Registres VERI*FACTU et code QR

Ce qui se passe lorsque vous émettez une facture

Avec VERI*FACTU activé (voir Configurer VERI*FACTU), cliquer sur Émettre la facture fait deux choses à la fois : la facture reçoit son numéro et devient définitive, et Invoice 14 crée son registre de facture (le « registro de alta ») et le transmet à l’AEAT par l’intermédiaire de notre prestataire. Chaque registre comporte une empreinte (« huella ») qui l’enchaîne à votre registre précédent : c’est ainsi que l’AEAT peut s’assurer que rien n’a été modifié ni supprimé par la suite.

La transmission n’empêche jamais l’émission de la facture. Si le prestataire ou l’AEAT est injoignable, la facture est émise malgré tout, le registre attend dans une file et Invoice 14 continue de réessayer. Dans ce cas, vous arrivez sur la facture avec un avis jaune indiquant qu’elle a été émise, mais que le registre AEAT n’a pas encore pu être transmis. Vous n’avez rien à faire : revenez simplement vérifier plus tard.

Suivre le registre sur la facture

Ouvrez une facture émise sous VERI*FACTU. Sous l’en-tête se trouve la carte Registre AEAT (VERI*FACTU), avec une ligne par registre :

• •Registre de facture : transmis lors de l’émission de la facture.
• •Registre d’annulation : transmis si vous avez annulé la facture.
• •Son badge de statut, le nombre de tentatives effectuées et le début de son Empreinte (survolez-la pour voir la valeur complète).
• •Si l’AEAT ou le prestataire a renvoyé une erreur, son code et son message en rouge.

Le statut du registre de facture apparaît aussi sous forme de badge à côté du statut de la facture, en haut de la facture comme dans la liste des factures : vous repérez ainsi un problème sans ouvrir chaque facture.

Ce que signifie chaque statut

• •AEAT : en attente : le registre existe dans Invoice 14 mais n’est pas encore parvenu au prestataire, généralement à cause d’un problème de connexion. Il est renvoyé automatiquement, à des intervalles croissants pouvant aller jusqu’à une heure.
• •AEAT : en cours : le prestataire a reçu le registre et le transmet à l’AEAT. La réponse arrive normalement en quelques minutes.
• •AEAT : accepté : l’AEAT a enregistré le registre. Plus rien à faire.
• •AEAT : accepté avec erreurs : l’AEAT a enregistré le registre mais y a relevé une anomalie ; le message précise laquelle. La facture reste valable. Si le message signale une donnée erronée (l’identifiant fiscal d’un client, par exemple), corrigez la fiche du client et rectifiez la facture avec une facture rectificative ; en cas de doute, demandez à votre gestor.
• •AEAT : rejeté : l’AEAT a refusé le registre. Annulez la facture et émettez-en une version corrigée ; le numéro rejeté ne peut pas être réutilisé.
• •AEAT : non transmis : il y a un problème que de nouvelles tentatives ne régleront pas d’elles-mêmes, ou dix tentatives ont échoué. Lisez l’erreur, corrigez-en la cause si elle vient de vous, puis cliquez sur Réessayer l’envoi.

Renvoyer un registre qui n’est pas passé

Tant qu’un registre de la facture est en attente, en cours ou non transmis, la carte affiche un bouton Réessayer l’envoi. Un clic relance immédiatement l’envoi (ou, si le prestataire a déjà le registre, lui demande la dernière réponse) et actualise le statut. Un registre n’est jamais envoyé deux fois : le prestataire est toujours interrogé d’abord pour savoir s’il l’a déjà.

Vous aurez rarement besoin de ce bouton. Les registres sont aussi renvoyés chaque fois que vous ouvrez vos factures, ainsi que par une vérification régulière en arrière-plan. Si un registre reste bloqué après un nouvel essai, écrivez à hello@invoice14.com en indiquant le numéro de la facture.

Pourquoi la date d’émission doit être celle du jour

Avec VERI*FACTU activé, le registre est généré et transmis au moment de l’émission : la date de la facture doit donc être celle du jour où elle est émise. Invoice 14 la contrôle d’après le fuseau horaire espagnol. Si la date est différente, vous obtenez : VERI*FACTU invoices must be issued with today's date (Spain time) — set the issue date to today (les factures VERI*FACTU doivent être émises à la date du jour, heure espagnole : réglez la date d’émission sur aujourd’hui). L’éditeur de facture vous le rappelle sous le champ de date.

Vous avez oublié de facturer le travail du mois dernier ? Émettez la facture aujourd’hui et indiquez la période couverte dans Période de service (texte libre) (par exemple « Septembre 2026 »). Un brouillon conserve la date à laquelle il a été créé : mettez donc à jour la date des anciens brouillons avant de les émettre.

Certaines autres factures ne peuvent pas encore être transmises comme registres VERI*FACTU ; elles sont refusées avant qu’un numéro ne soit utilisé, avec un message qui en donne la raison. Les cas les plus courants :

• •Le client n’a ni NIF ni numéro de TVA : ajoutez-le sur sa fiche (Clients).
• •Une facture nationale avec une ligne à 0 %, qui nécessiterait un code d’exonération : utilisez un taux taxé.
• •Une facture hors champ : VERI*FACTU ne couvre que les factures soumises à la TVA espagnole.
• •Plus de 12 taux de TVA différents sur une même facture, ou un préfixe de série si long que le numéro de facture dépasse 60 caractères.

Annuler et rectifier sous VERI*FACTU

Une facture transmise à l’AEAT ne peut plus être modifiée. L’annuler transmet un registre d’annulation, qui apparaît comme une seconde ligne sur la carte. Vous ne pouvez annuler qu’une facture émise sans aucun paiement enregistré, et pas tant que son registre de facture est encore en cours de traitement : si vous obtenez AEAT is still processing this invoice — wait a minute and try again (l’AEAT traite encore cette facture, patientez une minute et réessayez), faites exactement cela.

N’annulez une facture que si elle a été émise par erreur et n’est jamais parvenue au client. Pour une facture remise au client et erronée, émettez plutôt une facture rectificative : c’est un nouveau registre qui fait référence à l’original. Voir Factures rectificatives et annulation.

Le code QR de votre PDF

Chaque facture émise sous VERI*FACTU porte le code QR fiscal de l’AEAT dans son coin supérieur droit, imprimé à la taille exigée par la loi, avec « VERI*FACTU » et la mention « Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT » en dessous. Cette mention est un texte légal figé : elle reste donc en espagnol, quelle que soit la langue de la facture. Les factures du bac à sable portent en plus « ENTORNO DE PRUEBAS ».

Le code QR contient votre NIF, le numéro de la facture, sa date d’émission et son total (base plus TVA, avant toute retenue IRPF). Votre client (ou son gestor, ou un inspecteur des impôts) peut le scanner avec l’appareil photo d’un téléphone pour ouvrir la page de vérification de l’AEAT et contrôler que la facture correspond à un registre que vous avez transmis. Juste après l’émission, le registre peut être encore en cours de traitement : la vérification peut donc mettre quelques minutes à aboutir.

Les factures émises alors que VERI*FACTU était désactivé n’ont ni code QR ni mention. C’est voulu : un code QR sans registre transmis ne mène qu’à une page « introuvable » sur le site de l’AEAT, et la mention ne peut être imprimée que si le registre est réellement transmis.