Envoyer une facture par e-mail

Envoyer une facture par e-mail à votre client

Une fois une facture émise, vous pouvez l’envoyer par e-mail depuis Invoice 14, avec le PDF en pièce jointe. Les brouillons ne peuvent pas être envoyés : émettez d’abord la facture (Créer et émettre une facture).

1. 1Ouvrez la facture depuis Factures.
2. 2Faites défiler jusqu’à la carte Envoyer par e-mail.
3. 3Vérifiez l’adresse du champ À. Il s’agit toujours de l’adresse e-mail du client, et elle ne peut pas être saisie ici.
4. 4Modifiez l’Objet et le Message si vous le souhaitez.
5. 5Cliquez sur Envoyer la facture.

L’objet et le message sont préremplis dans la langue de facture du client, avec le numéro de la facture, le montant dû et le nom de votre entreprise : un client allemand reçoit ainsi un e-mail en allemand pour accompagner son PDF en allemand. Les factures rectificatives reçoivent un objet « facture rectificative ».

Sous votre message, Invoice 14 ajoute un court pied de page avec votre raison sociale, votre identifiant fiscal et votre adresse, tels qu’ils figurent sur le PDF. Vous ne pouvez pas le retirer : c’est lui qui indique au filtre de messagerie de votre client que l’e-mail provient bien de votre entreprise.

Envoyer à une autre adresse

Pour envoyer la facture à quelqu’un d’autre, modifiez l’E-mail du client sous Clients (Clients) et revenez à la facture. L’adresse est lue au moment de l’envoi : cela fonctionne donc aussi pour les factures déjà émises. Si le client n’a pas d’adresse e-mail, le bouton Envoyer la facture reste grisé.

Vous devez envoyer la facture à plusieurs personnes, ou ajouter une copie (CC) ? Envoyez-la au contact principal et demandez-lui de la transférer, ou téléchargez le PDF et joignez-le à votre propre e-mail (PDF des factures).

Voir ce qui a été envoyé

Chaque envoi est listé en bas de la carte avec l’adresse et l’heure : ✓ signifie que l’e-mail a été remis pour distribution, ✕ qu’il a échoué, avec la raison entre parenthèses. Vous pouvez renvoyer la même facture à tout moment, par exemple pour une relance, et chaque envoi a sa propre ligne.

✓ signifie que l’e-mail est bien parti d’Invoice 14, pas qu’il est arrivé dans la boîte de réception. Si un client dit n’avoir rien reçu, demandez-lui d’abord de vérifier ses spams ou sa quarantaine.

Depuis quelle adresse il part

Sauf si vous avez configuré votre propre domaine, les factures partent de l’adresse d’envoi partagée d’Invoice 14, avec votre entreprise comme nom d’expéditeur. Les réponses arrivent à votre adresse de réponse. Dans ce cas, la carte affiche : Envoyé depuis une adresse partagée. Outlook et Microsoft 365 peuvent le mettre en quarantaine — envoyez depuis votre propre domaine pour une distribution fiable.

Les clients sous Outlook ou Microsoft 365 sont ceux qui risquent le plus de ne pas voir des factures venant d’une adresse partagée. Envoyer depuis votre propre domaine est la solution la plus fiable. Vous pouvez aussi changer le nom d’expéditeur et l’adresse de réponse : voir Envoi d’e-mails.

Si un e-mail ne part pas

• •The customer has no email address — add one first (le client n’a pas d’adresse e-mail, ajoutez-en une d’abord) : ajoutez-la sur la fiche du client.
• •Sending limit reached — try again in an hour (limite d’envoi atteinte, réessayez dans une heure) : chaque espace de travail peut envoyer jusqu’à 20 e-mails par heure.
• •Email failed to send (échec de l’envoi de l’e-mail) : le fournisseur d’e-mail l’a refusé ; la raison est affichée et aussi consignée dans la liste des envois. Vérifiez que l’adresse ne comporte pas de faute de frappe.
• •L'e-mail n'est pas configuré — définissez RESEND_API_KEY et INVOICE_FROM_EMAIL dans .env. : l’envoi d’e-mails n’est pas configuré sur ce serveur. Cela ne devrait pas arriver sur invoice14.com : écrivez à hello@invoice14.com.

Les devis ne peuvent pas encore être envoyés par e-mail depuis Invoice 14. Téléchargez le PDF du devis et joignez-le à votre propre e-mail (Devis).