Dépannage

Profil d’entreprise incomplet : « Complete your business profile in Settings before issuing invoices »

Une facture n’est légalement valable que si elle vous identifie. Invoice 14 n’en émet aucune tant que votre raison sociale, votre identifiant fiscal et votre adresse ne sont pas renseignés. La fin du message (« complétez votre profil d’entreprise dans les Paramètres avant d’émettre des factures ») liste ce qui manque, avec les noms internes des champs : legalName (Raison sociale), nif (votre identifiant fiscal), addressLine1 (Adresse ligne 1), postalCode (Code postal) et city (Ville).

Ouvrez Paramètres → Général, renseignez ces champs et cliquez sur Enregistrer les paramètres. Votre brouillon est toujours là : revenez-y et émettez-le. Voir Votre profil d’entreprise.

Limite du plan atteinte : « Your plan allows 14 invoices per year (or month) and you have used them all »

Vous avez émis autant de factures que votre plan l’autorise sur cette période (le message signifie « votre plan autorise 14 factures par an, ou par mois, et vous les avez toutes utilisées ») : 14 par année civile avec le plan Gratuit, 14 par mois civil avec le plan Plus. Votre brouillon est conservé. Passez à un plan supérieur dans Abonnement et émettez-le aussitôt, ou attendez le début de la période suivante. Les factures rectificatives ne comptent pas et peuvent toujours être émises. Voir Plans et abonnement.

Date d’émission refusée : « VERI*FACTU invoices must be issued with today’s date »

Avec VERI*FACTU activé, chaque facture est transmise à l’AEAT au moment même de son émission : sa date d’émission doit donc être celle du jour, à l’heure espagnole (c’est ce que dit le message). Cela arrive généralement avec un brouillon commencé un jour précédent. Ouvrez le brouillon, réglez la Date d'émission sur aujourd’hui, enregistrez et émettez à nouveau. Vous ne pouvez pas antidater une facture sous VERI*FACTU. Si le travail a été réalisé plus tôt, indiquez plutôt la période dans le champ de période de service. Voir Registres VERI*FACTU et code QR.

Numéro de TVA manquant : « Reverse charge requires the customer’s VAT number »

L’autoliquidation intracommunautaire ne s’applique que lorsque vous facturez une entreprise assujettie à la TVA dans un autre pays de l’UE, et la facture doit mentionner son numéro de TVA (c’est ce que rappelle le message). Ouvrez la fiche du client sous Clients, ajoutez son N° TVA intracommunautaire et enregistrez. Émettez ensuite à nouveau la facture. Si vous obtenez plutôt « … does not look like a valid VAT number for … » (… ne ressemble pas à un numéro de TVA valide pour …), le numéro ne correspond pas au format de son pays. Vérifiez le préfixe du pays (par exemple DE ou FR), la longueur et l’absence de faute de frappe.

Si le client est un particulier ou n’a pas de numéro de TVA, l’autoliquidation ne s’applique pas. Changez le Traitement fiscal de la facture, généralement pour National. Voir Traitements fiscaux et IRPF et Clients.

Facture rectificative à zéro : « A corrective invoice must change something — its total cannot be zero »

Une facture rectificative ne contient que la différence par rapport à l’original. Si ses lignes totalisent zéro, il n’y a rien à rectifier (le message signifie « une facture rectificative doit changer quelque chose : son total ne peut pas être nul »). Ajoutez une ligne négative pour créditer un montant, ou une ligne positive pour un supplément. Si vous devez seulement corriger un détail sans incidence sur les montants, comme une faute de frappe dans une adresse, demandez à votre gestor si une facture rectificative est vraiment nécessaire. Voir Factures rectificatives et annulation.

« VERI*FACTU is enabled but the NIF is not activated » et autres erreurs de configuration VERI*FACTU

Ces messages signifient que la configuration de VERI*FACTU dans Paramètres → VERI*FACTU n’est pas terminée, ou n’est plus valable. Un propriétaire doit la corriger à cet endroit (voir Configurer VERI*FACTU) :

• •« …the NIF is not activated — finish the setup in Settings » (le NIF n’est pas activé, terminez la configuration dans les Paramètres) : effectuez les étapes de configuration.
• •« VERI*FACTU production needs a signed representation » (la production VERI*FACTU nécessite une représentation signée) : signez la représentation AEAT avant d’émettre en production.
• •« The VERI*FACTU representation at AEAT has expired » (la représentation VERI*FACTU auprès de l’AEAT a expiré) ou « …was rejected or revoked » (… a été rejetée ou révoquée) : signez à nouveau la représentation.
• •« VERI*FACTU requires a paid plan » (VERI*FACTU nécessite un plan payant) : votre plan n’inclut plus VERI*FACTU. Passez à un plan supérieur dans Abonnement. Si vous vouliez arrêter de l’utiliser, écrivez à hello@invoice14.com et nous vous aiderons à le désactiver.

