Envoi d’e-mails

Comment vos e-mails de facture sont envoyés

Lorsque vous cliquez sur Envoyer par e-mail sur une facture émise, Invoice 14 envoie le PDF au client par e-mail à votre place (voir Envoyer une facture par e-mail). Ces réglages déterminent de qui l’e-mail semble provenir et où arrive la réponse de votre client. Vous les trouverez dans Paramètres → Envoi d'e-mails.

Vos e-mails peuvent partir de deux façons :

• •Depuis l’adresse partagée d’Invoice 14 (par défaut). L’e-mail part d’une adresse Invoice 14 et s’affiche avec votre nom suivi de « via Invoice 14 ». Une ligne en bas précise qu’il a été envoyé pour votre compte et où vont les réponses. Rien à configurer.
• •Depuis votre propre domaine, par exemple facturas@yourbusiness.com. L’e-mail vient de vous, sans « via ». Il vous faut un domaine et un accès à ses réglages DNS.

Définir le nom d’expéditeur et l’adresse de réponse

1. 1Allez dans Paramètres → Envoi d'e-mails.
2. 2Dans Nom de l'expéditeur, saisissez le nom sous lequel vos clients vous connaissent. Laissez vide pour utiliser votre nom commercial (ou votre raison sociale si vous n’avez pas de nom commercial).
3. 3Dans Adresse de réponse, saisissez la boîte de réception où les réponses doivent arriver. Laissez vide pour utiliser l’e-mail professionnel de votre profil.
4. 4Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Sous les champs, une ligne montre exactement comment vos e-mails sont envoyés à cet instant, par exemple « Estudio Martín via Invoice 14 » depuis l’adresse partagée, ou votre propre adresse une fois votre domaine vérifié.

Seul le propriétaire de l’espace de travail peut modifier ces réglages. Les autres membres peuvent toujours envoyer des factures par e-mail ; les e-mails utilisent alors les réglages du propriétaire.

Pourquoi envoyer depuis votre propre domaine

Les serveurs de messagerie décident de faire confiance ou non à un e-mail en vérifiant que le domaine d’envoi l’a autorisé. Deux enregistrements DNS servent à cela : SPF liste les serveurs autorisés à envoyer pour un domaine, et DKIM ajoute une signature qui prouve que le message vient bien de ce domaine et n’a pas été modifié. L’adresse partagée d’Invoice 14 passe ces contrôles, mais elle est partagée par de nombreuses entreprises, et une facture provenant d’une adresse qui ne correspond pas au nom de l’entreprise ressemble trait pour trait à une fraude à la facture.

Outlook et Microsoft 365, en particulier, mettent parfois en quarantaine les factures envoyées depuis une adresse partagée, qui n’arrivent alors jamais dans la boîte de réception de votre client. Lorsque vous envoyez depuis votre propre domaine vérifié, SPF et DKIM sont validés pour votre domaine, l’expéditeur correspond à l’entreprise de la facture, et la réputation construite par vos e-mails n’appartient qu’à vous. C’est le moyen le plus fiable de vous assurer que vos factures arrivent.

Envoyer depuis votre propre domaine

Il vous faut un domaine qui vous appartient (la partie après le @ de votre e-mail professionnel) et un accès à l’endroit où son DNS est géré : en général la société auprès de laquelle vous avez acheté le domaine, ou l’hébergeur de votre site ou de votre messagerie. Seul le propriétaire de l’espace de travail voit cette partie de la page.

1. 1Dans Envoyer depuis votre propre domaine, saisissez votre domaine dans Domaine : uniquement le domaine, comme yourbusiness.com, sans « www » ni « https:// ».
2. 2Cliquez sur Configurer le domaine. Un tableau d’enregistrements DNS apparaît, avec le Type, le Nom et la Valeur de chacun.
3. 3Dans un autre onglet, ouvrez les réglages DNS de votre fournisseur de domaine et ajoutez chaque enregistrement exactement comme indiqué. Il s’agit généralement d’un enregistrement TXT pour DKIM, ainsi que d’un enregistrement MX et d’un TXT pour SPF sur un sous-domaine d’envoi, afin de ne pas perturber les e-mails que vous recevez déjà.
4. 4De retour dans Invoice 14, cliquez sur Vérifier la validation. La colonne Statut indique quels enregistrements ont été trouvés.
5. 5Lorsque le domaine apparaît comme vérifié, renseignez l’Adresse de l'expéditeur, c’est-à-dire la partie avant le @, par exemple facturas ou invoices, puis cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Les modifications DNS peuvent mettre de quelques minutes à une journée pour être visibles. Si le statut indique encore l’attente du DNS, patientez un peu et vérifiez à nouveau. Vous pouvez lancer la vérification jusqu’à 20 fois par heure.

Dès lors, chaque e-mail de facture part de cette adresse, avec votre nom d’expéditeur. Si vous avez aussi défini une adresse de réponse, les réponses y arrivent ; sinon, elles reviennent à l’adresse d’envoi : assurez-vous donc que quelqu’un la consulte (ou demandez à votre hébergeur de messagerie de la transférer).

• •« Enter a bare domain like example.com » (saisissez un domaine seul, comme example.com) : retirez tout www., https:// ou chemin, ainsi que les espaces.
• •« A sender domain is already configured — remove it first » (un domaine d’envoi est déjà configuré, supprimez-le d’abord) : cliquez sur Supprimer le domaine avant d’en configurer un autre.
• •« Only letters, digits, ".", "_" and "-" » (uniquement des lettres, des chiffres, « . », « _ » et « - ») : l’adresse de l’expéditeur ne peut contenir ni espaces, ni accents, ni @.
• •Statut « échec de la vérification » : l’un des enregistrements ne correspond pas. Comparez chaque valeur caractère par caractère ; certains fournisseurs DNS ajoutent automatiquement votre domaine à la fin du nom, si bien qu’un nom comme send.yourbusiness.com doit parfois être saisi simplement sous la forme send.

Pour revenir à l’adresse partagée, cliquez sur Supprimer le domaine. Vos e-mails repassent immédiatement par l’adresse partagée ; vous pouvez ensuite supprimer les enregistrements DNS chez votre fournisseur.

Si les e-mails arrivent encore en spam

• •Demandez au client de regarder dans son dossier spam ou de quarantaine et de marquer l’e-mail comme sûr : cela apprend à son système de messagerie à vous faire confiance.
• •Renseignez toutes les informations de votre entreprise dans votre profil d’entreprise. Le pied de page de l’e-mail reprend votre raison sociale, votre identifiant fiscal et votre adresse, ce qui donne au message l’apparence de ce qu’il est vraiment.
• •Rédigez un court message personnel plutôt que d’envoyer le texte par défaut tel quel.
• •Si vous envoyez depuis l’adresse partagée, configurez votre propre domaine comme indiqué ci-dessus.

Vous trouverez d’autres conseils dans Dépannage.