Votre profil d’entreprise

Ouvrir votre profil d’entreprise

Votre profil d’entreprise correspond à la section Général des Paramètres. Cliquez sur la roue dentée dans la barre supérieure pour l’ouvrir. Elle comporte cinq cartes : la langue, les informations de votre entreprise, la numérotation des factures, la numérotation des devis, et les instructions de paiement et le pied de page. Remplissez-les une fois, et Invoice 14 les imprime sur chaque facture et chaque devis.

Modifiez ce qui doit l’être, puis cliquez sur Enregistrer les paramètres en bas de la page. Chaque section des Paramètres s’enregistre séparément : enregistrez donc avant de passer à une autre section.

Seul le propriétaire de l’espace de travail peut enregistrer les paramètres. Les membres peuvent ouvrir la page, mais obtiennent une erreur en enregistrant, et ne voient pas vos coordonnées bancaires. Voir Membres de l’équipe.

Renseigner les informations de votre entreprise

La carte Votre entreprise (émetteur de la facture) contient les informations qui vous identifient comme émetteur de la facture. En Espagne, comme dans la plupart des autres pays, une facture n’est valable que si elle les mentionne.

• •Raison sociale : vos nom et prénom si vous êtes indépendant, ou la dénomination sociale enregistrée de la société. Obligatoire.
• •Nom commercial (affiché en en-tête) : le nom sous lequel vos clients vous connaissent. Il est imprimé en en-tête de vos factures. Si vous le laissez vide, la raison sociale est utilisée.
• •Identifiant fiscal : votre NIF en Espagne. Le libellé suit votre pays (par exemple VAT No. au Royaume-Uni). Obligatoire.
• •Adresse ligne 1, Code postal et Ville : obligatoires. La ligne d’adresse 2 et la province sont facultatives.
• •Pays : détermine le nom de vos taxes (IVA, VAT, TVA…), le libellé de l’identifiant fiscal, les taux proposés et les rapports affichés en premier. Vous ne pouvez choisir qu’un seul pays par espace de travail.
• •E-mail et Téléphone : coordonnées facultatives. L’e-mail de votre entreprise sert aussi d’adresse de réponse par défaut pour les e-mails de facture (voir Envoi d’e-mails).

Tant que la raison sociale, l’identifiant fiscal, la ligne d’adresse 1, le code postal et la ville ne sont pas tous renseignés, le tableau de bord affiche Terminez la configuration de votre profil d'entreprise et Invoice 14 refuse d’émettre des factures. Vous pouvez toujours enregistrer des brouillons.

Choisir votre forme juridique

Sous Forme juridique, choisissez Personne physique (indépendant / auto-entrepreneur) ou Société (SL, SA, SARL…). En Espagne, Invoice 14 la devine à partir de votre NIF pendant la saisie : un NIF qui commence par un chiffre ou par K, L, M, X, Y ou Z appartient à une personne physique, et un NIF qui commence par une lettre comme B (SL) ou A (SA) appartient à une société. Dès que vous choisissez vous-même une forme juridique, la détection s’arrête.

• •Choisir Société (SL, SA, SARL…) fait apparaître un champ supplémentaire, Immatriculation au registre du commerce. Les sociétés espagnoles doivent imprimer leurs données d’inscription au Registro Mercantil (registre du commerce) sur chaque facture, par exemple « Inscrita en el Registro Mercantil de Madrid, Tomo 1234, Folio 56, Hoja M-78901 ».
• •Changer de forme juridique réinitialise aussi votre réglage IRPF par défaut : activé pour une personne physique, désactivé pour une société. En principe, les sociétés ne subissent pas de retenue IRPF sur leurs factures. Vous pouvez le modifier à nouveau dans Paramètres fiscaux.

Ajouter votre numéro de TVA intracommunautaire

Le N° TVA intracommunautaire est le numéro que vos clients professionnels de l’UE utilisent pour vous vérifier sur VIES. En Espagne, il se compose de ES suivi de votre NIF, et vous n’en avez un que si vous êtes inscrit au ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios, le registre des opérateurs intracommunautaires). Laissez-le vide si vous ne facturez qu’en Espagne.

Si le numéro ne correspond pas au format habituel de votre pays, le message Cela ne ressemble pas à un numéro de TVA valide pour ce pays apparaît sous le champ. Ce n’est qu’un avertissement : vous pouvez quand même enregistrer. Vérifiez qu’il ne manque pas le préfixe du pays et qu’il n’y a pas de faute de frappe.

Configurer la numérotation des factures

Les factures espagnoles doivent suivre une numérotation continue, sans trou. Invoice 14 s’en charge pour vous : une facture ne reçoit son numéro qu’au moment où vous l’émettez, et un numéro n’est jamais réutilisé, même quand une facture est annulée. Les brouillons n’ont pas de numéro.

Sous Numérotation des factures, le Préfixe de la série est la partie placée avant le tiret. Avec le préfixe 2026, les factures sont numérotées 2026-0001, 2026-0002, etc. Le texte à côté du champ indique le prochain numéro que vous obtiendrez. Un préfixe compte au maximum 20 caractères : lettres, chiffres, points, tirets et tirets bas.

• •Changer le préfixe démarre une nouvelle série à 1. Si vous avez déjà émis des factures, l’ancienne série est close et le nouveau préfixe repart de 0001. Avant l’enregistrement, l’aperçu à côté du champ affiche encore le compteur actuel, mais votre première facture de la nouvelle série portera bien le numéro 0001.
• •Changement d’année : le préfixe ne change pas tout seul au 1er janvier. Si vous voulez une série par année, remplacez 2026 par 2027 avant d’émettre votre première facture de la nouvelle année.
• •Ne revenez pas à un préfixe déjà utilisé. Chaque préfixe ne peut servir qu’à une seule série.
• •Les factures rectificatives ont leur propre série : R suivi de votre préfixe, par exemple R2026-0001. Voir Factures rectificatives et annulation.

La Numérotation des devis fonctionne de la même façon pour les devis, avec le Préfixe de la série de devis (P2026 par défaut). Les devis ne sont pas des documents fiscaux : leur numérotation ne sert qu’à vos propres repères. Voir Devis.

Ajouter les coordonnées de paiement et un pied de page

• •Coordonnées bancaires (imprimées sur chaque facture) : la façon dont vos clients doivent vous payer, par exemple « Transferencia bancaria » (virement bancaire) et votre IBAN. Elles sont imprimées sur chaque facture.
• •Pied de page de facture : le texte que vous voulez en bas de chaque facture, comme vos conditions de paiement ou un mot de remerciement.

Les factures émises conservent les informations avec lesquelles elles ont été émises. Si vous changez plus tard d’adresse ou de compte bancaire, seules les factures émises à partir de ce moment affichent les nouvelles informations.

Si VERI*FACTU est activé

Vos registres de facturation sont enregistrés auprès de l’AEAT sous votre NIF. Tant que VERI*FACTU est activé, vous ne pouvez modifier ici ni votre identifiant fiscal ni votre pays. L’enregistrement d’une telle modification renvoie l’erreur « Disable VERI*FACTU before changing… » (désactivez VERI*FACTU avant de modifier…). Pour faire la modification, désactivez d’abord VERI*FACTU. Voir Configurer VERI*FACTU.