VERI*FACTU refuse la facture elle-même

Certaines factures ne peuvent pas être transmises à l’AEAT en l’état. Invoice 14 vérifie avant de consommer un numéro : rien n’est donc perdu. Corrigez la facture et émettez-la à nouveau :

• •« VERI*FACTU needs the customer’s tax identifier » (VERI*FACTU nécessite l’identifiant fiscal du client) : ajoutez le NIF du client, ou son numéro de TVA pour un client étranger.
• •« …does not yet support 0% lines on domestic invoices » (… ne prend pas encore en charge les lignes à 0 % sur les factures nationales) : utilisez un taux taxé pour les clients nationaux.
• •« Reverse-charge and export invoices must carry 0% VAT on every line » (les factures en autoliquidation et à l’exportation doivent être à 0 % de TVA sur toutes les lignes) : réglez toutes les lignes sur 0 %.
• •« VERI*FACTU does not apply to invoices outside the scope of Spanish VAT » (VERI*FACTU ne s’applique pas aux factures hors du champ de la TVA espagnole) : les factures hors champ ne peuvent pas être émises tant que VERI*FACTU est activé.
• •« …at most 12 different VAT rates on one invoice » (… au maximum 12 taux de TVA différents sur une même facture) : scindez la facture en deux.
• •« The invoice number exceeds AEAT’s 60-character limit » (le numéro de facture dépasse la limite de 60 caractères de l’AEAT) : raccourcissez le préfixe de série dans votre profil d’entreprise.
• •« …must be in EUR » (… doit être en EUR), « …Spanish issuers only » (… émetteurs espagnols uniquement) ou « …not yet supported for issuers outside the VAT regime » (… pas encore pris en charge pour les émetteurs non assujettis à la TVA) : vérifiez votre pays, votre devise et votre assujettissement à la TVA dans vos paramètres fiscaux.

La facture ne s’enregistre pas ou ne s’émet pas pour une autre raison

• •« Chaque ligne nécessite une désignation et une quantité positive » : complétez ou supprimez les lignes vides, et vérifiez que chaque quantité est supérieure à zéro.
• •« Sélectionnez un client » ou « Issue date is required » (la date d’émission est obligatoire) : choisissez un client et une date d’émission.
• •« Cannot issue an invoice with no lines » (impossible d’émettre une facture sans lignes) : ajoutez au moins une ligne.
• •« Issued invoices are immutable — create a corrective invoice instead » (les factures émises ne sont pas modifiables, créez plutôt une facture rectificative) : une facture émise ne peut pas être modifiée. Utilisez Facture rectificative sur la facture. Voir Factures rectificatives et annulation.
• •« Only issued, unpaid invoices can be voided » (seules les factures émises et impayées peuvent être annulées) : une facture payée ne peut pas être annulée. Émettez une facture rectificative et enregistrez le remboursement. Voir Paiements et remboursements.
• •« AEAT is still processing this invoice — wait a minute and try again » (l’AEAT traite encore cette facture, patientez une minute et réessayez) : le registre VERI*FACTU est encore en cours d’acheminement. Réessayez sous peu.

Mon client n’a pas reçu l’e-mail de facture, ou il est arrivé en spam

Sauf si vous avez configuré votre propre domaine, les factures partent de l’adresse d’envoi partagée d’Invoice 14 sous la forme « Votre nom via Invoice 14 », les réponses arrivant à votre adresse. Certains systèmes de messagerie, en particulier Outlook et Microsoft 365, se méfient des factures envoyées depuis une adresse partagée au nom d’une autre entreprise, et les classent en spam ou les mettent en quarantaine.

1. 1Ouvrez la facture et regardez la liste sous Envoyer par e-mail. ✕ signale un envoi qui a échoué, avec la raison : corrigez le problème et renvoyez. ✓ signifie que le message a été remis à notre fournisseur d’e-mail, pas qu’il est arrivé dans la boîte de réception. Voir Envoyer une facture par e-mail.
2. 2Vérifiez l’adresse e-mail du client sur sa fiche. Les factures sont toujours envoyées à cette adresse.
3. 3Demandez au client de regarder dans son dossier spam, courrier indésirable ou quarantaine, et de marquer le message comme sûr.
4. 4Pour une distribution fiable, envoyez depuis votre propre domaine : Paramètres → Envoi d'e-mails → Envoyer depuis votre propre domaine. Vous ajoutez quelques enregistrements DNS chez votre fournisseur de domaine, et les factures partent ensuite d’une adresse comme facturas@yourbusiness.com. Voir Envoi d’e-mails.
5. 5Indiquez une Adresse de réponse que vous consultez réellement, pour que vos clients puissent vous répondre.

