Configurer VERI*FACTU

Ce qu’est VERI*FACTU, et quand vous en avez besoin

VERI*FACTU est le dispositif de l’administration fiscale espagnole (AEAT) applicable aux logiciels de facturation, défini par le décret royal 1007/2023 (Real Decreto) et l’arrêté HAC/1177/2024 (Orden). En mode VERI*FACTU, le logiciel transmet un registre de chaque facture à l’AEAT au moment de son émission, et la facture porte un code QR que chacun peut scanner pour la comparer aux registres de l’AEAT.

En vertu du décret-loi royal 15/2025 (Real Decreto-ley), il devient obligatoire le 1er janvier 2027 pour les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés, et le 1er juillet 2027 pour toutes les autres entreprises concernées, y compris les autónomos (travailleurs indépendants). Les entreprises soumises au SII (Suministro Inmediato de Información, la transmission immédiate des informations de TVA) n’entrent pas dans son champ. Les dates ont déjà été repoussées par le passé : consultez les indications actuelles de l’AEAT ou demandez à votre gestor.

Invoice 14 transmet les registres par l’intermédiaire d’un prestataire agréé, qui agit en tant que collaborateur social (colaborador social) de l’AEAT. Vous ne nous confiez jamais votre certificat électronique : vous signez une fois pour toutes une autorisation (une « représentation ») qui permet au prestataire de transmettre en votre nom. VERI*FACTU est inclus dans les plans Plus et Ultimate, sans supplément.

Désactivé, bac à sable et production

La page VERI*FACTU des Paramètres affiche en haut le mode actuel et votre NIF. Il existe trois modes :

• •Désactivé : le mode par défaut. Rien n’est transmis à l’AEAT, et les factures ne portent ni code QR ni mention VERI*FACTU.
• •Bac à sable (test) : les registres partent vers l’environnement de test de l’AEAT. Les factures reçoivent un code QR, la mention et le marquage « ENTORNO DE PRUEBAS » (environnement de test), et n’ont aucune valeur légale auprès de l’AEAT. Uniquement pour faire des essais.
• •Production : chaque facture que vous émettez est transmise à l’AEAT comme registre légal et imprimée avec le code QR et la mention « Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT ».

Avant de commencer

VERI*FACTU s’applique aux factures espagnoles en euros ; l’espace de travail doit donc remplir ces conditions :

• •L’Espagne comme pays, et votre NIF renseigné, tous deux dans Paramètres → Général (Votre profil d’entreprise).
• •L’EUR comme devise, et la case Assujetti à l’IVA cochée, dans Paramètres → Taxes (Paramètres fiscaux).
• •Le plan Plus ou Ultimate. Sur le plan Gratuit, la page est grisée et accompagnée d’une invitation à changer de plan.
• •Être connecté en tant que propriétaire de l’espace de travail. Les membres peuvent voir la page, mais pas la modifier.

S’il manque quelque chose, la page affiche Avant l’activation : espace de travail en Espagne, NIF renseigné, devise EUR et assujettissement à la TVA. et les boutons restent grisés jusqu’à ce que vous corrigiez le problème.

VERI*FACTU pour les sociétés (SL, SA…) est actuellement en bêta privée ; les espaces de travail d’indépendants peuvent l’activer dès aujourd’hui. Si votre forme juridique est une société, la page vous l’explique et reste grisée : écrivez à hello@invoice14.com pour rejoindre la bêta.

Étape 1 : autoriser la transmission

L’AEAT exige une représentation, signée une seule fois, pour que le prestataire puisse transmettre les registres de votre NIF. En tant qu’indépendant, vous pouvez la signer en ligne, sans certificat.

1. 1Allez dans Paramètres → VERI*FACTU.
2. 2Sous 1. Autorisez la transmission, renseignez Prénom, Nom(s), Commune, Rue et Numéro exactement comme sur votre DNI ou NIE (pièce d’identité espagnole) et votre domicile fiscal. La commune et la rue sont préremplies d’après votre profil d’entreprise ; si la rue contient encore le numéro ou l’étage, déplacez le numéro dans son propre champ.
3. 3Vérifiez l’E-mail pour le lien de signature : c’est là que le lien de signature est envoyé.
4. 4Cliquez sur Signer en ligne.
5. 5Ouvrez l’e-mail du partenaire de signature électronique du prestataire (ou cliquez sur Ouvrir le lien de signature sur la page) et terminez la signature.
6. 6Revenez et cliquez sur Vérifier le statut. Lorsque le badge indique Signée, vous pouvez passer à l’étape 2. La page vérifie aussi le statut d’elle-même à chaque ouverture.

Pendant la signature, le statut affiche Signature en attente, avec le lien de signature et un rappel de l’adresse à laquelle l’e-mail a été envoyé.

