Créer et émettre une facture

Commencer une nouvelle facture

Une facture commence par un brouillon. Vous pouvez enregistrer et modifier un brouillon autant de fois que vous le voulez ; il ne devient une facture légale, avec un numéro, qu’au moment où vous l’émettez.

1. 1Ouvrez Factures dans la barre supérieure.
2. 2Cliquez sur Nouvelle facture.
3. 3Dans Client, commencez à taper un nom ou un numéro de TVA et choisissez le client. Nouveau client ? Choisissez Ajouter un client en bas de la liste (Clients).

Le choix du client remplit le traitement fiscal, la mention fiscale légale et la retenue IRPF d’après vos paramètres fiscaux et les valeurs par défaut du client. L’article Traitements fiscaux et IRPF explique chacun de ces éléments.

Dates et autres informations

• •Date d'émission : aujourd’hui par défaut. Si VERI*FACTU est activé, elle doit rester la date du jour (heure espagnole), car le registre est transmis à l’AEAT dès l’émission.
• •Date d'échéance : facultative. Renseignez-la si vous avez convenu de conditions de paiement : une facture émise qui n’est pas intégralement payée à cette date est comptée comme en retard sur le tableau de bord et dans le rapport des créances.
• •Période de service (texte libre) : texte libre facultatif indiquant quand le travail a été réalisé, par exemple « Octobre 2026 » ou « T3 ». Il est imprimé sous les dates.
• •Retenue IRPF, Traitement fiscal et Mention fiscale (imprimée sur la facture) : préremplis pour le client ; modifiez-les ici si cette facture est différente.

Ajouter des lignes

Chaque rangée sous Lignes correspond à une ligne de la facture.

• •Désignation : saisie libre, ou cliquez dans la case pour choisir parmi vos produits. Choisir un produit remplit la désignation, l’unité, le prix, le taux de TVA et la remise négociée du client.
• •Qté et Unité : les décimales sont acceptées (1,5 jour).
• •Prix € : le prix unitaire hors taxes. Utilisez une virgule ou un point comme séparateur décimal, mais pas de séparateur de milliers : tapez 1200 ou 1200,50, car 1.200 est lu comme 1,2.
• •Remise : choisissez % pour un pourcentage, ou le symbole de la devise pour un montant fixe déduit de chaque unité.
• •Taux de TVA : il se règle ligne par ligne, une même facture peut donc mêler plusieurs taux (par exemple 21 % et 10 %).
• •Montant HT : le total de la ligne après remise, hors taxes.

Cliquez sur + Ajouter une ligne pour une rangée supplémentaire, ou sur ✕ au bout d’une rangée pour la supprimer. Le panneau des totaux se met à jour pendant la saisie : Base imposable, la TVA de chaque taux, l’éventuelle retenue IRPF (déduite) et le Total à payer. Tout ce que vous saisissez dans Notes (imprimées sur la facture) est imprimé sous les totaux, pratique pour une référence de projet ou des conditions de paiement.

Enregistrer un brouillon ou émettre la facture

Enregistrer le brouillon conserve votre travail sans lui attribuer de numéro. Les brouillons apparaissent comme (brouillon) dans la liste ; ouvrez-en un pour le reprendre, ou cliquez sur Supprimer le brouillon pour vous en débarrasser. Les brouillons sont gratuits : ils ne sont pas décomptés du quota de factures de votre plan.

Émettre la facture vous demande une confirmation, puis enregistre le brouillon et le transforme en véritable facture :

• •Elle reçoit le numéro suivant de votre série (par exemple 2026-0022). Les numéros se suivent, ne sautent jamais et ne sont jamais réutilisés ; vous définissez le préfixe de la série dans Paramètres → Général (Votre profil d’entreprise).
• •Les informations de votre entreprise, celles du client, les lignes et les totaux sont figés tels qu’émis. Modifier ensuite le client ou votre profil n’y change rien.
• •Le PDF peut désormais être téléchargé et envoyé par e-mail (PDF des factures, Envoyer une facture par e-mail), et vous pouvez enregistrer des paiements sur la facture (Paiements et remboursements).
• •Si VERI*FACTU est activé, le registre de la facture est transmis immédiatement à l’AEAT (Registres VERI*FACTU et code QR).

Une facture émise ne peut être ni modifiée ni supprimée : les règles de facturation espagnoles (et celles de la plupart des pays de l’UE) exigent que les factures émises restent exactement telles qu’elles ont été envoyées. Pour en corriger une, émettez une facture rectificative, ou annulez-la si elle a été émise par erreur : voir Factures rectificatives et annulation.

Les numéros suivent l’ordre d’émission. Les règles espagnoles veulent que numéros et dates progressent dans le même ordre : évitez donc d’émettre une facture datée d’avant une facture déjà émise.

Si la facture ne s’enregistre pas ou ne s’émet pas

Rien n’est numéroté tant que l’émission n’a pas réussi : vous pouvez donc corriger le problème et réessayer. Le message au-dessus des boutons vous indique ce qui ne va pas :

• •Chaque ligne nécessite une désignation et une quantité positive : une ligne a une désignation vide, ou une quantité nulle ou négative. Complétez-la ou supprimez la rangée.
• •Sélectionnez un client : choisissez d’abord un client.
• •Complete your business profile in Settings before issuing invoices (complétez votre profil d’entreprise dans les Paramètres avant d’émettre des factures) : une facture doit mentionner votre raison sociale, votre identifiant fiscal et votre adresse complète. Ajoutez les champs manquants dans les Paramètres (Votre profil d’entreprise).
• •Cannot issue an invoice with no lines (impossible d’émettre une facture sans lignes) : ajoutez au moins une ligne.
• •Reverse charge requires the customer’s VAT number (l’autoliquidation nécessite le numéro de TVA du client) ou does not look like a valid VAT number (ne ressemble pas à un numéro de TVA valide) : ajoutez ou corrigez le numéro de TVA sur la fiche du client, ou changez de traitement fiscal (Traitements fiscaux et IRPF).
• •Your plan allows … invoices per year/month and you have used them all (votre plan autorise … factures par an ou par mois et vous les avez toutes utilisées) : passez à un plan supérieur dans l’Abonnement (Plans et abonnement). Les factures annulées comptent, car leur numéro a été utilisé ; les factures rectificatives, non.
• •VERI*FACTU invoices must be issued with today’s date (les factures VERI*FACTU doivent être émises à la date du jour) et les autres messages VERI*FACTU : voir Configurer VERI*FACTU et Dépannage.

Ce que signifient les statuts

• •brouillon : pas encore émise, sans numéro, librement modifiable.
• •émise : émise et pas encore intégralement payée.
• •payée : les paiements enregistrés couvrent le montant dû.
• •annulée : annulée après émission ; le numéro reste utilisé.
• •rectificative : une facture rectificative qui modifie une facture antérieure.
• •AEAT : … : l’état du registre VERI*FACTU de la facture, par exemple accepté ou en attente (Registres VERI*FACTU et code QR).

La liste n’a pas de badge distinct pour les retards : une facture en retard reste affichée comme émise. Retrouvez les factures en retard sur le tableau de bord ou dans le rapport de balance âgée des créances (Rapports de ventes et de créances). La colonne À encaisser de la liste indique le montant que le client doit payer (après l’éventuelle retenue IRPF), et non ce qui reste à encaisser.