Vous pouvez toujours télécharger le PDF et l’envoyer depuis votre propre messagerie (voir PDF des factures).

• •« The customer has no email address — add one first » (le client n’a pas d’adresse e-mail, ajoutez-en une d’abord) : ajoutez-la sur la fiche du client.
• •« Sending limit reached — try again in an hour » (limite d’envoi atteinte, réessayez dans une heure) : chaque espace de travail peut envoyer jusqu’à 20 e-mails par heure.

La vérification VIES échoue ou indique que VIES est indisponible

VIES est le service de la Commission européenne qui permet de vérifier les numéros de TVA de l’UE. Il s’appuie sur l’administration fiscale de chaque pays, et certaines sont souvent lentes ou hors ligne.

• •« Could not reach VIES » (VIES est injoignable), « VIES responded with HTTP … » (VIES a répondu avec le code HTTP …) ou « VIES could not check this number right now (MS_UNAVAILABLE) » (VIES ne peut pas vérifier ce numéro pour le moment) : le service, ou la partie qui concerne ce pays, est indisponible. Cela ne dit rien sur le numéro. Réessayez plus tard. Une vérification réussie précédemment reste enregistrée sur la fiche du client.
• •« Selon VIES, ce numéro de TVA n'est pas valide » : le numéro n’est pas enregistré pour les échanges intracommunautaires. Vérifiez-le avec votre client. Tant qu’il n’est pas valide, l’autoliquidation n’est pas sûre.
• •« VIES only covers EU VAT numbers » (VIES ne couvre que les numéros de TVA de l’UE) : le pays du client est hors de l’UE, par exemple le Royaume-Uni ou les États-Unis. Il n’y a rien à vérifier.
• •« Enregistrez d'abord le client, puis vérifiez le numéro » : VIES vérifie le numéro enregistré sur la fiche du client. Enregistrez, puis cliquez sur Vérifier via VIES.
• •« Too many VAT checks — wait a minute and try again » (trop de vérifications de TVA, patientez une minute et réessayez) : vous pouvez lancer jusqu’à 10 vérifications par minute.

L’absence de vérification VIES ne vous empêche pas d’émettre une facture en autoliquidation : l’éditeur de facture se contente de vous avertir. Il reste toutefois recommandé de conserver la preuve de votre vérification. Voir Clients.

Certains onglets des Paramètres n’apparaissent pas, ou l’enregistrement indique « Only the workspace owner can do this »

Vous êtes membre de l’espace de travail de quelqu’un d’autre, et non son propriétaire (le message signifie « seul le propriétaire de l’espace de travail peut faire cela »). Les membres ne voient pas Design, Vos données ni Zone de danger, et ne peuvent ni enregistrer les autres paramètres ni changer de plan. Demandez à un propriétaire d’effectuer la modification ou de vous attribuer le rôle Admin. Voir Membres de l’équipe.

Une page est grisée et je ne peux rien cliquer

Votre plan n’inclut pas cette fonctionnalité : les Devis, le Design des factures et VERI*FACTU nécessitent Plus ou Ultimate, et les Membres nécessitent Ultimate. La fenêtre affichée par-dessus indique quel plan la débloque. Cliquez sur Voir les plans pour découvrir les plans. Voir Plans et abonnement.

« Not signed in », une page de connexion vide ou une page qui charge sans fin

La session de connexion de votre navigateur est périmée ou n’a été qu’à moitié établie (« Not signed in » signifie « non connecté »), ce qui peut arriver après une longue absence ou juste après la connexion. Pour y remédier :

1. 1Si la page d’erreur affiche Se déconnecter, cliquez dessus. Sinon, déconnectez-vous depuis votre avatar dans la barre supérieure.
2. 2Fermez l’onglet, ouvrez à nouveau invoice14.com et connectez-vous.
3. 3Toujours bloqué ? Essayez une fenêtre de navigation privée. Si cela fonctionne, effacez les cookies d’invoice14.com, ou désactivez les extensions de navigateur qui bloquent les scripts ou les cookies.

Si vous arrivez sur la page d’accueil plutôt que sur votre tableau de bord, vous êtes connecté, mais aucun espace de travail n’est sélectionné. Si vous avez été invité dans une équipe, acceptez l’invitation sur cette page plutôt que de créer un nouvel espace de travail. Voir Premiers pas.

Où enregistrer les dépenses ou les factures d’achat ?

Invoice 14 sert aux factures que vous envoyez. Il ne suit ni les dépenses, ni les factures d’achat, ni la TVA déductible. Vos rapports fiscaux couvrent le côté ventes : TVA collectée, IRPF retenu et chiffre d’affaires. Votre gestor ou votre expert-comptable s’occupe du côté achats. Voir Vue d’ensemble des rapports.