L’e-mail de signature provient du partenaire de signature électronique du prestataire, et non d’Invoice 14. Il peut mettre quelques minutes à arriver et atterrit souvent dans les spams ou les promotions. Chaque clic sur Signer en ligne lance une nouvelle procédure de signature, payante : merci donc de ne pas la redemander. Utilisez Vérifier le statut et, si rien n’arrive, écrivez à hello@invoice14.com.

Signer plutôt avec un certificat électronique

Si vous le préférez, ou si votre espace de travail est une société, signez la représentation avec un certificat électronique. La signature en ligne est réservée aux personnes physiques : le représentant légal d’une société passe donc toujours par cette voie.

1. 1Renseignez les informations du signataire. Pour une société, saisissez aussi le NIF du représentant, c’est-à-dire le NIF du représentant légal qui signe ; le nom et l’adresse de la société proviennent de votre profil d’entreprise.
2. 2Cliquez sur Télécharger le formulaire à signer avec un certificat. Un PDF prérempli s’ouvre.
3. 3Signez le PDF avec le certificat électronique (celui de la société, ou celui du représentant lui-même) à l’aide de votre outil de signature habituel.
4. 4Cliquez sur Téléverser le PDF signé et choisissez le fichier signé. Il doit s’agir d’un PDF de 5 Mo maximum.
5. 5Le statut se met à jour une fois que le prestataire a accepté le formulaire signé ; sinon, cliquez sur Vérifier le statut.

Facultatif : essayer d’abord dans le bac à sable

Le bac à sable vous permet de voir tout le parcours (registres, statuts, code QR et mention) avant que quoi que ce soit ne compte. Il ne nécessite pas la représentation : vous pouvez donc l’essayer avant l’étape 1.

1. 1Sous Facultatif : essayez d’abord dans le bac à sable, cliquez sur Activer le bac à sable.
2. 2Émettez une facture comme d’habitude et ouvrez-la pour voir son registre AEAT.
3. 3Une fois vos essais terminés, passez en production (étape 2) : vous pouvez basculer en production directement depuis le bac à sable.

Les factures du bac à sable sont de vraies factures dans Invoice 14 : elles prennent les numéros suivants de votre série et apparaissent dans vos rapports. Ne les envoyez pas à vos clients. Si vous avez déjà commencé à facturer pour de bon, annulez ensuite les factures de test pour qu’elles ne soient pas comptées comme des ventes.

Étape 2 : passer en production

1. 1Vérifiez que l’étape 1 affiche Signée.
2. 2Sous 2. Passez en production, cliquez sur Passer en production et confirmez.
3. 3La page affiche désormais le mode production, avec une coche. Chaque facture que vous émettez à partir de maintenant est transmise à l’AEAT.

À partir de ce moment, certaines choses fonctionnent différemment :

• •Les factures doivent être émises à la date du jour (heure espagnole), car le registre est transmis au moment de l’émission.
• •Une facture émise est un registre légal auprès de l’AEAT. Elle ne peut pas être modifiée, seulement annulée (ce qui transmet un registre d’annulation) ou corrigée par une facture rectificative. Voir Factures rectificatives et annulation.
• •Votre NIF, votre pays, votre devise et votre assujettissement à la TVA sont verrouillés. Pour les modifier, il faudrait d’abord désactiver VERI*FACTU.

Comment suivre chaque registre et à quoi sert le code QR du PDF : tout est expliqué dans Registres VERI*FACTU et code QR.

Maintenir le service actif

La représentation est vérifiée chaque jour auprès de l’AEAT. Si elle expire ou est révoquée, la page affiche un avertissement et aucune facture ne peut être émise tant que vous n’avez pas signé à nouveau : le badge indique Expirée — signez à nouveau ou Rejetée — recommencez, et l’étape 1 se rouvre pour que vous puissiez la refaire.

Si votre plan repasse au plan Gratuit alors que VERI*FACTU est activé, aucune facture ne peut être émise tant que vous n’avez pas repris un plan payant ou désactivé VERI*FACTU. Après 30 jours sans plan payant, il est désactivé automatiquement.

Désactiver VERI*FACTU

Cliquez sur Désactiver VERI*FACTU en bas de la carte et confirmez. Les nouvelles factures ne sont plus déclarées à l’AEAT et ne portent plus de code QR. Les factures déjà émises restent telles quelles, avec leurs registres.

Si vous obtenez le message « Some records are still being submitted to AEAT — wait until they settle before disabling » (certains registres sont encore en cours de transmission à l’AEAT, attendez qu’ils soient traités avant de désactiver), patientez quelques minutes, jusqu’à ce que chaque registre ait reçu une réponse de l’AEAT, puis réessayez.

Une fois votre échéance VERI*FACTU passée, vos factures doivent provenir d’un logiciel conforme à la réglementation. Invoice 14 ne propose que le mode VERI*FACTU : le désactiver à ce moment-là signifie que vos nouvelles factures ne seraient pas conformes. Parlez-en à votre gestor avant de le faire.