envoyé tout de suite.

Transformer un devis en facture

1. 1Ouvrez un devis envoyé ou accepté.
2. 2Cliquez sur Convertir en facture en haut et confirmez.
3. 3Invoice 14 ouvre un nouveau brouillon de facture en y copiant le client, les lignes, les remises, le traitement fiscal, la mention fiscale, l’IRPF, la période de service et les notes du devis. La date d’émission est celle du jour et il n’y a pas encore de date d’échéance.
4. 4Vérifiez tout, ajoutez une date d’échéance et cliquez sur Émettre la facture quand tout est correct. Voir Créer et émettre une facture.

La facture est un brouillon ordinaire : vous pouvez tout modifier avant de l’émettre, et elle ne reçoit un numéro de votre série de factures qu’au moment de l’émission. Le devis est marqué converti et affiche un bouton Voir la facture qui vous mène à la facture.

Un devis ne peut être converti qu’une seule fois, et un devis refusé ne peut pas être converti. Si le client accepte finalement un devis refusé, cliquez d’abord sur Accepter.

Modifier la numérotation des devis

Les devis ont leur propre série, distincte de celle des factures : ils ne consomment donc jamais de numéros de facture. Par défaut, le préfixe est P suivi de l’année, ce qui donne des numéros comme P2026-0001.

1. 1Allez dans Paramètres → Général.
2. 2Dans Numérotation des devis, modifiez le Préfixe de la série de devis. La ligne à côté indique le numéro du prochain devis.
3. 3Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Si vous avez déjà numéroté des devis avec l’ancien préfixe, le nouveau préfixe repart de 1, et les anciens numéros restent sur les devis qui les portent.