Factures rectificatives et annulation

Facture rectificative ou annulation ?

Une fois émise, une facture ne doit jamais être modifiée ni supprimée selon les règles espagnoles (et celles de la plupart des pays de l’UE) : elle reste dans vos registres exactement telle qu’elle a été émise. Invoice 14 applique cette règle. Si quelque chose ne va pas, vous avez deux options :

• •Facture rectificative (factura rectificativa) : la facture a été envoyée et elle est réelle, mais le montant doit changer : un prix ou une quantité était faux, vous avez accordé une remise après coup, un article a été retourné, ou le client ne paiera pas. Vous émettez un second document qui corrige le premier.
• •Annuler : la facture n’aurait jamais dû exister, par exemple un doublon, ou une facture émise par erreur que le client n’a pas reçue. Elle est annulée, mais son numéro reste utilisé.

Dans le doute, utilisez une facture rectificative. Si le client a déjà la facture, l’annuler lui laisse entre les mains un document qui n’existe plus dans votre comptabilité. Votre gestor ou votre expert-comptable peut vous dire ce qui s’applique à votre cas.

Créer une facture rectificative

1. 1Ouvrez la facture émise (ou payée) à corriger.
2. 2Cliquez sur Facture rectificative et confirmez. Un brouillon de facture rectificative s’ouvre, intitulé Facture rectificative (brouillon).
3. 3Choisissez le Motif (code AEAT) (voir ci-dessous).
4. 4Ajustez les lignes. Au départ, elles correspondent à un avoir total : chaque ligne d’origine, avec un prix négatif.
5. 5Vérifiez les totaux, puis cliquez sur Émettre la facture.

La rectification se fait « par différences » : les lignes indiquent ce qui change par rapport à l’original, et non ce que la facture aurait dû être. Par exemple :

• •Annuler toute la facture : gardez toutes les lignes inversées telles quelles.
• •Avoir partiel : vous avez facturé 10 heures au lieu de 8. Supprimez les autres lignes et réglez la quantité de la ligne inversée sur 2.
• •Prix différent : gardez la ligne inversée (−450,00) et ajoutez une nouvelle ligne au bon prix (+400,00), de sorte que la facture rectificative totalise −50,00.
• •Supplément : supprimez les lignes inversées et ajoutez une ligne positive pour ce que vous aviez oublié de facturer.

Le client et le traitement fiscal sont ceux de la facture d’origine et ne peuvent pas être changés, et les prix négatifs ne sont autorisés que sur les factures rectificatives. Une facture rectificative ne peut pas totaliser zéro : elle doit changer quelque chose. Si seules des informations sans incidence sur le montant étaient fausses, comme l’adresse du client, mettez à jour le client, établissez un avoir sur la totalité de la facture et émettez-en une nouvelle, correcte.

Codes de motif

Le motif est imprimé sur la facture rectificative et, avec VERI*FACTU, déclaré à l’AEAT. Les codes proviennent de la loi espagnole sur la TVA :

• •R1 : Modification de prix, de quantité ou de remise, retour ou erreur de droit (art. 80.1–80.2). Le choix le plus courant.
• •R2 : Procédure collective du client (art. 80.3).
• •R3 : Créance irrécouvrable (art. 80.4).
• •R4 : Autre rectification.

Ce qui se passe à l’émission

• •Elle prend le numéro suivant d’une série rectificative distincte : votre préfixe de facture précédé d’un R, par exemple R2026-0001.
• •Le PDF est intitulé « Facture rectificative » et indique le numéro et la date de la facture corrigée, la méthode (par différences) et le motif.
• •Les deux factures sont liées entre elles : Rectifie sur la facture rectificative, Rectifiée par sur l’originale. La liste la signale par le badge rectificative.
• •Elle n’est pas décomptée du quota de factures de votre plan.
• •Dans vos rapports fiscaux, elle vient en déduction sur la période à laquelle elle est datée.

Un avoir laisse la facture rectificative avec un solde négatif. Si vous remboursez l’argent, enregistrez-le comme remboursement sur la facture rectificative (Paiements et remboursements). Vous pouvez émettre plusieurs factures rectificatives sur la même facture d’origine.

Annuler une facture

1. 1Ouvrez la facture émise.
2. 2Cliquez sur Annuler et confirmez.

Le bouton Annuler n’apparaît que sur les factures émises sans aucun paiement enregistré. Dès qu’un paiement est enregistré, la facture peut seulement être rectifiée, pas annulée.

• •La facture est marquée annulée. Son numéro n’est jamais réutilisé : votre numérotation ne présente donc aucun trou.
• •Elle reste dans votre registre des factures, mais ne compte plus dans vos totaux ni dans vos rapports fiscaux.
• •Les cartes e-mail et paiement disparaissent ; vous pouvez toujours télécharger le PDF.
• •Elle est quand même décomptée du quota de factures de votre plan, car son numéro a été utilisé.

L’annulation est irréversible. Si vous avez finalement besoin de la facture, émettez-en une nouvelle.

Avec VERI*FACTU activé, l’annulation transmet aussi un registre d’annulation (anulación) à l’AEAT, visible sur la carte du registre AEAT de la facture. Si le message AEAT is still processing this invoice (l’AEAT traite encore cette facture) s’affiche, attendez une minute que le registre d’origine soit accepté, puis réessayez. Voir Registres VERI*FACTU et code QR.