Paiements et remboursements

Enregistrer un paiement

Invoice 14 n’est pas relié à votre banque : c’est donc à vous de lui indiquer quand l’argent arrive. Ainsi, les montants en attente et en retard du tableau de bord, le rapport des créances et celui des paiements reçus restent exacts.

1. 1Ouvrez la facture émise depuis Factures.
2. 2Dans la carte Enregistrer un paiement, vérifiez le Montant €. Il est prérempli avec ce qui reste dû.
3. 3Indiquez la Date d’arrivée de l’argent (aujourd’hui par défaut) et le Moyen : Virement, Espèces, Carte ou Autre.
4. 4Si vous le souhaitez, ajoutez une Référence, comme la référence du virement, pour faciliter le rapprochement plus tard.
5. 5Cliquez sur Enregistrer le paiement.

Vous ne pouvez enregistrer des paiements que sur des factures émises, ni sur des brouillons ni sur des factures annulées. Le montant est celui que vous avez réellement reçu : si la facture comporte une retenue IRPF, c’est le Total à payer, et non le total de la facture. Saisissez les montants sans séparateur de milliers : 1200.50 ou 1200,50, et non 1.200,50.

Paiements partiels

Si le client paie en plusieurs fois, enregistrez chaque versement à son arrivée, avec sa propre date. Les totaux de la facture affichent alors Payé et Restant, chaque paiement est listé en bas de la carte, et le paiement suivant est prérempli avec le montant restant.

La facture passe à payée dès que les paiements atteignent le montant dû, et la carte indique alors Intégralement payée. D’ici là, elle reste émise et, une fois sa date d’échéance passée, elle compte comme en retard sur le tableau de bord et dans le rapport de balance âgée des créances (Rapports de ventes et de créances).

Un paiement enregistré ne peut être ni modifié ni supprimé, et Invoice 14 ne vous empêche pas d’enregistrer plus que ce qui est dû. Vérifiez bien le montant et la date avant de cliquer.

Enregistrer un remboursement sur une facture rectificative

Lorsque vous accordez un avoir à un client au moyen d’une facture rectificative (Factures rectificatives et annulation), son total est négatif : c’est vous qui devez de l’argent au client. Sur cette facture, la carte s’appelle alors Enregistrer un remboursement et affiche ce message : Cette facture rectificative est un avoir au client. Enregistrez le remboursement comme montant négatif.

1. 1Ouvrez la facture rectificative.
2. 2Saisissez le montant remboursé sous forme de nombre négatif, par exemple -424,00. Il est prérempli avec le montant total de l’avoir.
3. 3Indiquez la date, le moyen et la référence, puis cliquez sur Enregistrer un remboursement.

Un montant positif sur un avoir (ou négatif sur une facture ordinaire) est refusé. Dès que les remboursements correspondent à l’avoir, la facture rectificative est elle aussi marquée payée.

La facture d’origine et sa facture rectificative gardent chacune leur propre solde. Si le client n’avait pas encore payé et règle simplement le total corrigé, une façon d’équilibrer les comptes consiste à enregistrer un paiement du montant d’origine complet et un remboursement correspondant à l’avoir, avec une référence indiquant qu’ils se compensent. Demandez à votre expert-comptable comment il préfère que ce soit enregistré.